《办公室管理》程复习一.doc

《办公室管理》 简答题汇总 1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 参考答案：(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝； (2)参谋作用； (3)补缺作用；(4)增进关系作用；(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事； (6)适时。考虑时机；(7)适地。看场合；(8)适度。要注意掌握分寸。 2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷? 参考答案：(1)?文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”； (2)按问题特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文种特征立卷；(5)按时间特征立卷； (6)按地区特征立卷；(7)按通讯者特征立卷； (8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么? 参考答案：(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 (2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。 (3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。 (4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 (5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。 4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求? 参考答案：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告； (3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是……。”（4）一定要简短、扼要、流畅；(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。 5、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 参考答案：有电子提示系统和人工提示系统（2分）电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分） 人工提示系统的做法：设置基本办公日程表（1分）、固定活动日期一览表（1分）、使用提示性备忘录（1分）、准备约会表（1分）、准备特殊提示卡（1分）、准备交往文件（1分）。 6、提高会议效率可以有哪些做法？ 参考答案：遵循法律法规（1分）、合理确定会议目标（1分）、确定必要的与会者（1分）、减少会议数量（1分）、缩小会议规模（1分）、简化会议程序（1分）、缩短会议时间（2分）、控制会议经费（1分）、分析会议成本（1分）。 7.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 参考答案：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）； （4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。 8.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 参考答案：（1）????? （2）????? （3）????? （4）????? （5）????? （6）????? （7）????? （8）????? 9．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法? 参考答案：(1)受意是文员接受和领会上司意图。(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。 (3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 10．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。参考答案： (1)版头、发文字号、印