公文处理系统讲(福州).doc

《公文处理系统》讲义提纲 福州市国税局信息中心 郑素萍 本章讨论的公文处理系统（ODPS）是税务系统办公自动化专用软件，该软件功能齐全，基本上覆盖了税务办公的各个环节，并具有鲜明的行业性、实用性和便捷的可操作性，所以深受税务机关人员的青睐。 本章要学习的主要内容有： 系统的启动及信箱、个人文件夹的使用 基本功能及其操作 收文和发文处理 公文立卷归档 远程文件的收发 第一节：公文处理系统简介 一、ODPS的特点 （包括远程发文）、归档、查询和统计,可以囊括公文（包括机关内部的请示、报告、函件、信息等）处理的全过程,概括起来主要有以下特点: 1.功能全面,函盖范围较广。2.结构合理,应用灵活。。3.安全稳定。4.系统提供较好的文件跟踪功能。5.支持远程收发文件。ODPS的: 1.安全设置。 2.领导批示处理。 3.以对象方式提供分类管理文件的手段。 （1）（2）（3）4.文件跟踪。 5.文件传递。 6.远程收发文。 7.文本编辑及输入。 8．正文批改多版本保留。 9．设置自动留言消息。 第二节、公文处理系统操作基础（一）启动 （）,包括菜单、工具栏、状态栏和工作区。.进入公文处理系统后,工作区内缺省打开的对象是信箱。2.公文处理系统中,不同角色的人所面对的主控屏幕也略有不同。一般除文件管理门的文秘人员有部门信箱外,其他人员只能看到个人信箱。3.菜单命令是根据用户的职责及角色设置的,与职责无关的命令将,所以不同职责的人菜单也不一样。 信箱种类:部门信箱和个人信箱。1.信箱中记录的文件信息包括己阅标志、寄件人、标题、接收时间文件类2.系统对文件的办理情况提供了一种以文件记录的不同颜色进行分的3.删除信箱中文件列表信息的操作步骤。4.打印信箱中文件清单的操作步骤5.与信箱中记录有关的按钮操作: 四、个人文件夹 ,用于起草一份新文件。用鼠标单击新建”钮即可进入建用于修改文件夹中已存在但尚未提交的文件。用鼠标在文件列表,再按修改”钮进入发文屏幕。用于删除文件夹中被选中的文件记录。与删除个人文件夹中的文,再按,系统将进入文件传递屏幕。 一、基本功能及其操作方法 公文处理系统的基本功能主要包括文件查看、文件传递、文件跟踪、文件收回、文件查询。 （一文件查看 1.查看收文。2.查看发文。（三）文件收回 （四）文件跟踪 （五）文件查询二、辅助功能及其操作方法（一）修改口令（二）修改签字密码: 1.初次使用本系统时，要首先修改登录口令和签字密码，为了自身系统的安全,注意定期更换口令及签字密码。2.口令和签字密码要注意保密,一旦忘记请与系统管理员联系。如果口令或,要尽快更改。3.建议使用字母、数字及运算符号混合组成的密码。（三）修改电话号码（四）修改留言消息（五）修改排名顺序 第四节 收文、发文与立卷归档 一、收文处理 收文处理主要包括收文登记、填收文处理单、文件正文及附件内容的输入、各种文件登记簿、拟办、批办、注办等。 （一）收文登记1.对纸质文件的登记（主要由文书来掌握）。2.电子（信箱中的文件）文件的登记。（二）收文处理单的填写（三）文件正及附件的输入1.扫描输入。2.手工录。3.磁盘拷入。 （四）文件登记簿的使用1.收、发文登记簿和内部文件登记簿。（1）打开外收文登记簿。（2）打开发文登记簿。（3）打开内部文件登记簿。. 催查办登记簿3.办文情况登记簿。（五）文件的拟办（六）文件的批办拟稿拟稿是发文处理的最初环节,拟稿是公文处理系统中全体用户都拥有的权,也是全体用户都要学习掌握的。:第一步,打开文件夹;第二步,按新建”钮,系统打开,如果要修改文件夹中已有的文件,请在文件夹中选定文件,修改”钮,即可对其进行编辑修改,但是这里要修改的文件必须是从未提交过,否则修改”功能无效;第三步,选择适当的公文文种,按确认”钮,系统;第四步,填写文头纸;第五步,编辑正;第六步,建立有关文件;第七步,按确定钮,退出发文,完成拟稿;第八步,将文件送交出去。: 1.选择适当的公文文种。2.填写文头纸。 （1）、缓急及发文字号等项的填写是通过鼠标单击输入域右边的,并从下拉的选项中选择相应的值。（2主办单位、拟稿人、日期（拟稿）、电话等项由系统根据用户登录的信息及（3）标题项由拟稿人输入,将光标定位到标题输入域,然后输入标题。（4）主送单位和抄送单位的填写方式基本相同,均可通过以下两种方式行:一是在相应位置直接输人单位名称;二是将光标定位在单位输入域,用鼠主送单位”、“抄送单位”按钮,通过单位选择屏幕选择有关单,从中选择相应的单位,按确定”钮,完成选择单位操作。（5）主题词的输入有三种方式:一是由用户直接输入主题词,主