台中市政府所属学校档案管理作业要点(草案).docVIP

臺中市市立高中及國民中小學檔案管理作業 要點 中華民國100年6月9日中市教秘字第1000033527號函訂定 臺中市政府教育局（以下簡稱本局）為健全市立高中及國民中小學（以下簡稱各校）檔案管理，發揮檔案功能，特訂定本要點。 本要點之主管機關為本局，主管單位為本局秘書室。 本要點所稱檔案指各校依管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。 各歸檔以為原則，有附件者，每一種以一份為限。歸檔件之點收處理，依下列規定辦理：業務承辦單位或文書單位應案件辦畢五日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。歸檔件屬紙本型式者，除為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應編寫頁碼。下列物品不得歸檔：現金、有價證券及其他貴重物品。司法訴訟有關物證。流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。易變質而不適長期保存之物品。機密歸檔，由承辦人用機密檔案專用封套裝封封面上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件封口加蓋、及承辦人印章後送檔案管理單位辦理歸檔。檔案管理人員點收機密時，僅得依封套上記載事項檢視，不得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。：案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。案件污損或內容不清楚者。案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。案件未編列文號或文號有誤者。案件未填註保存年限或分類號者。案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。案件未依規定蓋職名章者。樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。案件與歸檔清單之登載不符者。案件未能以原件歸檔且未經簽奉校長核准者。前項所定情形之補正，應由承辦人查明補註蓋章，併同原案歸備查。 應歸檔而未歸檔之公文及其附件，辦理稽催稽催督促歸檔。檔案分類及保存年限區分表檔案分類及保存年限區分表至少每十年應檢討一次；必要時，得隨時修正之。檔案如有破損，依下列規定辦理：破損之案卷，應保持原形予以適當之補。破損較大或字跡不清之案卷，應以重抄、或照相等方法予以重製蓋章。重製檔案，須分別註明原因、日期及份數，陳經長核定。檔案遺失，依下列規定辦理：普通檔案，向原承辦單位或其有關單位查抄。對無法查抄之案件，由原承辦單位依據資料或記憶補錄。依下列規定辦理借調檔案以與主管業務有關者為限，因業務需要借調非主管案件時，應先經承辦單位同意或簽請校長核准後，始可借調。但借調機密檔案應由調案人親自至檔案管理單位簽收借調檔卷應以一案一單為原則。檔案借調後調案人應負妥善保管及維護案卷完整之責任。借調檔案以一個月為限，期限屆滿如有繼續使用之必要，應敘明理由申請展期，經處室主任核准後，向檔案管理單位辦理展期。調案人逾期未歸還其調借之案卷，經函催後無正當理由不歸還時，因應訴願、訴訟案需檢附原卷者，應專案簽奉長核准後，由檔案管理單位彙整成冊始予借調。人員調職、離職或退休時，人事單位應知會檔案管理單位，如有借調檔案，應將所借之案卷全數歸還後始准離(調)職。檔案應於每年依下列規定辦理清一次：依據檔案分類總目錄簿，逐案核對。按照案卷之目次表，逐件清理。保存檔案，應。檔案之銷毀，依下列規定辦理屆滿保存年限之檔案，應先製作擬銷毀檔案目錄，。業務承辦單位應依擬銷毀檔案目錄逐件審查。對延長保存年限之案件，認有必要者，應簽註延長年限或具體理由。經銷毀之檔案，檔案管理單位應制定檔案銷毀計畫。已銷毀之檔案應逐案分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀日期。銷毀檔案，應會同派員監督辦理。機密檔案之銷毀，應依照機密檔案管理辦法之規定辦理。 1