和春技术学院档案管理要点 .docVIP

和春技術學院檔案管理規則 經八十八學年度第四次行政會議通過（88.09.21） 第　壹　章　　總　　則 第一條：本規則依據行政院秘書處編製「事務管理手冊」及本校實際需要訂定。 第二條：本校文書檔案管理悉依本規則辦理。本規則如有未盡事宜，悉依行政院秘書處編製之「事務管理手冊」規定辦理。 第三條：檔案管理指檔案管理過程中之點收、整理、登記、分類、編案、裝訂、入檔、保管、檢調、清理、銷燬、移轉、機密等級調整註銷、安全維護及其他有關事項之處理。 第四條：各單位處理業務與業務有關之公文及其他有關之附件，均應於處理告一段落或辦理完畢結案後，按規定予以歸檔。 第五條：檔案管理之歸檔作業、檔案保管、調閱以及清理銷燬等工作均由文書組負責辦理。 第　貳　章　　點　　收 第六條：業務承辦人員應按公文處理規定之時程簽辦、核判、發文後，檢同原文送文書組歸檔。 第七條：本年度經辦之公文，應於當年度內歸檔，不得隔年歸檔；隔年送歸之檔案，承辦人員應自行整妥後，送文書組歸檔。文書組發現移存檔案未經依規定整理時，應退回原公文承辦人重新整理後，再送文書組歸檔。 第八條：業務承辦人員應視公文性質，依「檔案保存年限區分表」規定，填明該案之保存年限。 第九條：如新案併舊案保存，應註明舊案前文收發文之日期、文號及主旨，以便檢出併歸。 第十條：機密檔案如必須保持高度機密性者，歸檔時應由承辦人員用機密檔案專用封套密封，並應於封面上註明單位名稱、年、月、日、收發文字號，並在封口加蓋業務承辦人及單位主管印章後，送文書組歸檔。經密封歸檔之公文，除業務承辦人及其直屬長官外，他人不得調閱，歸還時亦應恢復原有之密封，並親自送歸文書組。 第十一條：檔案管理人員點收文件，依下列規定辦理： 　（一）、文件不全者，退還補正。 　（二）、文件有污損或字跡模糊不清者，退還補正。 　（三）、存查文件、未經簽准者，退還補辦。 　（四）、文稿呈閱判發過程中，簽署有遺漏者，退還補辦。 　（五）、附送漏送或附件未全，或未經簽准而抽存者，退還補正。 　（六）、歸檔文件未填註保存年限，或未予分類者，退還補註。 　（七）、同一案件之前案尚未送歸，後案先歸者，退還併歸。 　（八）、檢附之附件與公文內容不相符者，退還補正。 　（九）、歸檔文件中附有現金或有價證券及其他貴重物品等，退還處理。 第十二條：檔案管理人員清點接管之案卷，應隨收隨歸，並循分類、編案、登記、裝訂、典藏之順序完成作業，以便隨時調用。 第十三條：逾越公文處理時限而尚未歸檔之公文，由文書組填發「公文催辦單」會同單位主管督促辦訖並歸檔。 第　參　章　分　類　編　製 第十四條：檔案之分類以一事一案為原則，並由業務承辦單位按職掌及業務性質擬訂分類表，送交文書組彙整，賦予檔號，編製「檔案分類表」，於簽請校長核准後公布施行。 第十五條：「檔案分類表」不得任意修改、如確有修改之必要，應擬具新舊檔案對照表，簽奉校長核准修訂。 第十六條：檔案項目名稱以簡要為原則，字數以二至九字為準。 第十七條：案卷分類依據主旨或文意判定類別；如遇有相同或類似案件，應先查前案，再決定類別。 第十八條：一件檔案可分入兩類以上者，應分入以第一主旨之項目內，並於相關檔案內放影本，以供相互參考。 第十九條：檔案分類表內各級項目應預留若干空格，以備增加時隨時增補之用。 第　肆　章　整　理　裝　訂 第二十條：整理文件及資料時，應將文件次序重新排列；文件不只一件者，以日期先後為原則，先者在下，後者在上。 第二十一條：附件以隨原文裝訂為原則，但數量較多或體積較大者，可另行裝訂編號收藏，惟須於原文上註明編號及存放位置。 第二十二條：文件長寬不夠，應用適當紙張增襯。 第二十三條：公文裝訂處如有批示事項，應加襯紙左移，將原批示留出。 第二十四條：內容相同之文件及附件，概以留存一份為原則，其餘則予以銷燬。 第二十五條：文件經整理後，均應裝訂成卷冊，裝訂原則如下： 　（一）、每冊不限件數，以每一類號之案卷裝訂成一冊為原則，件數多時，分裝數冊。 　（二）、每冊厚度以不超過三公分為原則。 第　伍　章　典　藏　保　管 第二十六條：完成分類編目之案卷，應按業務單位分門保管，依年度、分類號及卷次號順序，排列於檔案櫃內。 第二十七條：機密檔案之存放，應於普通檔案分開並依機密等級分別採用專櫃典藏；極機密以上之檔案，應以封套密封保存；機密檔案經解密後，應照普通檔案保管。 第　柒　章　調　閱 第二十八條：調閱檔案以與承辦單位業務有關為限；調閱非承辦業務之檔案，須送會 主辦業務單位主管同意。 第二十九條：調閱檔案須開具調案單，以一案一單為原則，核可後向文書組調閱。 第 三十 條：調案人不得在檔案管理處所擅自檢取或翻閱抄錄案卷。 第三十一條：調閱之檔案不得洩密、拆散、塗改、抽換、增損、轉借、轉抄、遺失、非經簽准不得複印。 第三十