国立台南大学密件处理作业标准作业程序 .docVIP

國立臺南大學密件處理作業標準作業程序 作業時間 隨時受理 參考法令 1.教育部『密件拆、封』處理作業流程 2.行政院文書處理手冊『捌、文書保密』章節 作業步驟與方式 1.文書組收到密件公文，先簽寫郵件掛號號碼後，由文書組人員親送秘書室。 2.秘書室主秘或專門委員拆封檢視，檢視後將該密件置回原信封，告知文書組人員該密件公文應承辦單位。 3.承辦單位同仁拆封檢視該密件後，應以簡要而不洩密方式摘錄該主旨內容，傳送給文書組人員，於公文管理系統內登錄文號，且依該密件承辦同仁摘錄建置主旨，完成後印出文號標籤貼於密件公文封面，由該密件承辦人正式簽收。 4.密件承辦人依公文處理流程辦理，以逐級呈報長官簽核決行該密件。 5.密件之簽稿於公文線上系統無法開啟簽註意見之簽稿，僅有流程追蹤與時程管理之作用。各相關業務單位、長官簽註意見或判行須以密件實體文處理，完成各項作業後均須重新密封。 6.本校權責長官判核後，送回業務承辦人親自完成後續應回覆之文書作業，各項關聯性文件均由該承辦人自行繕打，例如回覆之公文書、開會通知單等，且應注意相關保密義務。 7.須郵寄之回覆密件公文，由承辦人親自封存於公文封之內封後（密件公文封同時有外封與內封，回覆密件公文置於內封），並送達文書組，告知須在外封與內封蓋密件印戳，再由文書組依郵寄作業流程處理。 注意事項 密件公文均以紙本公文進行簽核流程。 備註 : 密件公文均以紙本公文進行實質簽核流程。但須配合在本校公文線上系統創文 簽稿，以俾流程得以管理追蹤。作業方式如下 : 1.簽呈之擬稿: （1）在本校公文線上系統的密件點選「新增簽稿」。 （2）「文別」選「簽」。 （3）「密等」選「密」。 （4）寫作簽呈之內容。 （5）列印完成之簽呈紙本，在「承辦人」欄位核章後，彙整相關資料，放入密件之文書送件紙袋中 請向文書組取用該紙袋 。 （6）將密件文書送件紙袋予以密封及簽章，親送擬陳核的主管或會辦之相關單位。 （7）完成上述事項後，在本校公文線上系統完成之密件簽稿設置擬陳核的主管 及層級 。 （8）各權責主管無法開啟本校公文線上系統完成之密件簽稿內容，公文線上系統只作簽收動作，以利流程之管理追蹤。亦即公文線上系統無法開啟承辦人之簽稿，僅有流程追蹤與時程管理之作用。各相關業務單位、長官簽註意見或判行須以密件實體文處理 2.回復之函稿 : （1）紙本 : a.線上系統: 先點選「續辦」，再點選「新增簽稿」。相關細節請參考上述事項。 b.請就擬回復之機關，寫作內容，並列印完成之公文紙本 函 ，在「承辦人」欄位核章後，放入密件之文書送件紙袋中陳核之。 （2）發文 a.請就文書組同仁提供之標準函稿程式，貼製經權責主管核可後之內容， 列印出紙本，攜帶密件專用的公文承辦簿，親赴文書組處理發文之用印， 並視實際情形是否蓋上密件印戳，予以密封，再交由文書組處理郵寄作 業。 b.密件相關資料予以彙整，密封於存檔專用的公文袋中，由文書組歸檔。