国立基隆高级中学文书流程管理注意事项.docVIP

國立基隆高級中學文書流程管理注意事項 98.7.31 訂定 101.12.10行政會議修訂 一、國立基隆高級中學（以下簡稱本校）為提升各處室文書處理品質，加強文書流程管制作業，提高公文辦理時效，特依據行政院頒「文書流程管理作業規範」及「文書處理手冊」之規定訂定本要點。 二、公文分類： 令、呈、諮、函、公告、其他公文：書函、開會通知、簽、報告、聘書、證明書、契約書、提案、紀錄、定型化表單等。 行政機關公文製作表詳（附表一） 三、本校公文均需按收文、分文、簽收、擬辦（會稿）、核稿、決行、繕校、用印、發文、歸檔等程序作業（如附表二），各階段之處理時效和流程均納入公文稽催管制範圍。 四、為有效運用資訊系統，發揮文書流程管理功能，以機關內每一成員對公文處理的自我管理為主，文書單位查催處理為輔，各司其職，分層負責： （一）公文承辦人員職責： 1、收文 1 收受公文時，應於公文簽收單簽註姓名。承辦人出差或請假時，由職務代理人簽收公文代 會 辦，以免延誤時效。 2 發現所收受之公文，非本單位承辦時應即敘明理由，經主管同意後退回文書單位改分移文，或同單位應改分不同承辦人員時，應即歸還文書組重新辦理分文。 3 掛號公文須簽辦後原件歸檔，不可遺失。沒掛號公文由承辦人自行簽辦保管。 4 收文流程: 如附表三 A由承辦人依來文性質簽辦 B會相關處室 C會相關人員 D陳核批示 E承辦人於原文稿面加註分類號 F正本原件連同承辦人之公文處理登記簿送交文書組歸檔 2、發文 1 創稿:因業務須要去函他機關。 2 復文:因來函指示、回復、通知等，須回函。 3 發文時以公文系統作業，正、副本受文單位均須輸入全銜。 4 發文流程: 如附表二、三 。 A由承辦人簽文 B判定正本受文者及副本受文者 C會相關處室 D會相關人員 E陳核批示 F判定附件是否可電子化 G如附件可電子化，則承辦人將附件掃描或轉換為電子檔， 並以公文系統— 1-2 函稿繕打作業中「附件檔案上傳」功能，按「選取附件」、「新增附件」、「關閉視窗」，即完成附件上傳 H如附件不可電子化，則承辦人列印附件，件數應含正、副本受文單位之附件件數 I承辦人於原文稿面加註分類號 J正本原件連同承辦人之公文處理登記簿、紙本附件送交文書組發文、歸檔 3、經辦文件須遵照院頒「文書處理手冊」規定辦理，確保公文品質，依限辦結，不能如期辦竣之案件，必須展期時，應在「預定結案日期」屆滿前報請單位主管核准申請展延，展期次數以二次累積展期天數三十日以內為限，三十一日以上者。，應簽經機關首長核准；展期核准後應會知公文管制人員更改限辦日期繼續管制。 4、承辦人員應確實擬訂或區分公文速別，公文陳判或會稿，依其性質分別置於白（普通件）、紅（最速件、速件）、黃（密件）公文夾提陳或送遞，不可混淆使用。 5、秉持自我主動管理原則，積極掌握公文處理品質與時效，對所經辦之公文，自簽辦日起至發文日止，應負處理流程各階段查詢催辦之責，如查催發生困難時，應即簽報。 6、處理公文應備妥承辦案件登記簿登記之，遇有職務異動時，應辦妥承辦案件。對於無法辦結案件，應製妥移交公文清單交文書組登錄，同時將登記簿連同負責保管業務有關之參考資料列入移交。 （二）單位內各級主管人員職責： 1、充分掌握查催資料，即時督促屬員作業時效。 2、依權責核准展期案件，對屆期尚未辦出、會辦文件未照規定時限處理者，除予以告誡外，並應督促限期儘速辦結。 3、落實執行職務代理制度，督促代理人確實依限辦妥應代辦之公文，如因特殊情形，無法代為處理時，應由直屬主管或指定人員負責處理。 4、對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得核准調整或指定授權人員核准調整之。 5、對涉及二單位以上的作業，宜與相關單位商訂原則後處理，避免因往來會稿而延誤時效。 五、對各承辦人員於每年8月初舉行文書流程訓練及檔案宣導。 六、各類公文處理時限，除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件或其他依法令另有規定者外，均不含假日，相關作業分述如下： （一）一般公文管制 1、一般公文按「最速件：一日」、「速件：三日」、「普通件：六日」之時限辦理；機關內部送會公文，按傳遞速別卷宗「最速件；一小時」、「速件二小時」、「普通件四小時」之時限辦理；送（收）會外機關公文以速件管制處理。 2、受文機關主（承）辦單位承辦人員經審來文處理速別與公文性質不符者，得簽奉單位主管或其指定之授權人員核定，逕於文件首頁上核批調整速別，並通知單位收文人員據以更改該文管制速別。 3、限期公文依來文或依其他規定訂定之期限辦理，其處理時限包含假日計算在內。 （1）來文如有二個以上不同期限者，以最後期限為預定結案日期進行管制，期間若須發文則以創稿管制處理。 （2）如受文機關認為有變更來文所訂期限需要，須聯繫來文機關確認同意並簽奉單位