国立宜兰大学公文管理系统 .docVIP

教育訓練講義 系統名稱：公文管理系統 課程名稱： 課程對象：人員 課程內容： 選擇公文樣版 1 二、 編輯稿件內容 2 三、 新增稿件 13 四、 列印公文 14 五、 利用舊稿件 17 文稿編輯 選擇公文樣版 進入公文製作系統後，系統會自動彈跳出公文樣版選單（圖1.1），依欲製作公文文別，擇一點選（連點二下）簽、函（稿）、開會通知單（稿）…等，以點選函（稿）為例，進入文稿編輯畫面。 編輯稿件內容 下拉式選單 包含發文機關、保存年限、速別、密等、擬辦方式、決行層次和署名。 發文機關：系統會自動帶出，但仍可下拉選取，且右方之地址會自動帶出所選取之機關地址。 保存年限、速別、密等、擬辦方式、決行層次、署名：依公文需要，選取適當之內容。 自動帶出之欄位 承辦單位、承辦人、電話、電子信箱與傳真等五個欄位，會依個人於【IIM300個人資訊維護作業】內設定之資料自動帶出。 分類號 此欄位可自行輸入或點選鈕，進入查詢（圖2.2）。查詢之分類號會依個人組室篩選出符合條件之分類號。 內容撰擬 撰寫公文之主旨、說明、辦法等欄位。 主旨：若為來文簽辦之稿件，系統會自動帶入來文主旨，承辦人可以需求更新主旨內容。 說明及辦法 項次符號：系統會依規定自動帶出項次符號，輸入後按Enter，會依序遞增，功能列上有按鈕（圖2.1之）可選向下一層、向上一層，取消／恢復項目符號（圖2.3）。 標點符號 於功能列點選《檢視》→勾選《顯示符號工具列》即可顯示符號表供點選（圖2.4）。此符號表可任意移動位置和大小，但請勿拉超出畫面外，否則將導致雖開啟符號工具列，但仍看不到的情形。 利用快速鍵輸入：逗號「Ctrl+，」、句號「Ctrl+?」、分號「Ctrl+；」、頓號「Ctrl+’」、問號「Ctrl+?」、冒號「Ctrl+\」、上引號「Ctrl+[」、下引號「Ctrl+]」等。 以各輸入法標點符號輸入方式：如微軟注音，可以用「Ctrl+Alt+，」叫出標點符號小鍵盤供選用。 受文者設定，若為來文簽辦，系統將自動將來文者設定為回函之正本受文者。 加入受文者-單筆輸入：輸入方式選擇為「單筆」，單筆輸入受文者或輸入關鍵字，系統會出現下拉式選單可供使用者選擇正確名稱，選擇受文者後，再按【新增】鍵（或F4），系統會帶出資料庫內該筆機關之相關資訊以及該機關預設的發文方式當該筆受文資訊列入下方受文者清單時，才算成功加入。 多筆輸入：輸入方式選擇為「多筆」，輸入受文者，每個受文者間按【分隔字元】鍵（或Alt+J）作區隔，輸入完成後再按【新增】鍵（或F4），系統會帶出資料庫內該筆機關之相關資訊以及該機關預設的發文方式當該筆受文資訊列入下方受文者清單時，才算成功加入。 搜尋方式：全文檢索(checkbox)，勾選的話，在輸入受文者關鍵字時，系統比對的方式為受文者名稱中有符合關鍵字的即列出(例如輸入『法院』，下拉選單會帶出司法院、立法院等受文者)。 匯入受文者：若受文者已有造冊成TXT檔(書寫方式與多筆輸入相同)，則可利用【匯入】功能，將匯入之受文者列入下方受文者清單。 常用機關查詢：若受文者全銜與地址等相關資訊不清楚時，可使用常用機關查詢子視窗查詢並將受文者資訊帶回。 群組：只搜尋出群組。 帶回時展開群組：勾選時在文面上之正本（或副本、抄本）處會出現群組成員；若不勾選則會出現群組名稱。 發文方式設定 發文方式：受文者其中有一單位可用電子發文者，請選擇「電子交換－第一、二類」；受文者全部以紙本發文，請選擇「紙本」。 電子交換方式：如有電子發文，除有特殊狀況，通常皆選「第一類」。 排序：選擇欲調整順序之受文者，點選該筆的或將受文者往上移或往下移動；或勾選該筆受文者，再點選或將受文者往上移或往下移動 變更本別：選擇欲調整本別之受文者，點選該筆之本別，進行更改 變更發文方式：選擇欲調整發文方式之受文者，點選該筆之發文方式，進行更改 是否含附件：選擇欲更改之受文者，點選該筆之附件，進行更改 刪除：勾選受文者，按【刪除】鈕進行刪除輸入完畢後按【儲存】鈕，再按【離開】鈕 單筆修正：可點圖【修正】鈕或點選序號下方之圖示，進行單筆受文者修正（圖2.7）。 6.會辦單位設定 按【設定】（圖2.1之）鈕，進行選擇。（圖2.8） 選擇單位按【加入】鈕，或於單位名稱上點二下後加入。 加入後會出現在右方之會辦單位清單。 如需移動會辦單位順序，可先於會辦單位清單點選該單位後，利用按【上移】鈕及按【下移】鈕調整順序。 加入完畢後請按【儲存】鈕，再按【離開】鈕。 若發現欲會辦之人員或單位，不存在