现代化管理手段在档案管理工作中应用的主要优势.docVIP

现代化管理手段在档案管理工作中应用的主要优势 　　当前，随着计算机网络技术的迅速普及，对传统档案管理工作提出了新的挑战，每个档案工作者都深深地感受到：传统的档案管理工作已经越来越不适应发展的新形势。进行改革创新，积极地向现代档案管理迈进，是我们每个档案管理人员面临的一项重要任务。尤其是对于直接进行档案管理工作的人员，更应该在改变以往管理理念的同时，改变传统的管理手段，利用现代化管理手段，即改变以往的手工方式，通过计算机技术来实现对档案的管理和利用。 　　现在，计算机应用、网络管理已经成为知识经济时代的档案管理标识。档案作为丰富的信息资源，理应利用计算机软件进行更好的管理和利用，以便给档案管理者和利用者带来最大的便利。利用计算机进行档案管理的优势比较突出，主要表现在以下几个方面： 　　一、大大地减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率 　　过去，从事传统文书档案管理的工作者都感到有“三难”。一是立卷难。传统立卷归档做法是，只有文件按照分类大纲归类后，才能组卷、立卷，尔后再进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档等工作。这些工作又都直接关系到案卷质量的高低，马虎不得。这样做起来，既费时又有很大的主观性，且操作难度又大，加之工作程序枯燥烦琐，工序多而繁杂，掌握起来难度较大。二是管理工作难。组好卷以后，首先要拟写案卷标题、案卷号和案卷目录，然后还要编写页码、抄写卷内目录，同时还要装订、填写案卷封面，排列案卷等。这样做的问题是，程序烦琐，人工操作量大，管理工作繁难。三是提供利用速度较慢，查准率不高。由于档案管理是人工操作，查找文件就成了一件难事。首先，查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、所属年度，然后，档案管理人员才能根据要求查找案卷目录，再以卷内目录查找文件。如果这时出现文档管理人员立卷的主观差异，或组卷不合理，所拟案卷标题不能准确揭示案卷文件内容等问题时，查找起来就困难了。在计算机技术应用飞速发展的今天，现代网络提供了归档文件软件管理系统，通过立卷改革，把过去的按“卷”归档改为按“件”归档，它不但为归档工作提供了便捷的管理手段，而且简化了档案管理人员的归档程序以及可操作性，减少了人为的主观因素，既减轻了档案管理工作人员的劳动强度，又提高了归档质量和检索速度。利用计算机软件进行档案归档管理工作后，就可以将过去的集中立卷，改变为平时随时整理归档。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时查漏补缺，使文档不造成存积，提高了立卷管理的时效和水平，从而达到了及时归档和方便检索利用的目的。 　　二、有利于遗漏文件的补漏增缺 　　当用传统的立卷方法遇到文件收集不齐全或漏交归档时，需要补漏增缺，此时拆卷、插卷等工作需要重做。拆卷后，卷内文件又得重新排列，重新编档案页码、编写卷内目录、装订和修改填写案卷封面等，其工作量可想而知。这样不但费时费力，而且还给档案管理工作人员增添了额外繁杂的工作量。而一旦改为计算机技术管理，文档按“件”整理归档，文档的插入就变得十分方便。这时，只需要修改一下档案目录就可以了。由于省时省力，档案管理工作人员就可以有充分的时间去了解档案工作的最新科研成果，从而不断地提高自身的业务水平。 　　三、保持了文件的历史原貌 　　从事传统的归档工作时，为了使案卷装订整齐统一，就需要做档案的修整工作。此项工作的操作稍有不慎，就破坏了文件的原貌。而使用计算机技术管理后，文件按“件”编号，统一编目，各自为一件，随机存档，档案整理工作就不存在这方面的问题了，避免了主观因素的干扰。 　　四、查找利用便捷高效，准确率高 　　以手工为主的传统档案管理，不仅消耗了大量的人力、物力，而且落后的管理手段还会导致档案利用工作出现许多问题。如档案利用率低下，查找效率不高、查准率较差等，这就严重制约了档案信息资源的利用。因此，实现档案管理手段和利用方式，向现代文档管理迈进，已迫在眉睫。由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，在利用过程中能够通过主题词、时间、文号等多途径进行检索，高效便捷，使得档案管理人员能及时摆脱以往的经验式的管理模式，完成档案管理由案卷级向文件级管理的转变，手工立卷变为计算机管理。只有这样，才会极大地提高档案管理与利用的质量、精度和效率，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。 　　五、有利于文档的保密 　　做好档案管理工作中的保密工作，是对每个档案工作人员最基本的要求。在工作中尤其要加强涉密档案的科学管理。过去，我们经常把密级和非密级文件混合组卷、混合保管、混合提供，在传统的查阅档案工作中都是将整个案卷提供利用，而利用者却往往只利用案卷中的一份文件，但却看到了整卷的档案内容，造成了扩散机密的漏洞，这不符合文档管理的保密要求。现今，计算机管理将其改为了单份文件提供