第五章_事务管理_接待.ppt

接待 办公环境管理 办公室日常事务管理 办公用品管理 信息管理 （一）什么是接待工作？ 接待是指对因公务活动而来的内外宾客的接洽和招待，是一种有着公共关系职能的活动。 （二）接待工作的种类 按照来宾的来访意图 公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待 按照接待的对象不同 外宾接待和内宾接待 按照来访者有无预约 预约来访者接待和未预约来访者接待 （三）接待准备 1、接待环境的准备 包括硬环境与软环境。 硬环境包括室内（包括前台、会客室、办公室）空气、光线、颜色、办公设备及布置等外在客观条件。 茶具的使用。 软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的素养等。 2、接待工作心理准备 来访客人可分三类：直接关系的来客，间接关系的来客，与工作无关的来客。 接待工作中秘书的身份：上司的代理人。 诚恳＋合作 3、接待工作的信息准备 （1）来宾的基本情况 （2）接待材料的准备 （1）来宾的基本情况 包括：来宾的单位、姓名、身份（职务、级别）、人数（包括男女各几人）、民族、来意、抵达日期及大体停留的时间、来宾乘坐的交通工具及班次、抵达地点等等。 目的：确定接待规格、安排接站、住宿和用膳，使宾客有宾至如归的感觉。 （2）接待材料的准备 　　（1）接待方案包括：接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、日程安排、食宿标准、陪同人员、参观游览、