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第一章 会议管理 第一节 会前筹备 会议筹备拟订会议筹备方案、检查会务筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜，拟订会议的应急方案 会议的概念 会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 一、会议筹备方案的拟订 会议管理分为三个阶段： 会前筹备、会中服务、会后落实(评估与总结) 1.会议筹备方案的内容：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议议程→确定会议时间与会期→ 明确会议所需设备和工具→确定会议文件的范围→ 确定会议代表的组成→确定会议经费预算方案→安排食住行→ 确定会议筹备机构 c.安排会议议程 因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则。 制定会议议程 内容包括：标题；题注；正文。 ●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。 一、会议筹备方案的拟订 d. 确定会议时间地点 会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。?? e.选择会议的地点和会场 1、会议地点的政治和经济意义；2、会议地点的现场效果；3、会场的适用性；4、会场的环境。 会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 ?? 第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。??? ??? 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。 ??? 小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。 f.明确会议所需设备和工具 g.确定会议文件的范围 h.确定会议代表的组成 哪些单位；什么职务和级别；每一个对象；与会者是否具有代表性；总人数。 i.确定会议经费预算方案 j.安排食住行 k.确定会议筹备机构 文件组；联络组；提案组；宣传组；后勤接待组；保卫组。 补充 编组：按与会者所在单位编组；按与会者所在的待业或系统编组；按与会者所在的地区编组；按议题编组。 制作会议证件：出席证；列席证；旁听证；来宾证；记者证；工作证；电子签到证。 一、会议筹备方案的拟订 2.会议筹备方案的作用 确保会议的周密组织 确保会议服务质量和沟通协调到位 确保领导的意图得以贯彻执行 一、会议筹备方案的拟订 3.电话会议及视频会议的知识 电话会议特点： 方便灵活，准备时间短，回复迅速，花费最少；缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传达细节信息；可搭配传真、电邮等其他通信方式进行传输与交流；适用于分公司不远，规模不大的企业。 电话会议信息工作的要求： 准确发出开会信息；认真分发会议书面信息材料；合理安排会场信息传输设备；按时接通电话；互相通报出席情况；做好会议记录。 一、会议筹备方案的拟订 视频会议的特点 声音和图像同时传送；打破了空间的限制；节省时间费用；交流效果较好；局限于准备时间长，投入成本较高，不能互动，交流不广泛。 视频会议信息的要求 发出开会信息；分发文件信息资料；布置会场；设置与检查会场信息传输设备；做好会议信息准备；采用行集中后分散的形式；汇总情况信息。 一、会议筹备方案的拟订 4.远程会议筹备方案的特点 节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流直接与简短； 应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，将会议日期、起止时间、参会人数、与会人员的电话号码、主持人姓名等告诉电信部门。 会议程序、议程及其他材料必须尽量寄给与会人员，以便提前准备讨论； 专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。 一、会议筹备方案的拟订 5.会务工机构的分工要求 根据会议的规模和类型组织