关于营销中心礼品管理要求20150407.doc

营销中心 内部通启 日期：2015/04/07 文档档号:BGY/YXZX/ZYZ/2015-04-07/01 呈：程总、徐总 密级分类:[内]C 部门：市场管理部 执行人：资源组 主题：关于营销中心礼品管理要求 市场管理部总经理审批: 是否呈营销中心第一负责人审批 是√ 否 □ 关于营销中心礼品管理要求 根据营销监控组对全国198个项目（含新项目、在售项目、IEC展厅）2014年1月~10月的台账进行分析及筛选后，计算出10个月的总拓客礼品费用约为2,300万（该数据未含日常活动类礼品费用）。为使礼品用到实处，避免因管理不当造成资产浪费，现对礼品的申购、领取、派发、盘点等作出工作要求，具体规范指引与如下： 管理总则与操作流程 （一）管理总则 1、责任主体 各区域营销负责人对区域内部的礼品管理及资源调配负责，监督礼品的合理申购与有效使用。 各项目营销第一负责人对销售中心的礼品管理负责，承担最终责任。 由项目营销第一负责人指派专人担任礼品管理专员，负责统筹日常的库存礼品管理与申领登记。 2、管理准则 管理内容为销售中心申购的所有礼品，包括拓客礼品及活动礼品。 从礼品申购的费用申请、申购到货、内部领用、客户派发、盘点清查均需做好书面记录与进出登记。 定时更新礼品使用动态与库存情况，以做好下阶段派发调整与申购计划。 （二）设置礼品管理专员 鉴于营销中心每年在礼品类方面均有较大的费用投入，为加强费用管控，各项目需设置1名礼品管理专员，由项目营销第一负责人指派专人担任，负责礼品申购的签领监督与清点确认，做好日常领用、派发等登记，并定期盘点礼品库存情况。 注：若有人员更换情况，需做相关工作资料移交，并填写《礼品管理工作交接情况表》，交接双方签确存档。 （三）操作流程 各阶段操作要求 （一）方案报审阶段 1、项目需综合评估积存、客户属性、礼品效果等，确定礼品申购数量、派发时间、派发方式、派发群体等，申购数量最多不可超过两个月的正常使用量。 2、方案报批时需明确申购礼品的预算单价与具体信息，包括品牌、型号、规格、材质、是否需印制项目Logo等内容，并附上《销售中心礼品领用月度登记汇总表》，说明现时礼品库存情况，以判断申购方案的合理性。 3、方案获批后才可通过BPM下单采购，申购内容必须与获批方案一致。 （二）礼品入库阶段 1、礼品申购到仓后，申购跟进人需与礼品管理专员共同签领，并核对好签领礼品的种类、数量和规格，避免错领、多领或少领。 2、礼品签领清点完毕后，应马上存入销售中心礼品库，并登记好《销售中心礼品领用月度登记汇总表》，项目营销第一负责人需在汇总表上签字确认。 3、原则上，新领回礼品应尽量与旧有的礼品摆放在同一位置或地方，尽可能不要出现同一类型礼品两个存放点的情况，便于礼品情况记录及数量登记。 4、礼品管理专员需妥善保管礼品领取过程中产生的各种文件，不得丢失各种领取单据，做好复印存档工作，并按月度装订成册，便于工作交接与日常翻查。 5、礼品入库时需考虑相应礼品类别的储存条件，以避免损坏、受潮等情况出现；时令性礼品（如新鲜的地方特产等）需注意保质期。 （三）礼品领用阶段 1、礼品领用由礼品管理专员统筹管理，部门员工不得私自拿用，违反规定者，礼品管理专员可依据情节严重报项目营销第一负责人对其作出处罚。 2、礼品领取不接受口头通知，相关人员需按要求填写《销售中心礼品领用签收表》，说明领用礼品类型、数量及用途，方可从礼品管理专员处领用相关礼品。 3、礼品管理专员需核对申领人的派发客群及用途是否与原派发计划一致，若存在特殊申请需请示项目营销第一负责人，并在签收表处签确。 4、当礼品采购单价高于50元/份时，领用人必须反馈每一个派发客户的签收信息。其余情况，则由项目营销第一负责人进行登记规范，按客群/地区进行汇总性填写，如XX片区街派拓展、XX片区商户拜访等。 5、领用人员需按派发要求对指定客群进行派发，并于领用后的一周内反馈派发情况，填写《派发礼品客户信息登记表》，说明实际派发量及剩余礼品数量，若有剩余且后续无派发需求则返还至礼品管理专员处。 6、针对同一礼品，领用人员需提供《派发礼品客户信息登记表》说明派发情况，仅在派发完毕后才可进行新一轮的申领。 （四）盘点更新阶段 1、礼品管理专员需做好日常礼品领用、派发登记，并于月底对礼品仓储情况进行盘点。 2、仓储盘点时需由项目营销第一负责人安排监盘人员，与礼品管理专员共同清点库存。 3、若发现礼品损耗，即礼品损坏或丢失等情况，需在汇总表中说明情况，并加强后续仓储管理。若存在人为因素导致严重损失的情况，项目营销第一负责人可酌情追究相关人员责任。 4、结合领用登记及盘点情况，于每月最后一天，对当月已派出及损耗礼品进行统计，将统计结果填入《销售中心礼品领用月度登记汇总表》的当月相关记录列，计算出当