第二章办公用品管理总论.ppt

第二章 教学目标与要求 了解：常用办公用品管理 理解：库存控制进度 掌握：库存控制方法，办公用品采购和管理 第一节常用办公用品管理 一、任务目标 了解常用办公用品管理，熟练掌握管理办公用品及设备的相关程序 二、相关知识 （一）办公用品概述 办公用品是指企业或者个人在的办公的过程中所需要的各种工具。 （二）办公易耗用品的管理 1、办公易耗用品的范围 1）书写工具 2）桌面用品 3）财物用品 4）纸制用品 5）、文件管理用品 6）办公设备专用易耗品 2、做好办公用品的发发放工资 要对发放什么办公用品，发放给谁，那些办公用品还有库存作好记录。 考虑因素：保管、储存、发放符合规定 工作要求：专人负责 3、借用办公用品的要求 主管签字批准、注明借还日期 （三）常用办公设备的使用 1、办公设备：泛指与办公室工作相关的设备 2、常用设备的功能及用途 3、常用办公设备的使用规范 4、常用办公设备的使用维护 5、制定有效使用办公设备的措施 第二节 库存控制管理 一、任务目标 了解库存控制的作用，掌握库存的定义。能够对订购、使用办公用品等环节实施科学管理 二、相关知识 （一）库存与库存控制卡 1、库存的定义及范畴 库存：仓库中实际存储的货物。它是为了保证企业、单位所消耗的物资能够不间断地供应而储存的。 2、库存的三个专业概念 1）最大库存量 2）最小库存量 3）再订货量 3、库存记录的目的 少占资金、减少存物、监督使用、监偷监损、充足库存、库存估计、物畅其流 4、库存控制卡的内容及含义 P19 （二）办理办公用品的订购、进货、出货、保管 1、订购办公用品 2、办理办公用品的进货手续 3、办理办公用品的出货手续 （三）库存控制与监督 库存控制要确定好库存数量，即确定最大库存量、最小库存量和在订货量。 （四）办公室库存管理 库存控制 第三节 办公用品与设备的采购管理 一、任务目标： 能够制定采购办公用品与设备的预算方案，了解办公用品采购流程，能够正确选择供应商，掌握办公用品与设备采购和管理的方法。 二、相关知识 （一）办公用品与设备的来源渠道 购买、租用 （二）办公用品与设备的采购 1、采购流程 1）由需要购买货物的人填写单位内部购买申请表并签字，经过部门领导批准后交给采购人员。 2）采购员向供应商发出购买需求，供应商返回报价单，采购员填写订单并签字，主管领导签字批准，复印一份会计，发给选定供货商。 3）收货，、对照订单检查货物，质量、数量、型号、外观是否符合要求。签收后的交货单交会计。 4）采购员填入库单，货物入库，库管人员签字入库 5）会计收到发票后对照交货单、入库单、订货单，三单货名、数字相符后经财务主管签字批准后付款 2、选择供货商考虑的因素 1）价格、费用 2）质量和交货 3）服务和位置 4）安全和可靠性 5）规模与信誉度 （三 ） 制定办公用品与设备的采购预算方案 1、制定原则 真实性原则、重点性原则、目标相关性原则、经济合理性原则 2、采购预算方法 传统预算法 零基预算法 3、采购预算方案的内容 预算的项目名称、预算的项目、需要的办公用品与设备名称，采用的预算方法，测算依据，支付预算的标准。 4、一般程序 确定预算基数---调研---确定采购的产品---编写预算方案---修改完善方案 5、 制定采购预算方案的注意事项 （四）申请办公用品与设备的采购费用、报销结算的流程 （五）政府采购