入住管理-住宅-入住管理作业指引.docVIP

入住管理作业指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 流程概况 流程目的 合理地安排入住工作，确保入住工作顺利有序地进行 适用范围 适用于公司开发项目的入住管理。 定义 入住：指按照房屋买卖合同的约定，将房产移交业主的过程，文件中若未注明，则指在一定时间范围内集中办理入住的过程 流程主导及 参与部门 客服中心（主导）、相关部门 上游流程名称 下游流程名称 子流程名称 项目后评估管理流程 部门 流程中承担职责 决策层 客服中心 1、统筹安排入住前期的准备及现场工作的组织安排； 2、跟进各部门对客户入住时反馈信息的处理情况。 规划设计部、项目部、物业公司 1、参加入主的验收工作。 工作程序 2.1入住前期的准备工作 入住开始前60天，由客服中心牵头成立入住协调小组，制定《入住工作方案》，明确相关部门的工作内容及完成时间。协调小组由项目总监、客服中心、工程管理部、项目部、物业公司、经纪公司、运营管理部指派工作人员组成，各部门人员根据自己所在部门的专业分工，分别负责入住中的相应工作，项目总监任协调小组组长；《入住工作方案》经客服总经理审核后，交总助、项目总监审批。 各部门按以下完成入住前的准备工作和相关资料 A）客服中心准备工作 办理入住所需的其它表格文件，并完成公司内部会签审批程序，负责地产公司所有对外发放的文件印刷准备； 《入伙通知书》； 业主变更的房屋的内部验收单； 投诉处理的流程及相关表格； 负责《入伙通知书》、《房屋入住证明》、《入住流程记录单》、《入住结算费用清单》、《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》等文件的印刷制备； 实测面积的测绘报告； 实测面积与预测面积的价差结算数据； 产权办理通知书范本； 办理产权的费用明细表； 办理产权的委托协议及委托书范本； 与办理产权证相关的业主交费清单（公共维修基金、契税、测绘费、印花税等）； 业主办理产权证所需签署的相关文件。 B）项目部工程技术组准备工作和相关资料： 房屋的竣工验收备案表（复印件）； 《住宅质量保证书》； 担保的相关文件； 室内空气质量检测报告。 C）前期开发部准备工作和相关资料： 规划验收合格证明。 D）物业公司准备工作和相关资料： 《致业主的欢迎信》； 业主手册及业主资料的登记表； 《装修管理协议》； 《车位管理协议》； 小区其它服务一览表； 钥匙盒； 装修手册； 《物业入伙费清单》。 负责《致业主的欢迎信》、《入住验房记录单》、《装修管理协议》、《车位管理协议》等文件的印刷制备。 各部门分别准备各自责任范围内的有关入住文件或工作的准备，由客服中心负责指导、检查相关文件是否符合公司要求并汇总后,统一上报完成公司内部会签审批程序。汇总文件经公司领导批准后，以最后审批确定的文件发给各部门复印或使用。 4）在集中入住期前，客服中心为房款已付清的客户寄发《入伙通知书》。对按照合同约定应该入住但经财务部门确认房款未付清的客户，在发《入伙通知书》前发寄《催款通知书》。入伙通知书应至少在合同约定的入住日期前10日内发出，入伙通知书应当通过挂号信、特快专递的形式发出（寄发凭证中应注明函件内容为《入伙通知书》，并经邮政部门印戳确认）。通过普通快递发出的，应取得客户的书面签收确认，入伙通知书的寄发凭证由客服中心作为客户档案的一部分进行保管留存。 5）项目发生延期入住的，由客服中心根据公司确定的延期时间制订延期入伙通知书寄发给客户。延期入住的处理方案由项目组制订。 2.2入住现场的工作 总服务前台负责接待客户，组织客户登记签到，甄别业主身份（如非业主本人，经办人需持有经过公证的授权委托书），检查所带材料是否齐全，发给业主《入住流程记录单》，并在流程单上签字记录。 经纪公司向客户出示各种验收文件，实测报告，与客户签署《房款结算协议》。 客服中心负责收取客户办理小产权所需资料，与客户签署《产权代办协议》，回答客户有关面积实测的咨询，并在流程单上签字记录。 在客户完成上述《房款结算协议》和《产权代办协议》的签署后，由经纪公司财务根据《入住结算费用清单》与客户进行房款结算工作，并在流程单上签字记录。 在客户完成以上流程后，由客服中心检查《入住流程记录单》中各程序经办人签字、盖章的情况，开具《房屋入住证明》。 客户持《房屋入住证明》到物业公司签署《装修管理协议》、办理物业入伙手续，由物业公司收取相关费用，并由经办人在流程单上签字记录。 物业公司陪同客户验房，填写《入住验房记录单》，对