档案室建立工作建议方案(修订版).docVIP

档案室建立工作建议方案 为加强和规范公司档案管理工作，避免公司档案资料的遗失，使档案更好地为公司的长远发展提供参考与监督作用，结合公司实际，特制定本方案。 一、档案室的现状及规划 （一）档案室的现状。 公司档案室规划为大厦708室，房间面积约为32㎡（7.5x4.3）。现档案室未配备专业设备，无法满足档案管理工作的特殊要求。 （二）档案室的规划。 1.办公区域规划。 拟将708室建设为档案库存区。档案室办公区设在705室，暂未规划阅览区。 2.库存区建设规划。 （1）主体规划。 档案室主体采用手动密集柜，密集柜以与窗户垂直的方向进行安装和布置。 手动密集柜规格型号以网络查询的九鼎柜业为例，每节密集柜长宽高分别为900/580/2400mm，具体使用规格以实际供应商为准。考虑到档案的延展性并预留一定发展空间，拟安置密集柜5-6列，每列5-6节，共计需25-30节左右的密集柜体。 （2）特殊器材配备规划。 档案室对房间的承重有严格要求和特殊的“八防”要求，需配备特殊器材或设备，对房间进行必要的检测和整修。 二、档案室建设工作方案 （一）第一阶段：基础建设阶段。（2015年4月至6月） 1.工作任务。 （1）完成档案室硬件设施建设。（2015年4月至6月） ①完成档案室主体建设询价，确定密集架供应商，满足档案室“防尘”要求，并在供应商的建议下，对档案室建设方案进行修改和完善。 ②进行必要修整和检测，如对隔断墙、天花板等进行密封，确保档案室不漏气；对原室内的消防喷头进行封闭，确保档案室不漏水；对承重能力进行检测，确保档案室不超重等。 ③安装双层窗帘，满足档案室“防光”要求。 ④安装铁门、铁窗，满足档案室“防盗”要求。 ⑤对档案室照明灯具进行更换，满足档案室“防光”要求。 ⑥配备专用空调、温湿度检测仪，满足档案室“防潮、防高温、防有害气体”的要求。 ⑦配备灭火器材，设置禁止吸烟及禁用明火标志，满足档案室“防火”要求。 （2）建立健全档案工作规章制度。（2015年4月至6月） 按照国家档案管理相关法规，并结合公司实际情况，对原公司档案管理办法、工作档案管理办法进行修订，明确档案收集、整理、归档、组卷、装盒、借（调）阅等职责与权限。 （3）做好档案工作队伍建设。（2015年4月） 组建档案工作的专（兼）职人员队伍，明确公司各部门、分公司（项目部）的档案工作责任人员，将档案工作职责落实到人。 2.工作质量标准。 （1）档案室硬件建设工作完成，基本满足档案管理的“八防”特殊要求。 （2）公司档案管理制度基本建立健全且符合公司实际情况。 （3）各部门、各分公司（项目部）均有明确的档案工作责任人员。 （二）第二阶段：积存档案清理阶段。（2015年7月至12月） 1. 工作任务。 （1）对积存档案进行整理。（2015年7月至9月） 积存档案数量较大，初次整理较耗时费力，建议首批次档案整理工作采用外包方式进行。拟对积存的实体档案按划分保管期限、装订、分类、排列、编号、编目和装盒、上架等逻辑环节进行有序整理。 （2）建立电子档案管理系统。（2015年9至12月） 为规范公司档案管理和提高档案利用率，建议公司统一考虑购买网络版档案管理信息系统，预计费用10万元。 网络版档案管理信息系统上线后实现如下功能： ①公司总经理工作部档案管理人员为信息系统管理员，负责全公司档案工作人员的角色定义、操作权限和增删、密码修改等。 ②系统管理员统一向各部门、各分公司（项目部）分配电子档案存储地址。 ③各部门、各分公司（项目部）档案管理责任人员将接收的实体档案资料组卷后进行扫描，建立电子档案，录入信息系统，存储在被分配的地址中。 ④建立至少2种的检索方式，方便对电子档案进行查阅。 ⑤对档案的借（调）阅进行登记管理，留下档案利用日志和记录。 ⑥实现全公司档案的联网共享和利用2015年3月16日 2 空调 据实际选用 防潮、防高温、防有害气体。 3 抽湿机 排气扇 据实际选用 防潮。 4 双层窗帘 内层：普通窗帘布 据实际选用 防光、防高温。 外层：防紫外线窗帘布 5 铁门、铁窗 据实际选用 防火、防盗、防有害生物（鼠等）。 6 干粉灭火器 据实际选用 防火，库房内不能使用水剂灭火器。 7 温湿度计 双金属片式温湿度计 两种之一 最好不要使用毛发温湿度计，因为不太准确，且使用年限短。 8 防虫药 防霉驱杀虫药 四种交替、轮流使用 多种交替轮流使用，防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。 抗霉杀虫片 天然防蛀剂 中药防蛀防霉剂 9 移动硬盘（500G） 据实际选用 备份档案数据（目录条目、电子文件）。 10 扫描仪 据实际选用 11 自动号码机 打页码、件号用 12 黑色印油、红色印油及印台 据实际选用