003 信交流控制程序.docVIP

文件分发明细 副本 总经理 管 代 采购部 财务部 行政部 品管部 生产部 业务部 正本: 文控中心 副本编号: 版本版次 修订记录摘要 生效日期 A/0 新版第一次发行 2014/09/01 制订 日期 2014/09/01 审核 日期 核准 日期 1 目的 建立和保持有效的协商和沟通机制，确保本公司质量管理体系对内、外的有效沟通及质量管理体系有效地运行。 2 范围 适用于本公司内部及外部有关信息的交流与沟通工作。 3 定义 无 4 职责 4.1业务部：负责与客户的信息交流与沟通。 4.2采购：负责对供应商的信息交流与沟通。 4.3相关部门：负责职责范围内的协商和沟通及相关信息的接收、传递和处理工作。 5 作业内容 5.1流程图： 无 5.2 信息交流与沟通的内容 信息交流与沟通的内容可分为内部信息交流和外部信息交流。 5.2.1内部信息交流包括以下内容： 5.2.1.1相关部门的质量管理体系文件的执行情况； 5.2.1.2质量、工作环境及安全管理方面的实施情况； 5.2.1.3法律、法规、标准及其它要求的变化情况； 5.2.1.4检查、考核结果及处理情况； 5.2.1.5事件和事故信息； 5.2.1.6内审、外审、管理评审结果； 5.2.1.7员工建议和意见；《合理化建议表》； 5.2.1.8其它方面的信息。 5.2.2外部信息交流包括以下内容 5.2.2.1与产品有关的法律、法规及标准的变化情况； 5.2.2.2与公司有关的法律、法规变化情况； 5.2.2.3 ROHS的相关信息； 5.2.2.4与客户及供应商的产品信息等情况； 5.2.2.5来自上级和政府部门的要求、规定等信息； 5.2.2.6来自相关方的信息； 5.2.2.7需要向上级和政府部门传递的信息； 5.2.2.8与相关方面协商处理工作中的相关问题； 5.2.2.9顾客和相关方提出的意见或建议； 5.2.2.10其它方面的信息。 5.3信息交流的方式 5.3.1内部信息交流的方式 5.3.1.1建立例会制度。通过定期召开例会，及时了解工作动态、发现存在问题、制订处理方案、安排工作计划等； 5.3.1.2日常工作检查及其它的内部审查。例如通过内部质量审核，检查体系运行动态，了解质量管理体系的有效性和改进的需求； 5.3.1.3公司内部的联络主要通过《联络单》的方式、辅助以通知、会议、公告、内线电话、群号、内部邮件等方式进行联系； 5.3.1.4公司内部关于质量管理体系的各种信息，各相关部门通过《联络单》等形式的记录、审核并发放，使内部交流信息文件化，以便追溯； 5.3.1.5《联络单》一般在生产工艺、生产计划或订单等有所更改时使用，公司内部的有关信息如相关事宜等，也可以使用《联络单》； 5.3.1.6上、下级之间的沟通可以通过《联络单》进行，原则上逐级上报，非特殊情况不得越级上报； 5.3.1.7各级人员收到《联络单》后，最多两个工作日内需做出处理或回复相关事项，若在规定的时间内未回复处理，则原沟通人员可越级联络，直到问题解决为止； 5.3.1.8所有有关内部信息的交流和沟通内容需要作记录的，均要记录并保存，并及时得到审核、发放与通知； 5.3.1.9培训：公司的培训事项由行政部统一规划，各部门要全力配合并实施。 5.3.2外部信息交流的方式 5.3.2.1公司对外部的交流与沟通一般采用传真、电话、Ｅ－ｍａｉｌ、等方式进行； 5.3.2.2有关外部的沟通主要内容，需要作记录、保存，并及时审核发放与通知； 5.3.2.3对顾客的产品信息（包括产品的品质与交货等），营业部定期或不定期向顾客了解对产品的需求或期望，以达到与顾客相互信任与沟通的效果，其中对顾客满意度的调查参照《顾客满意度评价程序》实行； 5.3.2.4对客户要求的更改，可以以《合同更改通知单》或《联络单》的方式将相关信息传达到相关部门，其中有关产品的更改，业务部将相关信息反馈到工程部以得到进一步的确认，有关交期方面的事项，直接与PMC部沟通； 5.3.2.5有关客户新产品的相关信息可直接由开发工程部联络与沟通； 5.3.2.6与供应商的相关信息由采购部负责沟通与联系，按《采购程序》执行； 5.3.2.7有关产品品质问题由品管部主导,通过业务部(客户品质问题)、采购部(供应商品质问题)解决相关问题；品管部就品质问题也可作为第二窗口与客户和供应商直接联络。 5.3.2.8所有有关外部信息的交流和沟通内容需要作记录的，均要做相应的记录并保存，并及时得到审核、