2013得心应手办公室主任必备资料.docVIP

第三节 人际关系 一、交流 （一）书面交流 大多数工作描述中都要求员工具有良好的交流能力，这一要求既包括口头交流能力，又包括书面交流能力。然而不幸的是，许多人发现自己难以用纸笔来表达自己的想法，这也影响了他们与外界的交流和沟通。下面的这些建议能帮你提高写作能力： 1.在下笔前，你应该首先思考： 你需要表达的内容是否更适合用口头表达？采用书面表达的最重要的原因是：你必须做出一项重要的决定；你需要处理一项复杂的问题；在做出决定前必须对所写材料进行认真地研究。 2.按照逻辑顺序来进行书写： （1）在文件的开头，要阐明撰写文件的理由。（2）其次，要让每个阅读文件的人明白他需要完成的事情或承担的责任，在撰写行动计划时这一点尤其重要。 （3）最后，提供读者们需要了解的信息。 3.言简意赅———清晰地表述出你的主要看法。 4.开门见山地让读者明白你撰写文件的价值。不妨用这样的语句来吸引他们：“本报告将揭示如何使公司节省一千五百万美元。” 5.尽量多用积极正面的表述。例如，你在表达“公司条例禁止在楼内吸烟”的意思时，可以使用“欢迎你到大楼庭院吸烟”之类的句子，采取更加积极的表述方式。 6.让读者了解到他们能获得的利益。尽量少用以 “我”开头的句子，将之转变成含有“你”的句子。举例来说，“我知道我们会在竞争中获得巨大优势”可以说成“我们很乐意在竞争中证实那些你们将会获得的利益”。 7.让读者们时刻认识到你在深切关注他们的需要，这将极大地激励他们对你的要求积极地做出反应。 8.采用简短的段落进行表述，特别是第一段。如果你的文件看上去阅读时会比较轻松，那么读者在了解其具体内容之前就会欣然接受，乐于一读。你可以把长的段落分解为短的段落，每段的长度不一，但必须保持每一段都相对比较简短。 9.不要让你的文件充满细节信息。将背景和技术性资料作为附件或附录单独 列出，通过 “详见附件 X”等来提示读者这些信息的存在。 10.尽量采用平实的语言，避免采用专业术语，除非这些专业术语已经成为读者们的日常用语。 11.避免重复。对文件中的重要观点进行特殊的安排和布置，以此来表现自己对此观点的重视。 12.只把文件的复印件分发给相关同事，否则，与文件中所涉及的问题不相关 的人在收到你的复印件后会产生困惑，而且可能会怀疑你正在挑起进行办公室的“政治斗争”。 13.参照那些非常优秀的文件进行写作。保存令你印象深刻的文件的复印件，以便在需要时查看。 14.避免性别歧视。当遇到性别问题时，以下一些相关技巧可以对你起到一定 的帮助： （1）尽量采用人称的复数形式，用“他们”来代替“他”或“她”。例如，“经理应该定期同他的营销人员进行会谈”可以表述为“经理们应该经常性地与他们的营销人员进行会谈”。 （2）使用复数或中性的人称代词。例如，“任何一个男人都不是一座孤立的岛屿”可以表述为“任何人都不是一座孤立的岛屿”或者“我们每个人都不是一座孤立的岛屿”。 （3）使用中性名词替代单数名词。例如，“只要他知道”可以表述为 “知道的人”。 （4）尽量不要使用所有格代词。例如，“经理可以告诉他的员工”应该表述为“经理可以告诉员工”。 15.在写作文件时，要像你和同事们平时讲话那样进行表述。类似谈话风格的语体比起矫情造作的语体更能吸引人，而且读来会更加容易。 16.大声朗读你写好的文件初稿，检查其中是否存在问题，然后进行必要的修改。再朗读一遍，直到通顺无误。 （二）使用电子邮件 如今，电子邮件已经迅速地替代了传真和传统的信函，而成为了交流中最主要的通信模式。电子邮件具有其他交流模式无法比拟的优越性，它能够在数秒之内从地球的一端传往另一端，正因为如此，这种交流模式正在以极其迅猛的势头增长。有效地使用电子邮件能够改善其他人对你的看法。你可以通过下面这些方法来发挥电子邮件的最大优势： 1.对收到的邮件，尤其是客户的邮件进行及时回复，这会给他们留下良好的印象。当天就给予答复会令他们感到满意，而在一个小时之内就给予答复则会使他们感觉受到了特殊礼遇。 2.电子邮件的内容可以比普通信函更为随便。例如，在回复邮件时，你根本不必要告诉对方你写邮件的日期和时间，对方能够从电子邮件的格式中获得这些信息。 3.电子邮件的内容应该尽量简洁。这不仅能够节省你写电子邮件以及发送的时间，还可以节省对方收到电子邮件以及阅读。 4.如果电子邮件的内容很长，你可以考虑把邮件正文做成附件，这样收到邮件的人在下载附件后就可以进行离线阅读。 5.电子邮件正文中的段落内容应该简短，并且段落之间要间隔清晰。当你转换主题或者观点时应该在段落之间留出一行空格，从而避免使阅读者混淆。 6.在标题一栏中输入与正文相关的题目名称，确保题目简洁醒目。 7.如果你觉得除了收信人之