档案整理跟我学课题.ppt

学校档案的收集 收集范围:凡是学校在建设、管理、教育、教学活动中形成的有保存价值的文件均需归档，基本按照本学校制定的《归档范围和保管期限表》执行。 注意点：1、不要仅限于《归档范围和保管期限表》中所 列类目和材料类型，本校在实际工作中所形成的，但未列入 表中的材料同样需要收集归档； 2、表中有列但学校确未形成的材料无需再补，并不 是每年每个类别一定要有相应的材料归档； 3、收集工作尽可能齐全完整： （1）不限时间，自学校成立时起一直到现在形成的所有文件材料，凡有保存价值的都要收集归档。 （2）不限对象，如涉及到学校撤并，则合并进来学校的档案资料也要收集归档，在整理时作为一个独立的单位对待。 学校档案的类别 文书类（党群类、行政类、教育教学类） 基建类 声像类｛照片、特殊载体（录音录像带、 光盘）｝ 会计类（报表、帐簿、凭证、其他） 设备类 实物类（奖牌、奖杯、锦旗、证书、其他） 人事档案类（教职工档案、名人全宗） 对所收集的文件材料按年度分开，党群类和行政类的文件材料按正常的行政年度分，教育教学类按教学年度分开（教学年度以每年的九月至次年的八月划分）。 对已分开年度的文件材料按学校文书档案的三个类别分开（党群类、行政类、教育教学类）。 对已分开的各年度的三个类别的文件材料确定保管期限。 文书档案整理的具体步骤 1、件的确定 2、文件的修整 3、装订 4分类排列 5、编制归档号 6、编目 7、装盒 8、入库排架 ﹡文件正本与定稿为一件；——定稿不易装订的也可单独作为一件。 *正文与附件为一件；——如附件数量较多也可各为一件。 *原件与复制件为一件——对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的．以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。 * 转发文与被转发文为一件。 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内 装盒按归档的件号顺序装入，不耍求将同一事由的归档文件装入一盒，同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒仅是装具，不是”一卷”的概念。 盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，一般采用“保管期限——年度”的方法上架排列。排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。 组卷是基建档案整理中最关键的步骤，要以单项工程为单位，按照基建程序，保持一项工程形成文件材料的成套性，使组成的案卷能反映全过程。 全卷均是文字材料的，应按工程阶段、时间的先后顺序排列。一般是按依据性文件（可行性研究、立项、审批）—基础性文件（征迁、招投标）—设计文件—施工文件—监理文件—竣工验收文件、评奖创优文件、使用维修、改建扩建文件进行排列。 全卷均是图纸的，应按图号的顺序排列。 归档的基建文件材料中有金属物装订的要拆除，用线装订。 归档文件材料的规格大小采用A4 ( 297mm *210mm ）。如果图纸尺寸大于标准规定，要采用“手风琴”式折叠成标准规格，做到大小统一，图表外露。成册的基建材料小于A4 的保持原规格，不用加工。 基建档案档号示例：档号中各号之间用“-”号，占半格如： JJ-2- 1-3该楼房的第3卷档案 该房屋在该类中的顺序号 类别顺序号 大类代号(基建档案) 1综合楼 2办公教学楼 3宿舍楼 4附房 5其他类 同一个工程项目（同一幢楼房）的基建档案的案卷号是相连的，不同工程项目（不同楼房）的基建档案相互之间案卷号是不相连的，卷号的顺序排列以文字材料在前，图纸在后。 编制卷内目录是将组卷文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。卷内目录排列在卷内文件之前。 案卷题名是该案卷内全部文件材料的总标题，包括以下“ 三要素”内容：项目名称＋文件材料的内容特征＋文件名称（ 即文种）。 拟定题名要注意以下几点： 1、题名要简明、准确揭示内容，但不能过于概括笼统。