内蒙古医学院档管理办法.docVIP

内蒙古医学院档案管理办法 为了适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要,实现我院档案业务建设各个环节的标准化和规范化,提高管理水平,更有效地保护和利用档案,充分发挥档案的作用,为学院的各项工作和社会主义建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《内蒙古自治区档案条例》等,结合我院实际,特制定本管理办法。 第一章 档案工作基本原则 一、学院档案工作在学院党政统一领导下开展,由一名院领导分管,隶属于党政办公室领导。同时接受内蒙自治区档案局的指导、监督和检查。各处级单位要有一位领导分管本部门的档案工作,并根据实际情况配备相应的专(兼)职档案人员,负责本单位或本部门档案材料的收集、整理、立卷和归档工作。 二、学院及各部门在教学、科研、后勤管理和其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,均属学院档案,任何部门与个人不得拒绝归档或据为己有。 三、档案工作是衡量学校及各单位教育质量和管理水平的一个重要标志。各级领导应该把它提到议事日程上来,严格实行职能部门立卷归档制度,做到三纳入、四同步。即:把档案工作纳入学院及各级单位计划和规划;纳入管理制度;纳入有关人员的职责范围;布置、检查、总结、验收各 项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,定期在全院范围内通报各单位档案工作情况,并作为学院各项工作评估和考核干部工作实绩的重要内容之一。 文书档案、教学档案、基建档案、科研档案、财会档案、仪器设备档案、照片档案等均要集中到档案室统一管理,不得分放在业务部门和个人手中。 四、学院各种门类档案实行集中统一管理。学院网络中心有关教学、科研等方面的声像档案、派出所的公安档案暂由本部门保存,但要按本办法要求进行分类、编目,将目录和每年新增资料目录送交档案室一份存档。科研档案在研究课题(项目)未完成前由科技处统一管理,研究课题完成后,由科技处负责向档案室移交。 五、学院档案工作要努力从经验管理转向科学管理,逐步采用现代化管理技术,大力开发档案信息资源,更好地为学院和社会主义建设服务。 第二章 档案室的任务 高校档案馆(室)既是贯彻执行党和国家档案法规、政策的管理部门,也是永久保存、开发利用档案信息,为社会、高校各项工作服务的文化事业机构。因此,档案室的任务是: 一、宣传、贯彻、执行国家、自治区关于档案工作的政策、法规,规划全院档案工作。 二、制订本院档案工作各项规章制度,监督、指导、检查执行情况。 三、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料,并及时向内蒙档案局上报。 四、参与重大科研项目、重大仪器设备和基建项目、新产品的鉴定、验收等工作,凡归档材料不齐全、不完整,档案部门有权拒绝出具证明,并向学院有关部门反映,暂缓该项工作的进行。 五、在为学院各项工作服务的同时积极向社会开放,并以档案为依据出具相关证明。 六、编制简便实用的检索工具,并围绕学院中心工作,积极开发档案信息资源,编研有参考价值的全文或摘录汇编。 七、积极参加高校档案工作协作组等学术研究和交流活动。 八、有计划地培训全院专、兼职档案工作人员。 九、采取多种形式宣传档案工作的重要意义及档案的利用价值。 十、完成学院领导交办的其他任务。 第三章 档案干部素质要求 一、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想,坚持四项基本原则,执行党和国家方针政策,公正廉洁,严守秘密。 二、热爱档案工作,忠于职守,埋头苦干,全心全意为人民服务,不计较个人得失与名利。 三、档案干部应政治可靠并具有大专以上学历和一定的专业知识。 四、认真学习档案专业知识、管理科学知识以及自然科学、社会科学等方面知识,刻苦钻研业务,以保证工作的顺利进行。 五、专(兼)职档案干部要相对稳定,一般不要轻易调离和更换。 第四章 档案的收集、整理 一、收集范围 1、学院及各职能部门在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学院、本单位和社会有保存价值的文书、教学、科研、基本建设、仪器设备和科技开发、出版物、外事、财会等门类的文件材料; 2、反映学院及本单位工作和活动的有保存价值的声像载体材料; 3、征集国内外与学院有关的各种有保存价值的其他材料; 4、院内名人在工作活动中形成的文件材料,可按征集、代管、捐赠等方式接收。 二、立卷归档分工 按照《档案法实施办法规定》,应当立卷归档的材料由单位的文书人员或业务机构收集齐全,并进行整理立卷,定期向档案室移交。 1、实行文书处理部门、职能部门平时立卷制度。每项工作、活动、每个科研课题完成或告一段落时,有关人员要及时按照要求将有关文件材料加以整理、立卷,经部门领导或项目负责人审定后归档。 2、学院及系、处级单位分管档案工作的领导,都应把档案工作列入自己的职责范围,督促有关