迷人的哈尔滨之夏文化旅游系列活动重大事项档案建档工作内容、方法.doc

“迷人的哈尔滨之夏”文化旅游系列活动重大事项档案建档工作内容、方法与要求 本讲主要包括六大问题： 各参与单位的职责分工 建档工作程序和时限要求 归档文件材料的范围和重点 归档文件、照片档案、录像档案等整理方法 归档文件、照片档案、录像档案归档目录的录入要求 归档文件材料的上报、审核、立卷、移交的要求 各参与单位的职责分工 （一）参加建档单位范围： 1、主办单位：20个市直部门、13个区、县（市）政府； 2、负责宣传报道单位：市广电局、哈报集团； 3、重大事项档案声像档案采集单位：市档案局 4、建档指导部门：市档案局、13个区、县（市）档案局 不论承办者、记录者、服务者，都是“迷人的哈夏”重大事项档案建档的重要参与者，责任重大，使命光荣。 （二）职责分工： 1、主办单位：主要负责“哈夏”归档文件材料的收集（采集）、整理、上报工作。其中，市旅游局、市贸促会、市文化和新闻出版局负责所主办版块活动的上报归档文件材料的审核、汇总、整理、立卷、归档与移交工作。 2、负责宣传报道单位、声像档案采集单位:市广电局、哈报集团负责“哈夏”声像档案的采集、整理、组卷、归档与移交工作。 3、各级档案部门：负责对口指导，帮助各有关单位完成建档工作；市档案局（馆）负责接收“哈夏”重大事项档案的接收、保管和利用工作。 建档工作程序和时限要求 （一）建档工作程序： 收集（采集）——整理——归档目录录入——装袋（备份）——上报——审核——修改——上交——归档文件材料汇总——立卷——修改——审查——移交。 1、审核分工： 1）各区、县（市）政府及有关部门的上报归档文件材料由本地区档案局负责审核，签署意见同意后上报对应板块活动的市直负责部门部门；市直主办部门的上报归档文件材料直接由市旅游局、市贸促会、市文化和新闻出版局按照板块分工审核，同意后填写移交书上报。 2）市广电局、哈报集团整理、立卷后的归档文件材料由市档案局审核。 2、移交： 市旅游局、市贸促会、市文化和新闻出版局、市广电局、哈报集团立卷后由市档案局审核同意后完成移交工作。 3、完成时限： 各主办单位在自己主办活动结束后10日内完成审核上报工作；市旅游局、市贸促会、市文化和新闻出版局、市广电局、哈日报集团、市档案局局技术处在板块活动整体结束的 20日完成移交工作。 归档文件材料的范围和重点 归档文件材料的范围执行哈档[2012]8号文件的附件2要求，重点注意: 1、“白头”文件； 2、有特色、纪念意义的材料； 3、声像和宣传片等资料； 4、实物档案。 四、归档文件、照片档案、录像档案等整理方法 整理原则：不同门类的档案不要组在一卷内，不同保管期限不要组在一卷内 ，不同板块活动归档文件材料不要组在一卷内。 其他要求： 1、上报归档文件：确定保管期限后、用铅笔编顺序号（注意要三位数） 2、照片档案：整理要求双套，既纸质（冲印）、电子各一份。冲印的用于装专用档案相册、数码照片刻录光盘，并建立对应联系（在归档照片目录内建“互见号”）。 3、录像档案：将视频文件刻录光盘。 五、归档文件、照片档案、录像档案归档目录的录入要求 （一）专用软件的安装和使用 安装步骤： 1、解压缩离线著录工具（解压缩到当前文件夹或桌面）。 2、安装AdobeAIRInstaller（软件运行环境）。 3、安装ES-OAIS离线数据编辑工具安装卸载程序，可把安装路径设置为桌面。 4、读取文件包数据，设置路径，既找到“esunlineEditor”文件夹中的“dbResource”文件夹，在“dbResource”文件夹内选择“UNLINEEDITOR”文件，“打开”后在跳出的软件登陆界面输入账号：unline密码:unline，安装结束。 使用方法： 1、点击“ES-OAIS离线数据编辑工具”快捷方式，登录软件，账号：unline密码:unline。 2、找到对应的档案门类选中，（文书档案为“归档文件”，照片档案为“照片档案”，录像档案为“多媒体档案”），按“添加”打开录入界面，按“归档文件、照片档案、录像档案归档目录的录入要求”进行目录著录，注意：每录入一条都要“保存”，再“添加”开始新的录入。 3、数据上报：请在著录完毕把桌面“ES-OAIS3.0离线编辑工具”文件夹复制在上报的载体中，上报给相关部门审核、接收。并做好存档备份 （二）归档文件、照片档案、录像档案归档目录的录入要求 归档文件录入项目与要求 共14项： 1、类目名称：活动板块名称。如：湿地节（哈洽会、啤酒节、哈夏音乐会、五花山赏秋节） 2、全宗名称：哈尔滨市重大事项档案 3、全宗号：ZD028 4、归档年度：2012 5、机构-问题：上报单位简称。如：团市委（松北区政府、道里区文体局等） 6、件号：上报的归档文件排列顺序号，3位数。如：001（0