2015借款申请及费用报销规定.docVIP

借款申请及费用报销规定 一、 借款流程及规定 1、员工可以根据已签订的相关合同申请预借款项，填写《借款申请表》经部门主管批准后提交给财务部，同时附上所签订的合同原件，借款单上需填写该合同编号。 2、员工出差时可根据出差地点、出差时间和出差事由来申请差旅费。填写《借款申请表》时，应简要列明申请款项的使用计划：如出差天数、每天花费金额、业务项目等。 3、员工因公借款，应在出差返回或办完事后尽快填写费用报销单。原则上个人借款不能超过30天，超过期限的，财务部有权从其当月工资中扣还。旧帐未清时，不再准予新借款。 4、《借款申请表》由申请人填写后交给公司财务部出纳，财务部核实现有借款和相关信息后，再统一交予公司领导审批。审批之后，财务部安排付款并进行帐务处理。 员工差旅费报销流程（附录3.2） 1、为了保证公司财务核算的准确性，员工应在出差或办事后尽快报销，尽量确保费用在规定期限报完。 2、报销时应按公司统一规定填写《差旅费报销单》，并附有经审批的《出差申请表》和《费用报销明细表》，如有借款的，应在报销单上注明借款金额；如有客户招待费,请附上已签批的《业务招待费申请单》复印件。 2、费用报销单在提交财务审核前应经过部门主管批准。财务部审核单据时，有权根据公司相关规定删减不符合要求的报销项目和金额。报销人对此如有异议，可找部门主管协商解决。 3、财务部出纳需根据费用报销单查询该员工是否有借款，并查实报销额与借款额之间的差额。 4、每月月底，财务部统计《员工借款情况一览表》，通知借款人前来报帐或还款。对于超过规定期限（30天）的借款，应通知人力资源行政部在核算当月工资时扣回。 非差旅费报销流程（附录3.3） 1、申请人在报销费用时，应提供正规发票。如有签订合同，应附相关合同原件；定期结算的款项，如电费、定点采购费用、运输费等，应附上对方单位提供的收款通知单或结算明细表。申请人及其主管应对报销事项和相关票据的真实性负完全责任。 2、财务部审核报销单时，应检查报销款项所附单据和文件支持是否充足、是否符合公司相关政策的规定、是否与签订的合同条款相符等。 3、财务部和业务部门应定期相互对帐、并与供应商对帐。对于发现的差异，应及时处理。 四、报销单据填写要求： 1、报销发票正面所有项目单位名称、时间、开票人、收款人、大小写金额等必须全部填写并且字迹清楚。发票单位一栏，必须填写汽车加油发票、洗停车票可以填写具体的车辆牌号。发票上必须加盖开具单位发票专用章或者财务专用章，漏项者不能报销。单据金额不得涂改、挖补，大小写金额必须一致，否则无效。原始单据有错误的，应由开出单位重开或者更正，更正处必须加盖开出单位公章。报销单上必须写明附件张数，金额与附发票金额相符，大小写金额应一致，不一致者，按照金额小的报销。报销单及审批的单据严禁使用涂改液涂改。各项费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按单笔费用审批报销。公司严禁无票报销（复印件不得作为报销凭证）。确实无法取得正式发票的费用支出，不超过50元（含50元）的取得相单位盖章或收款人签名，经部门审批后可以报销超过50元的，应由经办人附书面说明，并由总经理和财务签字后，方可用相同金额的其他正规发票按制度报销。严禁假发票税务局已经停止使用的旧版发票报销时弄虚作假、虚报冒领者，一旦发现，除必须退回所报销金额外，处以所报销金额2倍罚款，情节严重的公司将予以开除。借款或报销金额超过5,000元应提前一天通知财务部备款。 3.3非差旅费报销流程图 财务部 2014年1月15日