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档案信息返化管理

档案信息化管理的探讨与研究摘要 信息化是当今世界/Economic/经济和社会/fazhan/发展的大趋势。/pc/计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代,无论是从/Politics/政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落,信息技术不断显示其独特的魅力,成为/dangdai/现代社会和现代牛活不可缺少的工具。 关键词 档案 档案信息化 措施 档案管理原则一、档案信息化的定义和内涵 1.1定义所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。[1] 1.2内涵档案信息化可以从以下几个方面来理解:第一,要实现档案信息的数字化和/network/网络化;第二,要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;第三,要实现档案信息高度共享;第四,要引发档案管理模式的变革。二、档案信息化管理的必要性 由于档案需长期保存,为提高存储环境,避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,每年大量投入文档的保管经费已在所难免,且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅,不可避免的存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下,大量文档的/dianzijixie/电子化进程是不可想象和解决的,且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落,信息技术兀不显示其独特的魅力,成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说,现代信息技术成为实现/gongxue/科学开发档案信息资源的关键条件。[2] 三、当前档案信息化管理面临的问题/dianzijixie/电子信息化技术的飞越/fazhan/发展给档案信息化管理带来新的机遇,但我们必须清醒地看到,新一代档案学尚未产生,档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。   3.1面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用,二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时,会出现与其它应用系统整合的情况,如文档管理一体化。对于这类整合,必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时/pc/计算机系统和网络本身存在安全缺陷,不仅硬件资源易受/lixue/自然灾害和人为的破坏,且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素,可能给网络犯罪分子可乘之机。3.2面临标准化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性,我国政府的档案管理体系亦比较复杂,分散管理是其突出特点。由于多头管理,各有政策,造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏,甚至对超过五十年的/lishi/历史档案必须密都没有明确的/Law/法律依据,造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。3.3技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限,若不能很好加以解决,可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期,有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案,目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜,但速度慢,无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。[3]3.4人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说,既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少,现有档案人员专业知识单一,普通操作型人才居多。从年龄结构看,三十岁以下的年轻人极少,四十岁以上的人员占绝大多数,带来的问题是知识和观念老化等问题。四、档案信息化应遵循的原则4.1规范性原则制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件,应该坚持规范性原则,制定相应的规范和法规,只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。  4.2安全性原则随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。  4.3效益性原则档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础,分析用户需求,考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化,可以带来巨大的/Economic/经济、社会效益;利用率不高的档案则无需数字化,否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说,特色就是优

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