函的写作讨论.ppt

2010年12月15日 * * 一、函的含义 函有广义的函和狭义的函两种。 1．广义的函 一是指匣、封套。如“书函”“石匣”“镜匣”。 二是指信件。如“来函”“公函”。“函件”“函授”“发函致谢”“函告”“函购”“函售”。信和电报的总称就叫“函电”。 一般说的函，就是书信。函的写作，就是书信写作的一部分。书信，是生活、学习和工作中用得最广泛的一种应用文，它是人们普遍使用的一种交际工具。 书信的种类很多，常见的有一般书信和专用书信两种。 专用书信，是指介绍信、证明信、申请书、建议书、商务信函、党政机关函件等，亦即公函。 一般书信，是指私人间来往的书信，亦即私函。 * 2．狭义的函 所谓的狭义的函就是诸多种类公函。 例如，党政机关公文处理法规规定的函件，我们企业因行政事务或者经济事项对外制发的函件等等。 尽管以函行文的对象，其行政级别可能高于或低于本机关、本单位，因为发函与受函的机关或单位互相之间并无隶属关系，不存在所谓“上报”（上行文）或“下发”（下行文）的概念，仍为平行的行文方向。 函是党政机关18种法定公文中唯一的一种只能平行行文的文种。 * 3．公函与私函的区别 ⑴公函行文要用公文语言、规范语言。 私函的文字基本上较为随意，大多是怎么想就怎么写，直抒胸臆， 较少人为的修饰。 相对于私函的口语化，公函的语言就显得更为书面化。 公函较多使用诸如“均”“系”“兹”“暨”“特此函复”“收悉”等文言词和公文专用语，显得稳重老练，给人一种值得信赖、可以放心的感觉。 * ⑵公函忌用口语，尤其忌用不成熟的网络语言。 如果用口语化的文字来写公函，就会显得随便轻浮，给人一种不严肃的感觉，有损公文的严肃性，如： “×月×日的来信和随信寄来的×××定单一份，我们都已经收到了”。 这种口语化的文字出现在公函中，就会使公函显得很平俗。与其说这是一份公函，倒不如说这更像是一封家书。 正确的写法应该是：“×月×日来函暨所附×××定单一份均已收悉。” 这样措辞，一方面体现了发文者的成熟，值得信赖，另一方面也表示了对受文者的尊重。 公函如果使用网络语言如“玉米”“饭盒”“粉丝”“伊妹儿”等，会使受函方莫名其妙，以至公函法定效力受损。至于机关、单位之间因为意见相左，而在公函中蓄意使用隐晦的不文明的网络语言侮辱受函方，是更其要不得的。 * ⑶公函忌用寒暄用语。 公函中除了极少使用口语化的文字之外，一般也不能使用针对个人的寒暄用语。 公函是谈论公务的信件，对所谈的问题要力求开门见山，不能绕圈子，更不能在讨论公务的文字中加入诸如“身体好吗”“工作顺利吗”之类的私人之间的寒暄用语。这类文字非但无助于工作的开展，相反还会使严肃的公文庸俗化。 另外，在正式的公函中也不能用“此致敬礼”等私函常用的礼貌用语来结尾，而要用“特此函告”“特此函复”之类的公函专用语来收尾。便函则可以用“此致敬礼”来收尾。 * 　 三、函的特点 1．沟通性。函充分体现平行文文种的功能，能在不相隶属的机关之间起沟通作用，这是其它法定公文所不具备的特点。 2．灵活性。 一是行文灵活。可向高级别机关行文，可向平级机关行文，也可向低级别机关行文，不受其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。 二是格式灵活。“公函”要按《国家行政机关公文格式》规定以“信函式格式”行文。但“便函”比较灵活自便,可以不用眉首，不编制发文字号，不拟标题，结尾如未用习惯结束语，也可用“此致 敬礼”这类书信礼貌用语。 3．单一性。类似于请示文种一文一事的特点，一函宜写一个事项。 4．恳切性。鉴于函是在不相隶属的机关之间起沟通作用的平行文文种，因此函的语言更加注意缓和恳切。 * 四、公函的分类 1、按形式分，可分为公函和便函 公函属于正式公文，发文时要按正式公文的格式和规则办理；便函联系的事情一般为具体业务，不属于正式公文，发文时一般使用便函纸。 2、按行文关系分，可分为发函和复函 3、按内容分，可分为告知函、商洽函、询问函、答复函、请批函和批复函 * （1）“商洽函”如： 济南市人民政府《关于在北京市设立办事处的函》（两个市政府互为不相隶属机关） 南京市人民政府交通局《关于建议对×××路立交桥设计作局部修改致市规划局的函》（