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QG/SM XXXXX电梯公司 SM/SC 003-2001 文件资料控制管理程序 2001-10-30发布 2001-11-1实施 XXXX公司总经理 批准 XXXXX电梯公司 SM/SC 003-2001 文件和资料控制 管理程序 版 次 1/B 页 次 1/4 修改日期 2004.1 1 主题内容和适用范围 　 本标准对文件和资料编制、修改、控制、归档等作出了规定。 　　　本标准适用于与质量有关的全部文件和资料的管理。 　 　2 引用标准 　 　 GB/T19000—ISO9000 质量管理体系——基础和术语 GB/T19001—ISO9001 质量管理体系——要求 QG/SM JC 01 管理标准文件编导则 QG/SM JC 02 管理标准文件的编制和修改程序 　3 术语、符号、代号 　4 目的和原则 　 　 4.1 目的：使文件和资料控制严格、有序，更好地满足用户及分公司管理的需要。 　　　4.2 原则：严格按GB/T19001—ISO9001标准和公司现行的质量管理体系文件的规定实施，将公司对文件和资料控制方面的规定作为制定本实施细则的依据，且以不与公司的有关制度、标准相抵触为原则。 5 文件的编制管理　　　 　 　 5.1 起草：需要编制内部实施细则、管理规定以及其它管理文件时，由申请人填写SMEC四川分公司“文件编制申请单”（表SM/SC 003-01）。由分公司总经理指定主管人员负责起草，起草质量管理体系文件时可按QG/SM JC 01《管理标准文件编导则》的要求进行。 5.2 初审、会签：文件起草完毕后，应由分管部门的负责人进行初审，初审人员应审核该文件的适用性和是否违反公司现行程序文件的规定。初审后交相关部门的人员进行会签，并填写SMEC四川分公司“文件会签审批单”（表SM/SC 003-03）。起草人员应根据审核和会签意见进行修改。 5.3 批准：分公司总经理根据审核、会签和修改意见签署批准，批准后正式成文。 5.4 印发：分公司文件资料管理员在批准后的一周内负责印发，发放时按填写的SMEC四川分公司“文件发放签收单”（SM/SC 003-04）进行发放，并在发放的文件的每一页上作上有效版本标识。 XXXXX电梯公司 SM/SC 003-2001 文件和资料控制 管理程序 版 次 1/B 页 次 2/4 修改日期 2004.1 5.5 培训：在印发文件后的一周内，应由分公司总经理召集有关人员，对实施该文件的有关内容进行培训，培训一般由起草人担任主讲人，当接受培训的人员完全理解文件内容后，应在“文件培训登记表”（表SM/SC 003-05）上签字。 5.6 归档：文件资料管理员将文件的原始稿件（包括：审核、会签、修改、批准意见和培训记录等）全部立卷归档。 6 文件的修改 6.1 修改的提出：总公司的质量管理体系文件因外部条件和内部情况发生变化或分公司的质量管理程序文件因分公司业务变化而不适合时，应由部门负责人对现行的文件提出修改。 6.2 修改审批：修改审批按文件的审核、会签、批准的程序执行（即本标准的5.2条和5.3条执行）。 6.3 修改实施和发放：修改实施由文件资料管理员负责，一般应在批准修改后的一周内完成，在发放修改后的文件时，一般应收回和销毁作废的文件，当文件的持有者必须保留作废文件时，应在作废文件每一页的右上角标上“作废”字样，文件资料管理人员必须保存一份作为档