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人事行政部经理岗位说明书 一、基本资料 岗位名称 行政部经理 所在部门 行政部 职 系 --------- 岗位定员 1 直接上级 副总经理 直接下级 人力资源专员、行政专员、车队长、灶务管理员 所辖人员 12人 岗位分析日期 2011年10月1日 二、工作描述 2.1 职责概述:在分管副总的领导下，组织开展公司人力资源、行政管理、后勤保障管理、外联等工作以及本部门团队建设工作。 2.2主要职责与工作任务 职 责 一 职责表述：组织制定公司人事行政工作的年度工作计划、年度人事行政费用预算、月度工作计划、周工作计划并进行分解行实施。 工作结果 协作部门 工作任务 1、组织完成上一年度的部门和各岗位的工作总结，并进行述职； 工作总结、述职报告 2、根据公司的年度经营计划和战略目标组织拟定部门的年度工作计划； 年度工作计划 3、组织分解审批后的年度计划拟订月度、周工作计划，并组织实施； 月、周工作计划 4、组织拟订公司年度行政、后勤费用支出预算并进行分解。 年度费用预算表 财务部 职 责 二 职责表述：组织制定、完善各项人事行政管理制度和工作流程。 工作结果 协作部门 工作任务 1、组织制定制度、流程修编计划； 修编计划 各部门 2、组织编制各项人事行政管理规章制度，经行政总监批准后贯彻执行； 出台流程、文件 各部门 3、负责组织监督各项人事行政管理制度和流程的执行。 检查记录 各部门 职 责 三 职责表述：负责审核以公司名义签发的有关文件，处理行政方面的重要函件。 工作结果 协作部门 工作任务 1、参与其他部门文件的制定、评审； 行文审批单 各部门 2、组织外来行政函件的跟踪处理工作； 外来文件处理单 各部门 3、组织做好公司外来行政文件的管理工作； 外来文件清单 4、公司重要的函件起草工作。 函件 职责四 职责表述：负责证照的年审、变更、换证、使用、存档的管理工作 工作结果 协作部门 工作任务 1、公司的证照分类，登记编号，建立管理台帐并建立目录索引清单； 证照台账、清单 2、每年年初建立借阅归还记录，借阅必须先登记借阅记录，并督促使用者归还； 借阅记录表 3、每年年末根据类别统计各类证照的年检和交费时间等的办理计划，并按时去相关政府部门办理，并进行后续跟踪工作； 办理计划 4、根据体系要求，每年年初将上一年度的借阅归还记录和证照清单进行整理装订归档。 归档清单 5、新产生的证照和相关的材料及办事流程要录入管理台帐。 管理台账 职责五 职责表述：负责新印章的办理、印章的废止、印章的保管及使用登记工作 工作结果 协作部门 工作任务 1、负责公司新印章的办理工作，填写印模启用登记表，并报上级审批； 启用登记表 2、负责公司印章的废止工作，填写印模废止登记表，并报上级审批； 废止登记表 3、负责公司印章的日常保管工作； 4、相关人员使用印章时，按部门填写印章使用登记表后方可用印； 用印登记表 5、公司各部门须将印章拿出公司使用时，填写公司印章外出使用申请表，并需总经理审批。 外出使用登记表 职 责 六 职责表述：负责指导、管理、监督部门人员的业务工作，改善工作质量和服务态度。 工作结果 协作部门 工作任务 1、组织召开部门工作会议，落实年月、周的各项工作。 月周工作计划 2、指导和协助部门人员开展业务工作。 3、监督检查各项工作的进展情况。 职 责 七 职责表述：行政费用的管理与控制。 工作结果 协作部门 工作任务 1、指导、审核各部门年度行政费用需求计划的编制； 各部门 2、审核年度、月度行政费用支出计划； 收支计划表 3、检查控制行政费用的计划外支出； 4、审核报销凭证控制各项行政费用的实际支出； 收支计划表 5、确认费用分摊范围和标准，审核实际分摊结果。 费用分摊报表 职 责 八 职责表述：负责做好员工、各部门及上级之间的沟通工作。 工作结果 协作部门 工作任务 1、负责向总经理汇报各项工作的进展情况和存在问题； 2、负责协调与公司其他部门的工作，确保部门之间良好协作； 各部门 3、协调本部门员工与其他部门领导和员工的关系，及时解决问题、化解矛盾，保证工作的顺利开展； 各部门 4、协助各部门筹划和组织企业的重大活动。 各部门 职 责 九 职责表述：代表公司与政府相关部门、行业协会以及各类相关单位