第4章 办公表格图表及数据管理.doc

第4章　办公表格图表及数据管理 内容提要 在办公中，办公信息的表达除文字描述外，还需采用表格或图表，以及处理大量数据。本章首先说明电子表格与数据图表在办公中的常见类型以及制作软件的选取，然后通过案例讲解文字表格、电子表格和数据图表的制作以及数据管理的操作步骤，包括：Excel表格运算中的公式、函数使用、关联表格及数据管理的操作技巧。 4．1　表格图表的相关内容 电子表格在办公中可以将各种复杂信息进行简明扼要地表达；而数据图表可以把枯燥的数字形象化，使数据更加清晰易懂，含义更加形象生动，并且通过数据图表可以了解到数据之间的关系和变化趋势。总之，在进行有关数字信息描述时，表格比数字更清晰，图表比表格更直观。 4．1.1　表格的类型 一般办公用表格根据不同的业务使用不同的表格，主要按文字、数字分类，如图4-1所示。 图4-1　办公用表格的常见类型 4．1.2　制作表格软件的选取 应根据表格类型合理选择软件，提高工作效率。在办公软件Office中，Word、Excel均可以进行各种电子表格的制作，且各有特点。 (1)Excel的特点 Excel是一个电子表格软件，广泛应用于财务、统计、审计、金融分析及日常办公事务处理等众多方面。它是一种表格式的数据综合管理与分析系统，可以高效地完成各种表格和图表的设计，并进行数据计算、管理与分析。Excel适合于处理那些形状规则、单元格中数据较多、数据形式多样化，并且需要进行数据计算的表格。 (2)Word的特点 在处理形状上无规则、比较复杂且不含大量数据计算和公式处理的表格时，Word有一定的优势。 在进行电子表格制作软件的选取时，一般应遵循以下原则，并举一反三，才能运用自如、事半功倍。 ①规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。 ②单元格大小悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。 ③形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成的，适宜于用Excel制作。大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并及居中”来实现。 ④包含大量数据并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。 ⑤数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作。 4．2　利用Word制作文字表格 只有文字、形状不规则、单元格大小悬殊的表格，可以选择使用Word制作。案例及其制作效果如图4-2所示。 图4-2　选题申报表 制作本表时要求： ①表格整体格式要规范、美观。 ②单元格大小要与将来填写的内容相匹配。 ③单元格文字方向和对齐方式要合适。 ④内外边框有区别。 操作中要运用到Word中的“绘制表格、“单元格拆分与合并”、“表格边框与底纹”、“文字对齐方式”、“文字方向”等知识。 4．2.1　表格框架的建立 在Word中制作表格框架有两种方法：“插入表格”和“绘制表格”。在实际操作中，制作复杂表格一般综合使用两种方法：首先确定表格总体框架的行、列数，利用“插入表格”制作总体框架，然后使用“表格和边框”工具栏上有关按钮进行局部修改。 1．制作表格标题 启动Word，建立一个新文件。在文档的第1行输入文字“选题申报表”，并进行适当的字体和段落格式设置。  图4-3　“表格和边框”工具栏 2．制作表格 单击“表格”→“绘制表格”命令，随之出现如图4-3所示的“表格和边框”工具栏，同时鼠标指针变为铅笔状。在标题行下面单击要创建表格的位置，按住鼠标左键并拖动铅笔状鼠标使之在文档上有角度地拉动，出现矩形表格框。然后在表格框内按住鼠标左键，使之直线移动，按照表格的形状要求在矩形内绘制行、列框线，出现如图4-2所示效果的表格框架。 3．合并与拆分单元格 “合并单元格”是将同一行或同一列中的两个或多个单元格合并为一个单元格。 图4-4　“拆分单元格”对话框 合并单元格的方法是：选定单元格后单击“表格”→“合并单元格”命令，或单击“表格和边框”工具栏上的“合并单元格”按钮。此方法适合一次合并多个单元格。此外还可以通过单击“表格和边框”工具栏上的“擦除”按钮，再单击要删除的框线来实现合并单元格的操作。 “拆分单元格”是将表格中的一个单元格拆分成多个单元格。拆分单元格的方法是：先选定要拆分的单元格，单击“表格”→“拆分单元格”命令，或单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格”按钮，弹出“拆分单元格”对话框，在“列数”数值框中输入要拆分的列数，在“行数”数值框中输入要拆分的行数，如图4-4所示。此外还可以使用“表格和边框”工具栏上的“绘制表格”按钮在要拆分的单元格内添加框线。 4．调整行高与列宽 根据表格大小的实际需要，通过拖动行与行之间的分隔线使得各个行的高度合适，用同样方法设置列的合适宽度。 (1)改变表格的行高 如果没有指定表格的行高，则各行的行高