外部审核准备及应对.pptx

外部审核准备及应对审核现场必要的礼仪清洁确保现场没有作废且无作废标识的文件如果可能，最好不要将正在处理的文件记录等 放置在工作现场，以避免引起审核员的注意 部门应指定一个专门的人员来提供审核员需要的 文件和资料，他们最好是对部门所有关于体系方 面工作最熟悉的人并非常了解文件和资料的存放面谈审核 作为审核员面谈的对象（通常是部门负责人）, 您 可能面对如下的提问： 公司的质量方针 部门的质量目标 您的职责 您部门的组织机构 您归口的程序，这些程序如何在部门内推动 您是如何对这些程序的执行效果进行分析和评价 您部门在改进方面做了什么样的工作，效果如何面谈审核 面对这些问题，您在回答时应注意：　最好直截了当的回答审核员的问题。如果这些　方面您不是按程序的要求做的很好，最好不要　过多展开！　一定要避免“我不知道，不了解”等方式的回答。　如果审核员的问题您完全不了解，您可以从一　些侧面来引开问题，但要避免太多！　如果审核员对您一追到底，您可以根据寻找诸　如公司，专业的特点等原因作适当的辩解。　如果不是完全被理解，不要轻易地对审核员需　要您对不合格进行确认的要求表示“接受”；　文件审核　准备好审核过程中可能需要提供的文件和记录它们 绝大部分都是我们质量体系中规定的文件和记录　负责人应清楚地了解这些文件在部门内的存档　负责人应清楚地了解这些记录中还有哪一些没有　做到或做的不好，在审核过程中如果被抽查到，　可能出现不合格的情况。如果可能，可以将做的好的部分与做的不好的部分区别开．以便自己可以非常容易地分辨．　如可能，可将文件和记录不放在审核现场。如隔壁 的办公室，审核员不容易看见的地方，这样做的好 处是： 你在去取审核员需要的记录过程中，可以有时间 检查这些记录是否正确（因为在审核员要求你提 供记录的同时可能会隐含他需要查找的重点）文件审核　审核员需要看什么，抽查的是哪一份记录，就　提供哪一份记录，要避免诸如将该记录的全部　一个文件夹全部都提供给审核员　通常审核是一个抽样的过程，当然如果审核员　没有进行抽样，而是提出“能找几份‘合同评审’　记录给我看看吗“等形式的问题时，这样我们前　面提到的将好的记录和有问题的记录分开存放　的做法就能取得好的效果文件审核　“过程方法”是ISO9001:2000的一个重要特　这个特点在审核中也是区别于ISO9002:1994　的，为此，我们需要注意以下一些问题：　过程的方法即：过程的识别，过程的输入，过程必需的资源，过程的　控制方法，过程的监视和测量过程的输出（记录的要求）　　审核员在审核过程在中，当它抽取一个样本时，可能会抽查到与之相　关连的所有记录．如对合同的抽查当抽查一份评审记录时，向前会　抽查到合同（合同中包含了顾客的要求），向后会抽查到合同的执　行，合同的修改，修改后的评审，相关文件的更改，顾客的反馈和　投诉的处理，这些相关的因素是否在评价顾客满意度的过程中得到　了表现等等．　因此，我们应有很好的准备，在审核员问到一个问题应考虑到其他相关的地方是否都做到了，这样我们就会有思考补救的时间．文件审核　我们可以做什么样的补救呢？在去寻找该记录的过程中，可能会花费较长的时间时，你可以先向审核员表明还在查找，而后引开审核的主题或要求先进行下面的审核如果记录可能被遗失，你可以向审核人员表示该项工作已经完成，并可从其他侧面来表明该过程的结果的确是得到了有效的控制．为避免与审核员的争执和僵局，你可力争的最好结果是：立即的现场纠正，只是需要改进的问题，而不是一个不合格项　　审核准备审核前的准备审核前必须召集相关部门开会，进行以下事项沟通。对审核公司、审核目的、审核人名字、职务/背景、审核计划、审核范围/重点，审核要注意的事项及应准备的资料等进行沟通说明。要明确审核当日的负责人，接待/陪同人，审核问题回答人，问题点记录人。（应对审核的人员应具备的素质见第五页。）安排好接待事项并落实到位（如：接送/午晚餐/酒店预订等）介绍材料预演检查表自评：通常情况下正规的审核客户会在审核前给出检查表要求先做好自评，将自评结果发给客户。填自评表时一定要了解哪强哪弱，强的一定要给高分，弱的不能分数太低。总分数一定要高，但不要满分，在无关痛痒或根本拿不到分的项目上略微扣点分就OK了。要仔细的去回答检查表上的每一个问题，对每个问题检查和准备有可能会被审核的文件资料。安排模拟审核，事先对问题点进行改善。尤其是对之前审核发现的问题进行验证。 审核当日要注意的事项各部门负责人要出席审核的初次会议及末次会议。受审核部门的人员，均应按审核时间安排出席，不能借各种理由回避或离开受审核地点。遇到紧急情况，需向审核协调人请假及安排好代理人。各部门只安排1人负责接待审核（建议由部门负责人回答问题和出具资料）。很多人回答时内容可能不一，使审核员误解。且现