违规采购等题管控建议20160227.doc

关于严格采购管理杜绝违规采购的通知 省公司近期发现部分市分公司严重违反基本建设程序和采购纪律，出现超计划安排工程、私自借货、超范围采购以及集采物资二次谈判等问题，造成后续项目计划难以落实，采购管理规定形同虚设，投资效益难以保证，给企业经营带来巨大隐患。 为严肃采购纪律，杜绝违规采购，要求如下： 一、重申采购纪律 1、严格遵守基本建设程序，项目立项后方可进行招标采购。集采物资不允许以包工包料形式组织工程实施。 2、严禁超范围采购或对集采结果进行二次谈判。集团公司对各级采购单元的采购权限有明确规定，并通过采购目录实施界定；集团和省公司集采结果对供应商及其供应范围、产品类别、产品价格、产品型号、采购数量等均有明确要求，系公开招标结果，受法律约束，并通过采购管理系统进行管理，必须严格执行。 3、提前备货按照采购权限统一由省、市物资采购部门负责实施。严禁任何单位、部门或个人，私自与厂商签订采购合同或协议，或向厂商赊借设备造成事实上的账外资产和账外负债。 4、依法必须公开招标的项目，不允许提前备货。 二、相关部门责任分解 网络建设部：负责投资计划整体控制，确定各市分公司应急备货合理性及限额；审核全省应急建设项目立项及物资需求，落实后续项目计划，完善项目立项手续。负责工程实施过程中的物资管理。 运行维护部：负责核定各市分公司维护用料每月使用限额，并对超额维护用料提前备货需求进行审核，落实成本预算。 物资采购与管理部：负责按照专业主管部门核准的应急采购需求，统一组织提前备货。跟踪、分析、通报项目计划和立项落实情况。负责供应商管理和工余料回收入库。 财务部：严格依据物资采购和财务报帐系统管控流程审核付款，凡未通过物资采购与管理部门审核，未按规定纳入采购、ERP库存、网上商城等系统管理流程，属于私自借货、超范围采购以及不执行集采结果的物资，一律不予报帐。 法律与风险事务部：制订提前备货协议模板，参与审批流程设置，防范管理控制风险。 监察室：对自查自纠、专项检查、群众举报等反映出的违规采购问题及时进行调查、取证。构成违纪或违规的，按照有关规定予以处理，情节严重或触犯法律的移送有关司法机关处理。 三、统一应急备货流程 在OA中设置统一的应急备货流程，对应急备货需求进行项目制管理。投资类应急备货总额应控制在网络建设部核准的限额以内。超出限额的维护用料应急备货由省公司运行维护部总体控制。应急需求提交时应承诺3个月内落实项目计划、完成立项手续。 应急备货申请与审批 1、市分公司建设需求 市分公司建设部门根据需要，发起应急备货申请（已立项项目应包含立项信息，未立项项目应包含拟落实的项目情况和投资计划），经部门领导审批、市分公司分管领导、总经理签批后，上报省公司网络建设部。 省公司网络建设部负责审核市分公司项目情况，准予实施的核对项目备货清单和金额，经部门领导审批后，提交省公司物资采购与管理部。 2、市分公司运维需求 市分公司运维部门负责发起超出当月维护用料限额的维护用料应急需求，经部门领导审批、市分公司分管领导、总经理签批后，上报省公司运行维护部。 省公司运行维护部负责审核市分公司超额维护用料应急需求，经部门领导审批后，提交省公司物资采购与管理部。 3、省公司本部需求 省公司需求部门根据需要，发起提前备货申请（已立项项目要包含相关立项信息，未立项项目要包含拟落实的项目情况和投资计划），经部门领导审批、省公司分管领导签批后，提交省公司物资采购与管理部。 （二）统一组织提前备货 所有提前备货事宜均由省公司物资采购与管理部归口管理、统一组织，其他任何部门不得向供应商提出备货需求。 根据需求部门提交的提前备货清单，按照采购权限规定，集采物资（采购目录规定由集团公司和省公司集中采购的物资）由省公司物资采购与管理部负责向供应商发出提前备货通知；市管物资（采购目录规定由市分公司自行采购的物资）由省公司物资采购与管理部通知并委托相应市分公司物资采购部向供应商发出提前备货通知。 （三）计划落实 需求单位、主管部门和采购部门均对应急备货项目进行跟踪管理，如无集团投资计划下达等特殊原因，应确保3个月内落实项目计划，完成立项手续。超过3个月未落实项目计划的，省公司网络建设部（或相应主管部门）调整相关单位项目投资计划、暂停其他项目审批，省公司物资采购与管理部暂停采购订单审批，强制落实提前备货项目计划。 四、加强工程物资管理 加强工程实施全过程的物资管理，防止浪费和流失。 （一）提高设计质量 建设单位应明确设计要求，会审时严格把关，避免工程实施过程中的方案变更。设计单位应严格保证设计质量，设计人员勘察时应深入现场调查了解、确定方案，仔细测量确定所需物资数量。 （二）严格出入库管理 物资采购部门应严格按照设计中要求的技术指标和数量采购、供货，施工单位凭借建设单位出具的材料清单办理物资领用