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办公自动化是社会发展的必然产物★ 一、传统的办公方式成本高、效率低 七十年代以来，由于科学技术的发展，推动了社会生产力的发展，而随着经济、科技的发展，社会信息量猛增，经营管理决策所需的信息也越来越大。据报导，世界每年处理的文件多达10亿页。单就科技文献而言，每年约有100万份发明专利和450万份科技文献，而且每年还以13%的速度增加。据美国劳工部统计，72%的美国就业人员是从事非直接生产性的行业。办公人员增加了，但办公室生产率却增长的很少，办公室生产率远远低于经济、科技及社会信息量的增长速度。 办公效率远远低于经济、科技及社会信息量的增长速度的原因可归结为以下几点： 1、办公事务繁多，决策迟缓 2、公务的复杂性增加，信息传递交流时间长 3、信息量大，数据处理的时间长 　　改变传统的手工业办公方式，降低办公成本，提高办公效率加速办公自动化的发展已势在必行。 二、积极应对信息化的国际环境 国家改革开放的政策，使我们面临一个信息化的国际环境，为迎接世界先进信息处理技术的挑战，必须占有丰富的信息资源。在当今信息爆炸，信息量剧增，信息加工深度不断提高的情况下，只有借助于强有力的信息处理工具，实行办公自动化，才能进行正常的国际交流。如在全球正处于飞速发展的无纸贸易(Electronic Data Interchange无纸贸易或电子数据交换，简称EDI)，就是进行贸易的各方都使用计算机，将业务单据经计算机网络直接送对方计算机中。这样既正确又迅速，免去了不必要的人工处理产生纸张文件及邮政传递，节省了人力和时间，也减少了人工作业可能发生的错误。 三、适应办公管理人员智力结构的变化 近几年来，我国办公人员的智力结构发生了很大的变化，平均知识水平有了大幅度提高，应该提供好的条件使他们的知识运用和开拓能力达到一个新的水平。没有先进的信息采集、信息处理、信息存贮和信息传递手段，使他们整天陷在“文山会海”之中，就无法发挥他们的优势。同时知识的更新也需要丰富的信息资源。所以办公自动化是各级办公人员充分发挥管理才能和开拓能力的技术基础。 自八十年代起，计算机进入了各个单位，在办公活动中逐渐用计算机管理工资、财务、物资和管理生产，完成文字处理、排版印刷等单项办公业务，提高了办公效率，使人们对以计算机为主的办公设备介入办公事务有了一定认识，从心理上有了准备，减少了办公自动化技术对传统办公方式冲击的阻力。物质、技术上也做好了准备。 　　汉字信息处理已经解决了汉字输入难的问题，文字识别、语音识别技术日益完善，计算机网络技术飞速发展。这些都给办公室自动化的推广应用，提供了可靠的技术物质基础。 办公自动化的定义★ 办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。 狭义的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检索等办公事务处理。广义办公自动化是建立在管理信息系统(Management Information System简称MIS)基础上，其办公业务还应包括有决策支持系统(Decision Support System简称DSS)功能。 (1)办公自动化是跨学科的综合技术。其中计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为四大支柱。以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技术完成各项办公业务。 (2)办公自动化系统是一个人—机信息系统。人和办公设备互相协调，有效地利用两者相辅相成的能力，完成某一任务。信息是被加工处理的对象，是办公自动化的基础。办公设备是加工信息的手段或工具。办公人员是办公信息加工处理过程的设计者、操作者和信息成果的享用者。 (3)办公自动化的目标是降低办公人员劳动强度，提高办公质量和办公效率，提高决策的科学性和准确性，为长远的经济建设战略任务服务。 (4)办公自动化包括语音、数据、图象和文字等信息的一体化处理。办公自动化系统的功能是信息采集、存储、加工、传递和辅助决策。语音、数据、图象和文字是办公信息的四种形式。系统要对其进行统一处理。 办公自动化的支撑技术★ 计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学是办公自动化的主要支撑技术。 计算机技术：办公自动化系统数据的采集、存储和处理都依赖于计算机技术。 通信技术：通信系统是办公自动化系统的神经系统。它完成信息的传递任务，缩短了人们之间的空间距离，克服了时空的障碍。 系统科学：系统科学为办公自动化系统提供各种与决策有关的理论方法，为建立各类决策模型提供方法和手段，完成定量结构分析、预测未来、政策评价等。 行为科学：行为科学是现代管理心理学中的代表。行为科学重点研究在社会环境中个人和群体行为产生的根本原因及其规律，其目的在于探讨工作中人的行为的—般规律，以