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K期末调汇应收应付
期末调汇流程及常见问题分析
--k3产品事业部 李婷媛
对于有外币业务的企业,在会计期末发生汇率变化时,通常要进行期末调汇的业务处理。根据是否选择系统选项“启用对账与调汇”,有不同的判断逻辑和操作流程。
启用对账与调汇
选择系统选项“启用对账与调汇”,目的是控制往来科目的业务只在应收应付进行,且对凭证会有比较严格的检查控制,如凭证生成时控制往来科目不能修改、检查单据金额是否与凭证金额相符等。保证调汇前后,应收应付与总账系统保证“单证相符”。并对期间的判断,以及应收应付和总账调汇的先后顺序都会有严格的控制。
期末调汇的前提条件和控制逻辑
系统设置的系统参数中,需要钩选“启用对账与调汇”。
参数“启用对账与调汇”,新建账套默认是钩上的,如果去掉的时候会提示,去掉以后是不允许再启用;
升级账套没有钩上且灰显,不能启用。如需要启用,应做结转新账套工作,不建议在后台进行操作。
启用对账与调汇的相关影响:
系统设置的“科目设置”必须录入受控于应收应付的科目:受控应收应付以后,其他系统(应收应付和供应链系统以外的系统)不能使用该科目。
应收应付单据上都有往来科目字段,且取数规则是先取核算项目的基础资料中的往来科目,然后取系统设置中的往来科目。在启用对账与调汇的时候,单据审核的时候判断单据上必须有往来科目,否则审核不成功。
应收应付系统的凭证模版科目来源必须有“单据上的往来科目”字样,供应链系统的发票、出入库单据的凭证模版科目来源上必须有“单据上的往来科目”字样,否则将作凭证不成功。
凭证保存时判断:凭证是否存在单据上的往来科目;单据与凭证的期间、金额、往来科目、核算项目是否相符。如不符时,系统给出提示。
期末可以按照往来科目进行总账与应收应付系统的对账。
必须先在应收应付调汇,才能在总账进行期末调汇。应收应付对受控科目进行调汇,总账对其他科目进行调汇。
受控的往来科目必须下挂“客户、供应商、部门、业务员”其中的才能期末调汇成功,而且还要保证应收应付所有的凭证的“往来科目”必须能够取到下挂的核算项目,否则期末调汇也不能进行下去。
注意:为保证总账往来科目的余额与应收应付单据余额一致,请在系统设置中钩选“预付冲应付需要生成转账凭证”、“预收冲应收需要生成转账凭证”选项。
期末调汇前,使用“期末科目对账”、“期末总额对账”核对应收应付与总账的账务,只有原币和本位币都相等了,才可以进行期末调汇;否则需要调整以后方可进行;期末调汇后也需要核对账务。
为了保证期末对账的准确性,建议对于出入库(只限暂估和已出库未开票)单据上的“往来科目”最好不要和一般的发票业务的“往来科目”混用,否则,期末对账将不平,因为总账将这些单据的凭证取出来了,但应收应付取数没有取出这些单据,所以会不平。
对于供应链系统“零售”类型的单据在应收应付作为“赊销”类型的单据来处理的,所以他也参与调汇,这个是10.2版遗留下来的问题,一直没有处理,涉及到历史数据的问题。10.4版本,零售视为现销处理,不参与期末调汇。
调汇前的检查
总账期间=应收系统账套期间=应付系统账套期间
只检查当期的数据,以前期间的以及以后期间的不做检查;
检查的项目:
所有的单据以及核销必须生成凭证,且凭证已经过账;
所有的单据和对应的凭证必须往来科目一致;
所有的有受控应收应付的往来科目的凭证必须有对应的单据
所有的单据(和操作)与对应凭证期间一致。
期末调汇的操作
单据上的往来科目在“科目”属性中打上“期末调汇”标记。
最好选择“按其科目方向调汇”,这个与生成的调汇记录在总账与应收应付的方向保持一致;
“汇兑损益科目”没有进行期末调汇;
只是对“截止到当前期间期末最后一天的单据余额”进行调汇。非记账本位币的单据,在调汇期间的最后一天止仍存在单据余额,包括原币为0,本位币不为0的单据以及原币不为零的单据。
调汇会生成一个调汇记录表,可以在“账表”—〉“调汇记录表”进行查看每张单的调汇前金额,调汇金额,调汇后金额;
调汇是对每张单的单据体每个分录的余额进行调汇,生成一个单据体调汇表(数据库表的表名叫T_rp_adjustRateEntry)以及往来科目的调汇表(k3里没有,是数据库表,表名叫T_rp_adjustAccount)然后将单据体每条分录的调汇金额合计,写到单据头调汇表(数据库表,T_rp_adjustRate)的上“累计调汇金额”字段;
往来科目下挂核算项目对调汇记录表的影响,比如:“应收账款”下挂了“客户、业务员”两个核算项目,那么调汇生成的调汇记录表将所有“客户”以及“业务员”相同的单据放在一起,并有一个汇总行在调汇
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