第2章_ACCESS2003实例教程(潘明寒_赵义霞).ppt

Access实例教程 潘明寒 赵义霞 主编 中国水利水电出版社 ACCESS实例教程 ——数据表的操作（第2章） 2.3 表记录的操作 图1-15 层次模型 对表记录的基本操作包括选定记录、添加记录、修改记录、删除记录等。 2.3.1 选定记录 1，拖动鼠标选记录 2，用记录定位器 3，用菜单 2.3.2 添加记录 新添加的记录只能放在表的末尾，实际上是追加记录。将光标定位在表记录下面的第一个空行，然后输入新记录的各数据项。 2.3.3 修改记录 将光标移到数据所在位置直接进行编辑修改即可。在数据表中移动光标除了用鼠标，还可以用快捷键。 选中一个字段值，Ctrl+End键使光标移到最后记录的最后一个字段 Ctrl+ End 选中一个字段值，Ctrl+ Home键使光标移到第一条记录的第一个字段 Ctrl+ Home 选中一个字段值，End键使光标移到当前记录的最后一个字段 End 选中一个字段值，Home键使光标移到当前记录的第一个字段 Home 最后一条记录的当前字段 Ctrl+下箭头 第一条记录的当前字段 Ctrl+上箭头 当前记录当前字段的后一个字段 右箭头，Tab，回车 当前记录当前字段的前一个字段 左箭头，Shift+ Tab 下一条记录的当前字段 下箭头 上一条记录的当前字段 上箭头 2.3.4 删除记录 1，右击选取的记录→快捷菜单中选“删除记录”。 2，选取记录→按Del键。 3，选取记录→“编辑”菜单→“删除记录”。 说明：删除记录的操作是不能撤消的。 2.3.5 查找与替换数据 查找和替换是同一个对话框中两个不同选项卡。 查找：用鼠标单击某列→“编辑”菜单→“查找”→在“查找内容”中输入字串→选“搜索”范围→单击“查找下一个”按钮。 替换：用鼠标单击某列→“编辑”菜单→“替换”→在“查找内容”中输入字串→在“替换为”中输入要替换的字串→单击“查找下一个”按钮→找到查找目标后单击“替换”按钮。 简单排序： 在数据表视图选一个字段，单击“升序排序” 或“降序排序”按钮，字段的值被排序。 高级排序： “记录”菜单→“筛选”→“高级筛选/排序”→在筛选窗口选字段和排序方式。 2.3.6 排序记录 例：筛选记录 设置条件： 筛选结果： * ACCESS实例教程 * 1，建立表结构 2，向表中输入数据 3，建立表对象之间的关联 4，操作表中记录 5，设置数据表格式 本章要点： 2.1 建立表结构 数据表由表结构和表记录两部分组成，建立表结构在表的设计视图中完成，表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定。 2.1.1 表的设计视图 一个表要围绕一个主题设计字段，每个字段都应该是最小的逻辑部分，计算字段或推导字段不要作为表中的字段。 2.1.2 字段的命名规则 字段的命名规则如下： 1．字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，第 一个字符不能是空格。 2．字段名不能包含小数点、叹号、方括号、西文单引号、西 文双引号。 3．字段长度为1～64个字符，在Access中一个汉字当作一个 字符看待。 2.1.3 字段大小 字段大小用来定义字段所使用的存储空间大小，是字段值所占的字节数。只有文本型字段和数字型字段需要指定字段大小，其他类型的字段由系统分配字段大小，例如，“出生日期”是日期/时间类型，字段大小为8，“婚否”是逻辑类型，字段大小为1。一个字符和一个汉字字段大小都是1。 2.1.4 字段的数据类型 数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。Access字段的数据类型有10种，分别是：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查阅向导。 1．文本型 文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如：学号、姓名、性别等字段。如果设置字段大小为5，则该字段的值最多只能容纳5个字符。 文本型字段的默认大小为50，最多可达255个字符。 文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。 如文本型数字按升序排序：1、10、100、2、20、200 2．备注型 备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字。如：备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过255时，应该定义该字段为备注型。 备注型字段大小是不定的，由系统自动调整，最多可达64K。Access不能对备注型字段进行排序、索引、分组。 3．数字型 数字型字段存放数字。如：工资、年龄等，数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的