第2章第2节-Excel与Word的数据转换.ppt

§2-2 Excel与Word的数据转换 * * 第二节 Excel与Word的数据转换 Excel与Word的数据转换 在文件处理中，常常需要在Word文件中引用 表格数据，或对Excel表格数据加以文字说明。 利用Excel与Word之间信息交换，可以方便地把存储在Excel文件中的数据，与存储在Word文件中的文字进行数据转换，实现文、表结合。 例：将Word文档“关于课程的说明.doc”以文本框形式转入到Excel文件“课时统计.xls” 表格中。 Excel与Word的数据转换 关于课程的说明.doc 课时统计.xls 首先打开Excel文件“课时统计.xls” ； 选择“插入”菜单“对象”命令，选择文档文件“关于课程的说明.doc” 。 Excel与Word的数据转换 Excel与Word的数据转换 把关于课程的说明.doc插入到课时统计.xls中，调整其大小，移动到合适的位置。 反之，也可以把Excel文件插入到Word文档中。 邮件合并 我们有过同时给多人发信的经历，例如生日邀请、节日问候，或单位里写给客户的信件。 这些邮件通常不能“批量发信”了事，需要使用特定的称呼和问候语，使得信件有礼貌，避免尴尬。但如果分别给每个人写信，又实在太麻烦了。 邮件合并 利用Word邮件合并功能就方便多了。 邮件合并，首先要创建两个文档，并使之相关联。一个是“主文档”，是一组邮件内容都相同的主体部分；第二个是“收件人列表”，是收件人称呼、地址等信息，是一组邮件内容不相同的部分。 “合并”这两个文档，执行邮件合并就可以方便、快捷地群发邮件了。 [工具]-[信函与邮件]，打开邮件合并对话框，显示邮件合并工具栏。 第一步：选择文档类型。撰写信函； 邮件合并 邮件合并 第二步：选择收件人。可以使用现有列表，编辑数据；或新建收件人列表，保存数据； 邮件合并 第三步：选择目录。选择[其他项目]-[插入合并域]-[地址域]，分别选择并插入到主文档中。 邮件合并 第四步：选择邮件合并工具栏的[合并到新文档]，选择合并记录范围[全部]，预览合并，保存结果。 邮件合并-插入Word域 利用“插入Word域”[if…then…else(I)…]命令，可以有条件的把不同内容插入在邮件的不同位置。 例如：成绩通知单中，总分=260分时，显示获得一等奖学金。 邮件合并-插入Word域 第一步：创建“成绩通知单”文档和通讯录文件，并在Word文档中插入合并域。 第二步：点击“合并邮件工具栏”-“插入Word域”-[if…then…else(I)…]命令，选择域名，输入比较关系、比较对象和插入文字，点击[合并新文档]。 邮件合并作业 作业2：邮件合并 1.创建一个5人通讯录，内容包含：学院、姓名；拟写一份会议通知文稿（内容自定）。 2.用邮件合并给5个人发送一份会议通知。 3.作业要求：把“通讯录”，“会议通知文稿”，“邮件合并结果”三个文件放在同一个文件夹中，将该文件夹压缩以后，再提交。 * *