项目收发文的管修改稿.doc

项 目 部 资 料 管 理 办 法 目 录 项目部资料管理制度··································第2页 项目部资料员岗位责任制······························第3页 项目部资料收发管理细则···························第4～5页 项目部结算资料管理细则·······························第6页 项目部签证单管理细则································第7页 施工图（设计变更）管理细则······················第8～10页 项目部资料归档管理细则··························第11～13页 项目部资料保密细则··································第14页 签证单流程示意图··································第 15 页 施工图（设计变更）流程图···························第16页 附件清单汇总········································第17页 项目部资料管理制度 第一条 为加强项目部资料管理的规范化，使公司开发的项目得以正常运作发展，确保项目资料的完整性、正确性、系统性以及保密性，特制定本制度。 本制度所称的项目资料是指与项目建设、竣工、归档有关的资料和电子文本，包括往来函件、合同协议、会议纪要、工程联系单、签证单、结算资料、施工图纸及设计变更等。 公司指定专人负责项目部的资料管理工作（即项目部资料员），项目负责人负责资料审批、指导及监督管理工作。 项目部所有往来资料一律由资料员签收（发），资料员请假或外勤时，须由项目负责人指定代管人员。资料员工作调动时，须办理移交手续。 项目资料的编辑制作必须符合有关规范及公司文件编辑有关要求，要求做到“格式规范、表达清晰、目的明确、内容简洁”。 项目资料的签收及发放程序符合公司有关制度要求，同时按要求做好签收（发）登记记录。 项目资料需加盖项目公章的，必须经项目负责人签字认可。 项目资料分类、分盒存放，并定期清点，防止丢失。同时，建立盒内资料目录清单及电子版清单，要求电子版目录与盒内资料目录一致，便于项目资料的检索和查阅。 项目资料中属于证照类文件、政府来文的，必须将原件存放公司办公室，属项目报建类资料的，在项目报建完成后将原件转存公司办公室。 项目资料原则上只供本单位查阅使用，外单位因工作需要查阅利用，须经项目负责人同意。 项目资料要求存放于铁皮文件柜中保管，做好防火、防盗、防虫等防范工作，确保档案的完整与安全。 项目竣工验收后，项目资料除移交建设工程质量监督站、建设工程档案馆及项目所属物业公司办理有关手续外，剩余资料均要求按归档要求装订后移交公司档案室保存。 本制度自下发之日起实施。 项目部资料员岗位责任制 项目资料员须熟悉项目前期报建、竣工验收、备案归档、规划验收的有关程序、规范要求、实施文件及配套用表，熟悉公司制定的项目部资料管理相关制度。 资料员专职负责项目资料的编辑、签收发放、呈递、登记、整理、编目、保管、复制、移交、归档等工作，保证资料的完整、准确清晰、统一。 负责编制项目资料的电子版检索目录，为项目资料的数字化处理创造条件。 负责协助公司办理项目报建工作，同时，在公司相关部门的配合下，负责办理项目竣工验收、备案归档、规划验收等。 加强项目资料保管工作，严守项目资料机密，防止项目资料丢失及失、泄密 认真完成领导交办的其它任务 7、 工作调动时，应及时做好项目资料的交接手续。  项目部资料收发管理细则 项目发文的规范要求及程序 格式统一，凡对外发文，均须套用标准格式（详见附件1），并按年度编排发文序号。 发文内容简洁、目的明确、表达清晰，无错别字，符合有关法规要求，标题须对发文内容进行简明扼要的概括。 资料员对发文稿件进行电脑录入时，须按公司发文规范要求进行整理编排校对，并填写《文件编辑目录》（详见附件2），形成电子版文件目录。 发文打印完成，填写公司统一印制的《发文单》（详见附件3），经拟稿人和项目领导汇签，校对无误，加盖部门公章当日发文，同时须做好发文签收记录。 如发文需以公司名义，须将电子文本经部门领导审阅后经网络传给公司有关领导审批，同时将填写好的《发文单》上传。该文件的审批通过及发放，资料员要及时跟进落实。 简易流程图：拟稿→电脑录入→编排校对→汇签→发文 对外发文签收记录可参照附件4。 项目收文的要求及程序 （一）、函件的处理及程序 1、收到外单位函件后，资料员填写《收文处理单》（详见附件5），第一时间内递