规范管理工业车辆发文的通数知.docVIP

关于规范工业车辆发文的通知 奇重工业车辆综通字〔2012〕号 ■通知 □通报 □纪要 □报告 □请示 □计划 表号: 生效日期: 2012-11-26 会签人签字 工业车辆事业部各部门： 根据公司（奇瑞重工）最新通知，为加强公文的规范性，提高公文质量，规范发文程序，同时控制发文的范围及方式，请各部门严格按照新下发的发文模板进行发文的拟定。具体要求如下： 规范发文程序 各发文单位主要负责人要加强本部门公文审批及发文的程序管理。 1、上行文审批程序：主送公司或工业车辆事业部领导层的文件，由负责起草文件的部门主要负责人进行审核并签字，经事业部分管副总签批后，最后报事业部总经理批示签发； 2、平行文、下行文审批程序。由负责起草文件的部门主要负责人进行把关并签字，经事业部分管副总签批后，重大情况报事业部总经理批准后，发文； 3、属于制度建设等规范性文件的，需由综合管理部统一进行编号，再由负责起草文件的部门主要负责人进行把关并签字后，经综合管理部审核把关，审核通过后再报相关人员会签，最后按流程批准并签发。 4、按“谁起草、谁发文”的原则执行发文程序。 二、控制发文的范围及方式 （未完转下页） 批示： 批准 审核 拟文 年 月 日 年 月 日 综合管理部 主送：江（明）总 抄送：工业车辆事业部各部门 存档：综合管理部 本着实事求是、注重实效的原则，各发文部门必须严格控制发文范围、数量，并注重发文的方式。 1、控制发文范围，工业车辆事业部公文原则上不得使用群发，应根据业务需要定向发送； 2、具有报销凭证、保密要求等特殊性质的公文，可以以书面文档的形式传递。 三、加强公文的管理 1、使用OA系统进行发文的文件，OA系统文件名称应与公文名称完全一致，不允许出现“XXXXXX（下发稿）”等字样； 2、发文类型应与文件类别一致，以便收文单位正确处理； 3、拟稿人与拟稿部门默认为发文部门的工作人员及其所在部门； 4、公文主送单位、抄送单位的界定： 1）主送的对象是公文的被告知人或执行人，一般为业务的具体负责人，发文范围要具体根据公文内容，选择主送对象，可以 “按部门选择”或“按用户选择”； 2）抄送的对象是公文需要了解此件事情的人，可以“按部门选择”或“按用户选择”； 5、通过纸质审批程序的公文，在文件批准的工作日内完成公文的发布，同时发文部门做好纸质文件的整理工作，并交由各部门兼职档案管理人员统一归档。 四、公司发文代字的修改与规范 1、根据由公司（奇瑞重工）公关传播部下发的《关于奇瑞重工发文管理的通知》中对各单位的发文代字的规定需要进行了调整，工业车辆事业部红头文件名全称为：奇瑞迪凯重科工业车辆事业部文件。 2、工业车辆事业部各职能部门文件，如通知、计划、纪要、报告等由各部门内部编号，建立文书档案管理台账，领导签批底稿由各部门兼职档案管理人员进行保存，以便归档。 3、各部门兼职档案管理人员负责本部门的文件接收、编号、归档等工作；文书档案管理台账按月交由综合管理部备案。未按要求完成文书档案归档工作的，考核该兼职档案管理人员负激励50元/次，主要部门负责人负激励100元/次。各部门兼职档案管理人员名单详见附件。 4、工业车辆事业部各职能部门文件 综合管理部 通报 奇重工业车辆综通字〔20××〕 号 通知 奇重工业车辆综知字〔20××〕 号 计划 奇重工业车辆综计字〔20××〕 号 纪要 奇重工业车辆综纪字〔20××〕 号 报告 奇重工业车辆综报字〔20××〕 号 请示 奇重工业车辆综请字〔20××〕 号 生产制造部 通报 奇重工业车辆制通字〔20××〕 号 通知 奇重工业车辆制知字〔20××〕 号 计划 奇重工业车辆制计字〔20××〕 号 纪要 奇重工业车辆制纪字〔20××〕 号 报告 奇重工业车辆制报字〔20××〕 号 请示 奇重工业车辆制请字〔20××〕 号 采购管理部 通报 奇重工业车辆购通字〔20××〕 号 通知 奇重工业车辆购知字〔20××〕 号 计划 奇重工业车辆购计字〔20××〕 号 纪要 奇重工业车辆购纪字〔20××〕 号 报告 奇重工