某公司公文管理规范.docVIP

**公司公文管理规范 一、目的 为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。 二、适用范围 本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。 三、定义 公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括： 1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会议通知、会议纪要等等。 2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。 3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。 4.各子公司正式签发的红头文件。 四、职责 1.签发权 1.1公司整体红头文件由总经理签发。 1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签发。 1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经理签发。 2.发文权：总经办/子公司综合办公室。 五、管理制度 1.公文的常用种类 1.1请示 请上级部门请求指示和批准，用“请示”。 1.2报告 向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。 1.3意见 用于对重要问题提出见解和处理办法, 用“意见”。 1.4通知 批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。 1.5通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。 1.6规定/办法/制度 对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用 “规定”、“办法”或“制度”。 1.7决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 1.8会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。 2.公文的格式 2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 2.2标题及主题词为3号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为1.5倍行距。 2.3公文纸一般采用国际标准A4型（297MM×210MM），左侧装订。 3.公文的编号 3.1以公司名义下发的文件编号 受文机构 发文单位 适用范围 发文字号 全公司 **有限责任公司 以公司名义下发的重要事项、通知、规章制度等 **发[年号]第×××号 公司下发的奖惩类文件 **行字[年号]第×××号 公司下发的任命类文件 **任字[年号]第×××号 以公司名义下发的会议纪要文件 **纪字[年号]第×××号 政府机构及外单位 **有限责任公司 汇报工作、反映情况、提出请示等公文 **文[年号]第×××号 3.2以公司所辖各单位（体系）名义下发的文件编号 承办单位 适用范围 发文字号 行政体系 发布培训信息、内部岗位竟聘公告、会议通知、上报总结规划、节假通知、稽查通告、公告等文件 **行政[年号]第×××号 营销体系 发布部门管理规范、表单、条例、销售计划、规章制度等文件 **营销[年号]第×××号 生产体系 发布生产计划、车间管理制度、安全检查通报等文件 **生产[年号]第×××号 财务体系 发布的审计通报、预算制度等文件 **财务[年号]第×××号 3.3以子公司名义下发的文件编号 发文单位 发文字号 江西**营销有限责任公司文件 **营销发[年号]第×××号 江西**保健酒有限责任公司文件 **保健发[年号]第×××号 3.4文件字号右侧必须注明签发人姓名。 4.公文的下发流程 4.1公司及各单位（体系）正式发文必须以公司红头文件下发，由承办部门负责起草, 并填写《发文审批单》，承办部门负责人予以内容审核签字后送总经理/分管副总经理的秘书审核。 4.2总经理/分管副总经理的秘书负责对文件内容、文字、格式进行审核。 4.3总经办主任对文件进行最终审核签字后报公司总经理/分管副总经理签发。 4.4签发人签批后，承办部门根据各级签批人意见对文件进行修改，确认无误后将文件签批版及电子版转总经办发文。 4.5如文件审核不合格,总经办将审核意见反馈给承办部门，承办部门修改后再报审。 4.6正式文件由总经办在文控专员统一授文号后正式下发。 4.7如发文内容与其他部门有重要关联，须其他部门会签后再以承办单位名义发文；如需两个或以上单位联合发文，在会签完毕后以主要承办单位文号发文，并在落款处注明联合发文各单位名称。 4.8在公司OA系统尚未正式启用之前，公司红头文件以纸介版形式送达相关单位；公司OA系统正式启用以后，公司红头文件一律以电子版形式加盖电子印章后，通过OA下发。重要文件及有紧急时限性要求的