流程管理中的“流程表单优函化”.docVIP

流程管理中的“流程表单优化”　　其实一个完整的流程图包括最基本两个“流”：一个是动作流，另一个则是信息流。流程表单则作为信息流程主要传递的工具。因此，如果说一个流程中的流程表单没有很好地得到表示或是有效执行，那么可以看出这个流程还存在着改善的地方。 　　但是最近在流程项目时，发现以下几个怪现象：①.一个只有3-4个人的生产工序竟然要填写9-10张表单。假如填写一张表单的时间需要2分钟，那么全部填写完共需要18-20分钟。②.很多流程表单填写人不清楚为什么要填写这张表单的意义，更不知道这张表单目前是否合理。③.由于流程管理在人们心中的意识还不是太强，所以就更不知道流程表单在流程执行中的作用。正是这几个问题足以反映出流程执行力的高低。 　　俗话说，对症下药。所以本次项目中针对流程表单优化做了两个内容：简化+教化。简化则主要是运用ESIA流程优化工具对流程中的表单进行优化，教化则主要是教会流程执行者和流程负责人如何用流程表单?如何改进流程表单?如何通过流程表单来判断或改进流程?等等。 　　(一)简化流程表单 　　流程表单的简化并不是简单的表单增减，我们在做简化之前必须梳理出整个流程两大流(动作流+信息流)，清楚其整个传递过程及闭环原则，即这个信息最终是满足流程客户的价值需求。我们通过图对流程表单进行分析和优化。 　　举例：这是一个切割工序，他们需要填写的表单有：设备点检记录表、工艺点检记录表、设备运行记录表、交接班记录表、生产物流单、产品合格记录表等等。其中他们在价值性—必要性矩阵分布如下图： 　　因此，我们通过组织设备人员、生产人员和工艺人员一起讨论将设备点检记录表和工艺点检记录表一起合并到设备运行记录表当中，而交接班记录表则取缔了。这样一个工序由最初填写表单的18——20分钟，直接减少到了4-5分钟，而且这些流程表单并不是一起填写的，而是根据实际生产运行时间进行“实时”填写，从而大大提高时间的利用率。 　　(二)教化流程表单 　　上面提到的三个问题中其中就有两个与流程执行紧密相关的。那么企业流程管理当中如何提高流程的执行力呢?那最主要的武器就是“教化”了。 　　项目中并没有直接就教他们这个表单如何填写?而是先组织了几堂流程理念这方面的同课程，让全体员工对流程的基本知识有所了解，如流程六要素、流程的作用和流程的执行等等。同时结合实际让全体学员找出目前流程中自己所要填写的流程表单及存在的问题点。 　　然后根据学员反馈的问题点，直接由流程教化团队(如切窑尾工序则由窑尾工程师、窑设备人员和窑尾负责人一起组成)组织现场培训改进。 　　通过流程教化团队的努力，目前企业建立了企业数据库，里面包含了一些生产工艺、生产设备和生产产量，生产一线的数据能够直接反馈至数据库，并且所有数据都做到了每周更新一次，对于流程绩效提供有利的依据。 　　小故事3、老人与黑人小孩子 　　一天，几个白人小孩在公园里玩。这时，一位卖氢气球的老人推着货车进了公园。白人小孩一窝蜂地跑了上去，每人买了一个气球，兴高采烈地追逐着放飞的气球跑开了。白人小孩的身影消失后，一个黑人小孩怯生生地走到老人的货车旁，用略带恳求的语气问道：“您能卖给我一个气球吗?” 　　“当然可以，”老人慈祥地打量了他一下，温和地说，“你想要什么颜色的?” 　　他鼓起勇气说：“我要一个黑色的。” 　　脸上写满沧桑的老人惊诧地看了看这个黑人小孩，随即递给他一个黑色的气球。 　　他开心地接过气球，小手一松，气球在微风中冉冉升起。 　　老人一边看着上升的气球，一边用手轻轻地拍了拍他的后脑勺，说：“记住，气球能不能升起，不是因为它的颜色，而是因为气球内充满了氢气。” 　　大道理：成就与出身无关，与信心有关。这个世界是用自信心创造出来的。有自信，积极的面对自己所拥有的一切，这种积极和自信会帮助人登上成功的山顶。 　　小故事4、囚禁的章鱼 　　一只章鱼的体重可以达70磅。但是，如此庞大的家伙，身体却非常柔软，柔软到几乎可以将自己塞进任何想去的地方。 　　章鱼没有脊椎，这使它可以穿过一个银币大小的洞。它们最喜欢做的事情，就是将自己的身体塞进海螺壳里躲起来，等到鱼虾走近，就咬断它们的头部，注入毒液，使其麻痹而死，然后美餐一顿。对于海洋中的其他生物来说，它可以被称得上是最可怕的动物之一。 　　但是，人类却有办法制服它。渔民掌握了章鱼的天性，他们将小瓶子用绳子串在一起沉入海底。章鱼一看见小瓶子，都争先恐后地往里钻，不论瓶子有多么小、多么窄。 　　结果，这些在海洋里无往不胜的章鱼，成了瓶子里的囚徒，变成了渔民的猎物，变成人类餐桌上的美餐。是什么囚禁了章鱼?是瓶子吗?不，瓶子放在海里，瓶子不会走路，更不会去主动捕捉。囚禁了章鱼的是它们自己。它们向着最狭窄的路越走越远，不管那是一条多么黑暗的路，即使那条路是死胡同。