HR-201201-01傲基公文规范管理制度.doc

编号： HR-ZD-201201-01 深圳市傲基电子商务有限公司 公文规范管理制度 版本号：第 1 版 拟订时间：2012.01 总则 为规范公司文件管理，明确文件收文、行文、发文及管理等流程，充分发挥公文在公司各项工作中的指导作用，特制定本制度。 本规定适用于公司各部门。 公司类文件的收发、综合处理由人力资源部负责，文件处理必须及时、准确、安全、保密。 公司内部发文规范 发文是指以公司或部门的名义行文并发至相关部门的文件。 文件分类 5.1 按级别分为：公司级文件和部门级文件。具体界定如下： 5.1.1 以公司名义行文并发布的文件，简称公司级文件。主要包括：涉及重大决策、机构调整、部门负责人以上人员的人事任免、总经理奖惩、重要制度、重要奖惩、重要精神等重大事项的文件； 5.1.2 以部门名义行文并发布的文件，简称部门级文件。 5.2 按文件性质分为：制度类和非制度类文件。具体界定如下： 5.2.1制度类：以公司或部门名义行文并发布，要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。受文对象为全体员工，且所有员工需遵守并执行文件内容，不可随意改动、持续性使用、规范性操作的文件。 5.2.2非制度类：以公司或总部相关部门名义行文并发布，除制度类以外的文件。如：关于ⅹⅹⅹ工作安排的通知、关于ⅹⅹⅹ的任免决定等文件。 5.2.3 制度类和非制度类的确定由行文部门、人力资源部确定。 5.3 文件分类说明：以级别分类和以性质分类，互为交集。即文件分为两类，制度类、非制度类。 文件管理归口明确 各部门在拟订内部文件时，不能与公司框架性制度相冲突。若发生冲突时，以公司制度为准。 制度类文件管理 人力资源部负责公司制度的统筹规划及管理，公司制度发布均须报辖管总监复核，总经理签批，否则视为无效； 非制度类文件管理 非制度类由人力资源部负责的统筹规划及管理，非制度类文件发布均须报总监复核、人力资源部复核、总经理审批，否则视为无效。 文件签批规范 文件签批规范 9.1公司级文件签批流程：拟文—审核—批准—复核—签发—发文 9.2 部门级文件签批流程：拟文—审核—批准—复核—发文 9.3如文件的受文对象涉及到多个部门时，由拟定部门决定应组织会签。会签格式见附件四。 各类文件签批责任人 签批流程 文件分类 拟文人 部门负责人 直属总监或直属副总 总经理 发布 公司级制度类 公司级非制度类 部门级制度类 部门级非制度类 备注： 是指必须签批环节， 是指非必须签批环节。 各级签批责任人职责 拟文：拟文人根据业务或管理需要，拟制文件。拟定时应符合公司章程、制度、行文规范；并负责呈送给各级领导签批。 审核：部门负责人审核、检查文件的符合性、有效性、适宜性，并与拟文人修正文件； 复核：直属总监或副总与人力资源部确定文件内容是否符合公司规章制度、是否符合公司文化、是否符合文件的行文规范等；涉及制度类和奖惩类统一由人力资源部复核； 批准/签发：是指对文件的内容及发布表示同意； 11.5 发文：文件统一由人力资源部发布。 第五章 文件行文规范 文件用纸规范 12.1 公司级文件：使用“深圳市傲基电子商务有限公司文件”专用红头文件格式（文件模板详见附件一） 12.2 部门级文件：使用“深圳市傲基电子商务有限公司普通文件”格式（文件模板详见附件二） 12.2 具体行文规范： 公文名命名规范 13.1 制度类公文，应明确ⅹⅹⅹ的制度、规定、办法、章程等制度命名；非制度类管理公文订为关于ⅹⅹⅹ的通知，或根据公文的实际内容，明确命名。 13.2 如公文为初建版本，应该注明第X版，拟定时间，格式为年月；如公文为更改修订版本，更改版本号，注明修订时间，格式为年月。（版本号用阿位伯数字1、2、3表示）， 第六章 公文的发布及存档 公文的发布及存档： 14.1 公文以完成纸质版本的形式进行发布，发布时应注意签批纸质内容与电子版保持一致；在文尾部分只显示拟文、审核、批准的名字，不显示复核以及会签人员的名字。 公司发文归口：公文统一由人力资源部发布、编号、管理； 公文存档：公司级及部门级制度类非制度类公文原件统一由人力资源部存档，公司级制度类保存复印件； 14.4 公文公共平台上传 14.4.1 公文统一由人力资源部进行发布，制度文件发放复印及予各部门，部门进行签收，并在公告栏及公共平台进行发布； 14.4.2 在公共平台发布时应分门别类，制度类管理统一发布到制度类管理的相关部门公文夹，非制度类管理分别上传到非制度类管理的相关部门公文夹。 第七章 外来公文管理 外来公文管理： 外部公文统一由人力资源部查收、登记，其它部门收到外部公文后应送交人力资源部。业务类外部公文由