HMKG-ZB-010 公文管理制度.doc

公文管理制度（试行） 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目 录 第一章 总则 3 第二章 公文定义及种类 3 第三章 职责 4 第四章 公文发文与起草 4 第五章 公文传递 8 第六章 附录 9 附录一、集团文件编制格式规范 10 附录二、文件会签表 13 附录三、文件传阅单 14 附录四、发文单 15 附录五、模板（另附）： 16 1. 行文稿纸 17 2． 决定、通告（红头文件） 18 3. 请示报告 19 4. 通知 20 5. 会议纪要 21 6. 备忘录 22 7. 函 23 总则 目的：为规范公文格式，提高文件质量和流转效率，加强集团总部与各部门、下属子公司及外部的信息沟通，特制定本制度。 集团总裁办是公文的管理部门，主管集团总部的公文管理，并负责检查、指导下属子公司的公文管理工作。 本制度适用于鸿铭控股集团总部。集团下属各子公司应以此为标准，自行制定其公文管理办法，但不得与本制度规定内容相违背。下属各子公司的公文管理办法经子公司总经理审批实施后，还须由行政人事部报集团总裁办备案。 本制度下发之日起即刻生效，其它原有相关制度同时废止。试行期为一个月。制度最终解释权在集团总裁办。 集团总部各部门及下属子公司拟稿，需以总裁名义签发的公文，一律需经集团总裁办审核，并送签。涉及集团总部一个以上部门执行的公文需经集团总裁办递交总裁审批后，由总裁办统一发布；各部门在发公文前，应先通过OA发文请示流程中起草正文，审批通过后以相应的公文形式完成；集团各部门内部的制度类公文经主管领导签署实施后，还须向集团总裁办报备。 公文定义及种类 公文定义：公文指与政府职能部门、相关部门或机构间传送的文件，以及内部各部门或机构相互传送的各类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。 公文种类主要有：》 公文传递 外发文传递： 集团对外发文（不包括业务文件）均由集团总裁办负责传递； 公文传递须使用外部渠道的，必须使用挂号信函、特快专递（EMS）或集团指定的专业速递集团，不得使用平邮，重要公文（可能涉及法律、经济责任的）应要求对方收件回执，发件凭证、收件回执必须与发文底稿一起存档； 发文单位必须及时跟踪对外发文的送达情况，发现延误、可能丢失的情况时应及时追索，并向上级部门报告及与收文方核实。 内部公文传递： 集团总部与异地办公的下属子公司间的公文传递系统由集团总裁办负责运行； 收发文单位必须按规定办理公文发送、签收登记； 密级文档必须密封传递，并在信封上注明密级。 收文管理： 收文、登记：各部门及机构指定专人负责收文操作，收到文件应书面签收后，对来文进行编号、备份； 传签：集团各部门文件需上级多部门依层级审核、批准的，采用《文件会签表》呈报，上级部门依职级、职责和流程由低至高审核、批准。一般事项采用《文件会签表》，重要或许需要额外说明的另附备忘录； 传阅：有关公文需经相关单位传阅，由发文单位填写《文件传阅单》，各传阅单位应在4个工作小时内（或发文单位要求）签阅完毕并送回收文处；对需送多位领导传阅的公文，一般应按领导排序由前向后递送； 批示：公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项的，签阅表示阅知。批示人不能亲自批示（如开会、外出等），由收文人员负责电话联系，并根据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签； 承办：有关公文事项承办单位按上级公文规定或按领导批示确定，及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理；如有多个领导批示，按级别最高的领导指示确定； 跟踪催办： 收文部门和岗位人员应对由其发出或接收的每份公文建立台帐，登记公文处理情况，并做好公文催办工作。 做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，不积压、不误传，防止漏办和延误。催办方法多种多样，可以电话督查、发函催办、实地督办； 承办人员对不能及时处理或答复的公文，应先以电话、便函等形式答复对方；需延时处理的必须经所在部门领导批准，不得无故拖延。 文件的立卷归档和销毁 外来公文、集团的各类发文以及集团在工作中形成的文书、声像档案材料，由集团档案室负责立卷归档； 集团各部门形成的各类有价值性文件材料，由承办人收集齐全，立卷归档； 没有存档价值和多余、重复的文件，由各部门清理销毁； 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其它单位保存复制件或其它形式的公文副本； 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。