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接待中心采购、配送、维修、结算流程（试行） 为了加强接待中心采购、配送、维修、结算等业务的管理，规范各类业务行为，根据相关法律法规，结合本中心采购业务特点和管理需要，制定本规定。 食材采购流程 采购申请的提出 各食堂餐厅每天需要采购果蔬鲜活类原料、以及在库房不设库存的其他食材原料时，须填报《原料采购申请单》（参见附件一），经各食堂餐厅经理审批后，在16：00之前以电子版的形式传报采购配送部，邮箱地址为：cgpsb123@163.com。（非因特殊情况不得迟报） 二、采购 1、采购配送部接到采购申请单后，在规定时间内按照要求的到货时间、数量安排供应商送货。如果现有供应商不能保证及时供货，采购人员可以参考现行价格另行购买，免经询价比价程序。 2、零星补菜、少量海鲜及包间接待用菜，可由使用单位安排采购员直接采购，采购完毕应立即补报《原料采购申请单》电子版并发送至采购配送部邮箱,原则上不得超过第二天补报。 验收入库 1、采购到货后必须经过餐厅食堂专人验收合格签字，才能接收使用或入库。必要时由采购人员共同参与验收。 2、验收的主要内容包括采购原料、物料的数量、质量、规格、价格等与采购订单、合同和约定的标准是否一致，票据与实物是否相符。 3、验收中如果出现来料质量与采购标准不符、被判定为不合格时，由使用部门决定是否降级使用，可以降级使用时由采购人员与供应商交涉，确定降价处理、换货或者退回。如果出现来料分量不足时，由采购人员与供应商联系立即补齐。 4、对于不需要的超量进货、未经批准采购的（非紧急采购）、质量或规格与采购要求不符的原料、物料，库管员有权拒收。对于价格和数量与采购单上不一致的及时进行纠正。 5、验货结束后库管员按照实际收货的重量、数量、单价和金额，填报《接待中心零星副食(料单)》（一式四联），验收人员在验收人栏签字。库管员办理入库手续，验收中如有不合格情况，应记录并汇总向上报告，作为供应商考核评价的依据。 6、库管员在填写《接待中心零星副食(料单)》（一式四联）时，须按照不同供应商分别填写，以便于后期统计、结算。 7、《接待中心零星副食(料单)》（一式四联）采购人栏由采购人签字；证明人栏空白；验收人栏由库管员签字；部门负责人栏由使用部门经理签字； 食材结算流程 付款结算 1、验收结束后库管员办理入库手续，根据验收入库的数量汇总对帐，准确无误后将第一联留存，其余各联交到采购配送部。（每星期一将前一个星期的单据集中送交） 2、采购配送部在收到《接待中心零星副食(料单)》（一式四联）后和供应商及各使用部门进行核对。审核无误后进行汇总。 3、每月28日前，供应商提交发票，由采购管理员审查发票台头、商品名称数量、金额及其它内容是否准确无误，是否需要扣款等。经库管员、使用部门经理和采购配送部经理审批，采购管理员填写付款申请单连同第二联和发票交计财部办理结算手续。采购款项由计财部统一安排支付。 4、本流程经中心采购委员会审议批准。采购配送及付款要严格按中心授权文件和本流程执行，不得超越权限。 5、未按本流程进行的采购，将不予结算 烟酒、饮料茶类采购流程 采购申请的提出 使用部门根据本单位实际需要，填报《原料采购申请单》，经各食堂餐厅经理审批后，以电子版的形式传报采购配送部，邮箱地址为：cgpsb123@163.com。 二、采购 采购配送部接到采购申请单后，按照要求的到货时间、数量，即行安排采购。 验收入库 1、采购到货后经申购部门专人验收合格签字，接收使用或入库。 2、验收的主要内容包括采购的数量、质量、规格、价格等与采购订单、合同和约定的标准是否一致，票据与实物是否相符。 3、验货结束后库管员按照实际收货的重量、数量、单价和金额，填写入库单，并将到货商品信息录入iprot港务通。 6、库管员在填写《接待中心零星副食(料单)》（一式四联）时，须按照不同供应商分别填写，以便于后期统计、结算。 7、《接待中心零星副食(料单)》（一式四联）采购人栏由采购人签字；证明人栏空白；验收人栏由库管员签字；部门负责人栏由使用部门经理签字； 结算流程 付款结算 验收结束后库管员办理入库手续，将到货商品信息录入iprot港务通，根据验收入库的数量汇总对帐，准确无误后将第一联留存，其余各联交到采购配送部。（每星期一将前一个星期的单据集中送交） 采购配送部在收到《接待中心零星副食(料单)》（一式四联）后和供应商及各使用部门进行核对。审核无误后进行汇总。 每月28日前，供应商提交发票，由采购管理员审查发票台头、商品名称数量、金额及其它内容是否准确无误，是否需要扣款等。经库管员、使用部门经理和采购配送部经理审批，采购管理员填写付款申请单连同第二联和发票交计财部办理结算手续。采购款项由计财部统一安排支付。 本流程经中心采购委员会审议批准。采购配送及付