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东莞市坚华机械有限公司 文 件 编 号 文件 名称 采购过程控制程序 版 次 页 码 KW -QP-03 A0 第 1 页 共 4页 1.目的: 规范公司采购作业,确保外购物料符合公司规定要求. 2.适用范围: 包括公司生产所需原、辅物料之采购,工装夹具等,其它与产品品质无直接相关的物品采购不受本程序控制。 3.职责： 3.1 PMC部物控:负责确定生产物料的申请并跟进物料交期. 3.2采购部:负责订购单发放及评审供应商. 3.3品质部:负责采购物品的验证工作. 4作业内容： 4.1物料申请 4.1.1物控根据订单数量作物料需求计算,并根据物料库存情况填写《请购单》,并经厂长批准后,交采购提出申购. 4.1.2其它生产辅料由各需求部门填写《请购单》经厂长审批后向采购提出申购。 4.2物料申请评审 4.2.1对于各部门提交的《请购单》，由采购评审其内容是否完整，包括申请部门、申 请人的部门主管签名；申购物品名称、规格、编号、数量、需求日期及申请理由等，如：内容不完全或有疑问时采购应退回申请部门重新申购。 4.3供应商选择 4.3.1生产物料采购必须从公司最新《合格供应商名录》中选取质量、价格及交期最合适之供应商，负责采购员与之谈妥采购条件，以确保满足公司之生产要求。 4.3.2其它辅助物料则由采购选择两家以上供应商进行询价、比价和议价作业，并将议价结果呈采购主管审核后从中挑选最合适之采购对象。 4.4产品采购单开立、评审、分发 4.4.1采购员根据确认的采购条件制作“产品采购单”。 4.4.2产品采购单准备完毕后，负责采购需检查物料名称、规格、编号、数量、交期、物料要求（如质量合格证书）单价、总金额是否正确，并将其交采购主管审核，再由副总经理或授权人员批准。 4.4.3批准后的产品采购单由负责采购员分发并与供应商确认。 4.4.4需要时，采购员将相关资料（如图纸、样品）等发送给供应商，以便其完全理解采购品质要求。 东莞市坚华机械有限公司 文 件 编 号 文件 名称 采购过程控制程序 版 次 页 码 KW -QP-03 A0 第 2 页 共 4 页 4.4.5电话采购时，采购员应要求供应商复述，以证实其完全理解采购要求，并于事后按要求开立 《产品采购单》,保存相关证据. 4.5采购变更 4.5.1 《产品采购单》分发后，在以下情况下采购员应收回已发的订单后注明“作废”并视情况决定修改或取消订单. 4.5.1.1正常情况下订单无法满足生产之紧急物料，采购在原产品采购单基础上增加数量并按原号码重新开出新的产品采购单. 4.5.1.2客户减单或取消订单，生管要及时要求采购取消订单。 4.5.1.3由于设计失误或不当导致物料需变更时，技术部分发ECN（工程变更通知单）通知采购停止采购并取消已发的订单. 4.5.2 任何已分发的订单需修改或取消时，采购应在供应商未生产前以电话、传真、 E-MAIL等方式通知供应商. 4.5.3 如供应商拒绝变更，采购联系相关部门处理. 4.6采购交期控制 4.6.1产品采购单分发后，采购应按预定交期督促供应商交货，并与生管协调后合理安排进料进度，以减轻仓储及付款压力。 4.6.2供应商交货时，所有来货必须有《送货单》并完整填写订单，料号，数量。如有修 改时，应由修改人在修改处签名,并注明修改时间. 4.6.3供应商交期如有延误，采购应提前通知生管并知会生管进行生产计划调整。 4.7采购产品验证 4.7.1如客户或公司预定在供应商处检查物料时，采购应告知供应商检查日期及提供必要 的协助。 4.7.2供应商交货入厂由仓库和IQC进行数量及品质验证具体依《产品检验控制程序》 处理。 4.7.3供应商来料验证不合格时采购通知供应商退货，由仓库开《出库单》，经供应商签 名后分发采购、财务及供应商各一份。 4.8供应商选择和评估（包括外发加工厂商） 4.8.1对于新增供应商由采购发出《供应商调查表》,要求供应商根据工厂状况如实填写，并由供应商提供其营业执照、品质体系认证证书等复印件。 4.8.2如符合要求，由采购要求其送样或样品试制，样品到厂后，由采购联络品质部进行样品检验和试验，需要时，由生产部进行试用，样品（工装夹具、油类等）检验完成后由确认部门填写结果。 4.8.3样品确认合格后，由采购与供应商协商价格并签订相关