企业档案管理实务全解.doc

企业档案管理实务 一、档案概述 1、概念：档案是历史记录，是国家机关、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。 2、档案四要素： （1）来源——来自于人们的社会活动（单位或个人在工作或私人活动中产生） （2）条件——必须是办理完毕的文件；必须是具有一定保存价值的文件；必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。 （3）载体——制成材料；记录方法；表达方式。 （4）性质——是工作活动的直接记录，是原始记录材料，因而具有特定的历史记录性质。 3、特点 （1）来源的广泛性 （2）形成的条件性 （3）载体的多样性 （4）记录的原始性 4、档案与图书的区别 产生的范围——档案不受出版与否的限制；图书必须由一定的出版机构出版和有专门的著者和编者。 产生的时间——档案直接产生；图书事后总结、归纳编写。 记录的信息——档案是原始记录、第一手材料，具内容广、内容丰富而分散、数量庞大的特点。图书是在原始记录的基础上，经加工编著而成，内容比较集中和系统。 5、档案与文件的区别 （1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。 （2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化（这是档案与文件的分界线和标志）。 （3）文件是经过整理成为档案的（立卷归档后保存起来）。 6、全宗——就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整