秘书技能考试 事务管理(四级).docVIP

事务管理（四级）第一节 接待 一、制定接待工作计划 （一）相关知识 1、接待规格 （1）高规格接待（2）对等接待（3）低规格接待 2、接待规格的确定 秘书首先要了解客人的身份和来访目的，据此确定由谁来出面接待最合适。接待规格的最终决定权在上司那里，秘书仅提供参考意见。当规格定下来之后，秘书应当把我方主要陪同人员的姓名、身份以及日程安排告知对方，征求对方意见，得到对方认同。影响规格的因素： （1）对方与我方的关系：当来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，常用高规格 （2）一些突然的变化：如上司生病或出差，只得让人代替从而降低规格，影响对方解释并道歉 （3）对以前接待过的客人，最好参照上一次的标准 3、接待计划的主要内容 （1）确定接待规格：主陪、其他陪同者、住宿、用车、餐饮规格等 （2）日程安排：起止时间和每天的活动内容等 （3）经费预算：有时客人的住宿费和交通费由客人一方支付，就要把所需费用数目与日程安排表一起提前寄给对方。由两个以上单位联合接待时，从开始筹划起就要确定经费的来源问题 （4）工作人员 （二）工作程序 1、了解背景资料：来访目的、来访者的基本情况 2、草拟接待计划：主要陪同人员；主要工作人员（接待小组成员）；住宿地点、标准、房间数量；宴请地点、标准、人数；会见、会谈地点、参与人员；参观游览地点、陪同人员 3、与本单位相关部门的沟通情况 4、与来访者沟通情况