档案管理制度函_23页_管理规范要求.docxVIP

档案管理制度一、基本规定2二、材料归档3(一) 归档范围3(二) 不归档范围5(三) 归档时间6(四) 归档要求6(五) 归档质量8(六) 归档份数8(七) 归档手续8三、分类9四、编号原则10五、档案密级及保管期限15六、统计15七、借阅管理15八、保密要求17九、保管要求18十、鉴定销毁19十一、岗位责任管理20(一) 主管档案工作领导20(二) 专责档案管理员21(三) 各部门负责人21(四) 各部门兼职档案人员22(五) 各专业技术人员23十二、附表23基本规定为规范公司档案管理工作，进一步提高档案管理水平，并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，为公司的经营和发展服务，特制定本制度。本制度所指的档案，是指公司在房产开发、工程建设活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式的文件材料和声像资料。公司档案工作应实行统一领导、分级管理的原则。公司应成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理公司档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。各部门应指定兼职档案管理员，负责本部门形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。公司文件材料的形成和积累，应纳入各部门工作计划和有关人员岗位职责。档案室对接收的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。开展档案的鉴定。根据公司档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经公司主管领导批准后进行销毁。开展档案的统计工作。建立档案管理台帐，对档案室藏情况、年度入出库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、档案设施设备情况、档案销毁情况等进行统计。认真做好档案库房管理。按照防火、防尘、防虫、防高温、防潮湿等防护要求，做好档案库房的管理工作。材料归档主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间、归档要求、归档的质量、归档份数和归档手续。归档范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种规章制度等。证件性文书资料。包括法人营业执照、土地使用证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。办公文件：包括公司内部的各种请示和批复文件、各种申请文件、公司对外发文（各类方案、简报、通知等）、注册年检资料、验资文件、法律事务、处理纠纷等具有保存价值的文件。公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。计划性文件。包括公司总体计划或规划、发展计划、工作计划、工程进度计划、营销计划、财务计划等。总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、各部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及公司各类命令、工作指示等。凭证性文件。包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表。声像资料。包括反映公司主要职能活动的录音、录像、照片，公司及各部门在其经营活动或其他活动中出外学习、考察时或外部门提供的以声像形式记录下来的各种资料。工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，质量监督手续，工程预决算，工程资料、工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料，以及工程开工、施工、竣工的录音、录像等声像资料。会计档案：有关会计工作的制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书、会计凭证、会计帐簿和会计报表等。会计档案由会计部门自行自行立卷、归档、整理。人事档案：包括各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工绩效考核等相关资料。人事档案由部门自行立卷、归档、整理。其它需要保存的文件材料。不归档范围上级公司的文件材料中，普发性不需本公司办理的文件材料，任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级公司的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。归档时间公司自身形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年第一季度归档。项目文件材料在其竣工后或工程决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。外购设备仪器在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。公司员工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。会计档案在会计年度终