渤海大b学青年志愿者协会档案管理制度.docVIP

渤海大学青年志愿者协会档案管理细则 一、档案管理大纲：1.青年志愿者总会档案是校志愿者总会在人事安排、日常工作、主题活动开展过程中所积累的文字与图像声像资料，是校志愿者总会非常重要的财产。2.校志愿者总会档案的管理主要部门是办公室；各部门档案由各部门分管的副部长负责整理，每一个月各部门将进行一次部门档案清理，活动档案则在该项活动结束后一周内由活动主要负责人或部门整理，将有关资料交给办公室归档。3.档案上交时由办公室主任及分管副主任签收。 4.档案不得随意借阅，原件更应妥善保管。5.办公室应将各类纸质等实物资料应按时间顺序或活动、工作分类装订、放置整齐；电子材料也按时间顺序或活动、工作分类定期整理，并刻录成光盘，以便长期保存。档案规整后应进行档案编号并制作档案目录。 二、档案内容及相关管理细则： 　　（一）人事档案　包括志愿者总会主席团成员、部长、副部长、部员个人简历材料，精英团队负责人及成员相关信息材料，各院系平台负责人简历材料以及各院系青年志愿者注册档案，各类评优评奖个人申报材料，以及其它有关材料。l.个人简历材料是校青年志愿者总会的基础档案，由有关个人及部门填写。2.各院系志愿者注册档案包括各院系青年志愿者注册登记表、注册登记统计表以及青年志愿者注册协议3.各类评优评奖个人申报材料是校青年志愿者总会各类个人评优、评奖、评先进中参评者上交的申请表格以及申请材料。 　　（二）工作档案　包括校青年志愿者总会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案。l.校青年志愿者总会工作目录是校青年志愿者总会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。2.各部门将其各项工作计划、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载。由分管副部长定期整理检查并上交给办公室，办公室整理后将重大事项列入工作目录。 　　（三）活动档案1.活动档案内容包括活动方案策划；活动筹备情况；活动进程及结果；活动新闻稿、照片等各种文字与图像资料。2.活动结束后由主要负责人或部门及时收集整理活动材料，写出工作总结，及时交办公室归档。 （四）财务管理 包括账目、现金收支表、各种有关票据、协会财物登记表等，由分管副部长负责，定期整理上交办公室。三、档案查阅： 　　（一）查阅要求:1.各部门可以根据工作所需向相应的档案分管部门要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。 2.查阅前请对照办公室档案总目录、案卷目录表，明确档案名称及档案号。3. 认真填写索档单，并由部长以上签名。4. 各部在指定时间办理查档手续，并同时告知档案管理部门，即办公室归还日期。5.各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写以及损坏。 6.档案阅毕后请及时归还，过期不还档案分管部门有权进行查询并作相应处理。若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。（二）查阅手续：1.查阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记。2.借阅档案办理登记手续，包括编号、内容、记录人、借阅时间、归还时间、借阅人员的姓名、部门及联系方式，做到责任落实到个人。3.借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。4.复制文件必须征得主席团的同意。 　　（三）外单位借阅1.外单位借阅校青年志愿者总会工作档案的，需向主席团提出书面申请，并经主席签字同意后方可。2.对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。3.外借档案不得为档案原件。 四、档案鉴定与销毁： 对于有些旧档案，逐渐失去保存价值，为方便管理及检索，使库存档案达到最佳优化状态，要对档案进行鉴别、挑选。 1.提出档案销毁申请，首先有办公室审核； 2.档案鉴定组进行鉴定； 3.经过鉴定之后，确实需要销毁的档案由办公室主任签字批准、会长签字批准后到指定地点进行销毁； 4.办公室清册归档。 第二部分 档案管理部门进行档案管理时的注意事项 1.对于发文不交定稿就不予编号。 2.底稿附件不齐就不予盖章。 3.加强对零散文件的收集，如领导等人外出带回的有价值文件材料等平时收集工作要落实到人。 归档要求 1.文件材料种类、份数、每份页数必须齐全、完整。 2.归档材料经过科学完整的整理。 3.进行文件排列时，合理安排先后次序，一般按重要程度或时间顺序。密不可分的文件应放在一起，即原件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，批复在前，请示在后。 4.案卷按规定格式，逐件填写目录，案卷标题确切反映文件材料内容。 5.装订后依次排列，编定案卷号，定稿目录一式数份，移交档案管理部门负责人签字，作为归档凭证。 档案整理技巧 1.可以按照来源、时间、内容、形式进行分类 2