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浅论电子档案的合理保存与管理 摘要：本文从保存的真实完整性问题、存储载体材料、改进保存管理的意见、改进保存环境的建议等几方面，浅论电子档案的如何长期保存。 关键词：电子档案；真实完整性；存储载体材料；长期保存 一、引言 随着信息数字化的快速发展，档案的载体已从纸质档案发展到如今的电子档案，并逐步实现了现代化管理。电子档案逐渐成了档案管理的一种重要形式，做好其管理工作，已成为目前档案管理工作的重要内容。在此，就电子档案的保存与管理等工作进行探讨。 二、保存的真实完整性问题 电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题，与其纸质档案相比，具有独特的特点，且比纸质档案发生了很大的变化。因此，保存电子档案就产生了一系列的问题。 1、原始性。对电子档案来说，原始性不易判断和确认。而纸质档案的原始性可通过内容、载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对原始性加以分析判断。电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”。生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，这可以说是原始的，也可说是复制的。 2、真实性。电子档案具有极易失真的特点。如将纸质档案转化为电子档案，在操作过程稍有失误就会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题也伴随着生命的始终。所以维护真实性也是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，这最重要的就是电子档案可被复制，并且极易被篡改，且不留痕迹。 3、完整性。电子档案的内容完整性也很难保障。电子文件编辑时，如不及时保存，经常会因为断电等原因导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，这也容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，且形式多样、存储分散，极易丢失，导致了其根源分不清。 4、安全性。由于电子数据的极易更改性，这为非法操作也提供了便利。“黑客”对服务器的攻击，以及部分用户根据利益需求而任意取舍，都可能使信息被更改，直接损害了电子档案的安全。 三、电子档案的存储载体材料 磁性物质和光盘是保存电子档案的主要存储载体材料。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易产生静电而吸尘造成卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息的再现。而光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。其材料的特点：不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。因此，电子档案载体材料的特点，这就决定了电子档案容易受外部环境的影响。在高温、高湿、光照射、空气污染、灰尘、有害生物、磁场、电场和机械应力等条件下，都极易被损坏。 就电子档案内容说，它是以数码形式存储于各种载体上的，再利用时必须依赖计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。随着技术的进步，电子计算机软硬件技术也不断更新换代，其电子档案现在依赖的技术，未来时期可能就过时了。显然，保持电子档案的长期可读性成为了一个重要问题。 四、改进电子档案保存管理的意见 建立电子档案统一接收的数据格式，推广相关的电子档案整理著录软件，由电子档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。通过定期培训，使档案单位人员能够熟练运用模板和著录软件。同时，电子档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以便于电子档案馆的接收与管理。要保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高其可靠性，可采取如下技术处理。 1、采集背景信息和原数据。在形成电子档案时，要采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及整个管理过程的原数据，并作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。 2、密码认证技术。电子文件的使用者所关心的是档案在存储或传输过程中是否完好、篡改或替换。采用消息认证技术，可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，不知道密码就无法对档案进行访问，但该法可以保证电子档案的安全性。 3、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要是光笔签名，它是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名的，而屏幕上显示出来的是“笔迹”。利用该方法可以减少在电子档案形成过程中产生的信息失真等问题。 4、防火墙技术。该访问控制技术，在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，又能阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，从而实现网络的安全。 5、防写技术。如今许多软件可将电子文件设置为“只读”状态，这样用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改