国家秘书职业资格三级 文秘整理.docVIP

会议筹备检查情况的主要内容和原则： （1）、主要内容：1、会议准备是否充分 2、会议期间能否排除各种干扰 3、环境条件与用品准备（房间大小：每人2平方米，温度：18-21，湿度：40%-60%） 4、文件材料的准备情况 5、会场布置情况的检查 6、会议保卫工作的检查 7、检查的其他内容（如安排集体摄影，还应检查摄影座次的安排等） （2）、原则：会议的检查是一项严肃的工作，既要全面周到，一丝不苟，注重细节，逐项落实，又要眼见为实，实地检验。比如大中型会议的安全问题、突发事件的预案问题都应在检查中落到实处。 会议筹备方案内容 1、确定会议的主题与议题 2、确定会议的名称 3、确定会议的议程 4、确定会议的时间和地点 5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 6、确定会议文件的范围，并做好文件的印制和复制工作 7、确定会议与会代表的组成 8、确定会议经费预算 9、确定会议住宿和餐饮安排 10、确定会议筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工 会议筹备小组分工 TEAM组 负责人 职责 总指挥（或秘书长） 整个活动的总负责、总协调 副总指挥（或副秘书长） 协助总指挥，负责常务工作 宣传策划组 会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划。。。 会务组 负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 秘书组 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编 会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报 如何进行文书审核 1、明确审核范围 2、确定是否需要行文 3、审核文书内容 4、检查文字表达 5、检查文件体式 6、检查文书在处理程序上是否妥善完备 收发文程序 1发文办理程序（草拟、审核、签发、复核）：交拟、议拟、撰拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 2收文处理程序（审核、拟办、承办、催办）：签收、登记、拟办、承办、催办、注办 涉外接待的原则、要求 （1）、原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优、先入乡随俗（伊斯兰教不吃猪肉、不吃无鳞鱼、不用左手接东西、不喝酒等） 礼宾确定步骤：1、确定礼宾次序方案：确定礼宾次序方案，有五种方法可以交叉使用。一般的习惯是：首先按照来宾的身份、职务的高低排列；身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。 2、提前通知有关各方 3、按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 不同办公设备采购方式的优缺点、采购步骤（P138） （1）、获得设备使用权的方式：购买、租用 1、购买的优点在于设备归购买者所有，使用方便。缺点在于一次性付款费用较高，而且过了保修期后，需要额外支出设备的维护与修理费用。 2、租用的优点在于最初的费用较低，费用可以由不断获得的利润进行补偿。缺点在于如果租期较长（例如几年），支出的费用将会较多，甚至超过购买的费用；另外，如果在租赁合同到期之前终止合同，违约金将会很高。 （2）、采购步骤：1、提出购买申请 2、审批、落实经费 3、招标、选择供应商 4、签订供货合同 5、货物入库 6、支付货款 突发事件的应对措施和流程 （1）、突发事件的应对措施 1、准备清楚的书面紧急情况处理程序 2、用这些紧急情况处理程序培训所有人员 3、在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序 4、实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序 5、明确员工在紧急情况下的职责 6、保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员 7、保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况 8、保证定期检查和更新设备 （2）、处理突发事件的工作流程 1、及早发现，马上报告，并保护好现场 2、查找问题的原因 3、成立临时指挥中心 4、控制源头，釜底抽薪 5、召开新闻发布会 《事故情况记录表》、《工伤情况报告表》内容、用途(P114-115) （1）、《事故情况记录表》通常记录下面的信息: 事故日期、地点、涉及的人员、事故的证人、事故过程的概述、填写事故记录薄的人员签名 填写《事故情况记录表》的目的：是为了记录发生该事故的时间、地点、事故人姓名、发生事故或疾病的细节，便于总结教训和为日后判定责任时使用。（能监督事故，保证采取措施消除事故隐患，也是安全教育的案例资料，还可提供准确的记录，便于应对有关赔偿的法律案件。） （2）、《工伤情况报告表》记录的信息主要有： 1、完成表格人员的姓名、身份 2、事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务 3、发生事故的日期、地点 4、事故的细节及对事故的看法 5、进行的急救行动和医疗处理的情况，包括由谁进行。如果受伤人员送往医院则要记清医院的名称