关于做好公档案统计与管理的工作计划.docx

关于做好公司档案资料统计与管理的工作计划为了完善公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理利用公司档案资料，在公司领导的指示与领导下，我将负责开展档案统计与管理事宜。档案统计与管理是一项涉及部门广、档案类别多、持续时间长的工作，为了做好这项工作，现拟定以下工作计划：一.制定档案管理制度并监督执行。建议公司发布档案管理制度作为日常工作守则，让全体员工意识到档案管理的重要性和长久性，为档案统计与管理做好宣传工作。（我已起草了网通电子商务有限公司档案管理制度，全文附工作计划后，请公司领导审阅和指正。） 二.做好档案资料统计与保管的条件准备工作，包括档案存放位置选址，档案柜、档案盒、装订机、打孔机、防火消防栓等相关物品的采购。（此项需要公司安排指定存储地点，并由有关部门负责采购档案盒、防火、防潮等相关物品采购。） 三．经公司领导审核，确定需要统计与管理的档案类别，制定档案统计与管理登记表，包括档案统计汇总表、档案借阅登记表、档案销毁记录表等。我已初步拟定了档案统计汇总表模板，计划从档案类别、档案编号、档案名称、档案所属部门、保密等级、存放位置、归档时间等方面开展统计工作，档案统计汇总表模板附后。档案类别分大类和小类，大类分以下五类：文书类资质证书类合同资料类公司内部资料公司对外申报资料 2.为了方便查阅，对上述五类进行了以下细分：1）文书类 a)政府文件 b)公司发文 a)公司资质证书b) 公司荣誉证书2）资质证书类 c)员工资质证书d)知识产权类证书 a) 采购合同b) 销售合同3）合同资料类 c) 租赁合同d) 业务合作合同e) 施工合同a) 公司注册备案类b) 人事档案资料4）公司内部资料 c) 财务档案资料d) 技术档案资料e) 公司管理文档f) 其他a) 科技项目申报资料b) 知识产权申报资料5）公司对外申报资料 c) 项目年检验收资料d) 贷款申请资料e) 荣誉资质申报资料 3.档案拟统计的部门：总经办行政部人力资源部采购部销售部招商部市场部产品推广部客服部技术部产品部运维部设计部财务部投资与数据管理部跨境贸易部4.根据档案形式可分为以下四种：1）实物类档案（奖杯、锦旗等）2）声像类档案（视频、摄像等）3）电子类档案（电子光盘、电子文档等）4）纸质类档案（书册、图纸等）5.根据档案内容进行保密等级划分，拟分为以下四种：一般机密（可公开存放、外借、对外展示的一般性资料）中级机密（涉及个人及公司信息或协议关键条款、具有法律举证价值）高级机密（不可公开、丢失或损坏后对公司运营有潜在损害）机密（公司最高机密，正常情况下不得借阅、复印）根据公司档案管理制度，为了做好档案资料合理利用工作，我已制定了档案借阅登记表模板，档案借阅登记表附后。对于存储时间久，经相关人员鉴定无保存价值的档案资料要进行销毁工作，销毁前需要经公司领导审核批阅，并做好销毁记录，销毁记录表模板附后。四.与各部门沟通协调，按部门开展档案资料收集归档工作。五.对收集的档案进行分类整理，并对分类后的档案资料进行信息登记和入库存放工作。六．对档案室及档案资料定期进行检查和维护，根据档案管理制度做好档案利用工作，对有借阅需求的员工做好借阅登记与归位工作。七．根据档案的保管期限，定期进行档案保存价值的鉴定工作。该项鉴定工作由公司高层领导、档案产生部门负责人、档案管理人员共同实施。对无利用价值的档案经公司领导审核并签字批准后开展销毁工作。以上计划当否，请指示！计划编制人：总经办 傅赞梅编制日期：2015年8月11日附件1：深圳市网通电子商务有限公司档案管理制度第一条 为了规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理利用公司档案资料，特制定本制度。第二条 档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行一级管理，由公司总经办统筹管理工作。2、总经办档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。第三条 归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，总经办保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、由公司对外签订的协议或合同，由总经办保存原件，财务部及合同执行（或签订）部门可留存复印件。6、在归档范围内的所有资料，由经办人整理后连同有关资料移交总经办档案室，部门