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第3章 创建Access数据库 第3章 创建Access数据库 3.1 设计数据库 3.2 创建数据库 3.3 数据库对象的管理 3.4 习题 3.1 设计数据库在开始建立Access数据库之前，必须先对数据库中要存放的数据进行仔细认真的分析和设计。良好的数据库设计可以使数据库易于维护与管理。如果将相同主题的数据存储到表中，当修改数据的内容时，所做的改动会自动更新到整个数据库中。设计良好的数据库还可以进行高效率的查询，以便显示所需的信息。查询会将不同的表中的数据进行组合。 3.1.1 数据库的设计方法和步骤设计数据库可以分为几个步骤： 1．确定其目的和使用方式 （1）与使用数据库的用户进行交谈，了解他们的需求。 （2）草拟所需要的数据库产生的报表。 （3）收集目前用来记录数据的单据或文件，可以帮助了解数据库中应该有哪些内容以及需要哪些功能。 2．确定数据库中所需要的字段参考的设计原则为： （1）必须包含所有需要的信息。 （2）将信息存储到最小的逻辑单位。 （3）字段中不要包含多个项目。 （4）如果是需要计算结果的数据，尽量不要建立额外的字段存储，它可以由计算结果得到。 3．确定表中所需要的表每一个表应该只包含一个主题的相关信息。例如，如果有一个“出生日期”字段，它的主题是学生，那么它就属于“学生”表。 4．确定每一个字段所属的表只将字段添加到一个表中，就是说同一个字段尽量不要出现在一个以上的表中，否则会造成数据更新时的不便。 如果字段在表中的多个记录中显示相同的信息，就不要将该字段添加到表中，即表中字段值应该尽量避免重复。 5．建立主关键字作为识别字段为了要Microsoft Access能连接存储于不同表中的信息，数据库中的每一个表必须包含一个字段或字段集即主键，这样可以惟一地辨识表中的单个记录。 6．建立表的关系在数据库中，将信息分类成表，并为每一个表定义好主关键字后，必须通过建立管理来将相关信息联系在一起。 3.1.2 数据库设计实例本书采用“学籍管理数据库”系统为例进行介绍。“学籍管理数据库”系统是以学校的教务部门所使用管理系统为模式，包含有“学生信息表”、“学生成绩表”和“学习课程表”等相关信息的实用数据库系统，该系统所含有三个表如图3-1～图3-3所示。 3.2 创建数据库Microsoft Access提供了两种建立Access数据库的方法。最简单的方法是：使用数据库向导，建立所选择的数据库类型中所需的表、窗体和报表。另外，也可以先建立一个空数据库，然后再自行新建表、窗体、报表等数据库对象，这是一种灵活的方法。 3.2.1 利用数据库向导创建数据库Access提供了多种数据库模板，可以利用模板来快速创建数据库，如果向导所创建的数据库内容无法完全满足要求，还可以随时进入数据库对象的设计视图来进一步修改设定，有很大的灵活性。 【例3-1】 利用向导来创建“订单入口”数据库。 （1）启动Access 2002，选择“文件”菜单中的“新建”选项，或单击工具栏上的新建图标，便可打开新建文件窗口，如图3-4所示。 （2）在“根据模板新建”部分用鼠标左键单击“通用模板”选项，可以打开模板窗口，如图3-5所示。在模板中选择“数据库”选项卡，并单击选择“订单入口”。 （3）然后单击【确定】按钮，出现“文件新建数据库”窗口，如图3-6所示。通过“保存位置”选择文件保存路径，并可在“文件名”处输入文件名。 （4）单击【创建】按钮启动数据库向导，如图3-7所示，数据库向导提供了可以建立的表。 （5）单击【下一步】按钮进入如图3-8所示的窗口，在此可以选择数据库中所需要的表，确定表中的字段。 （6）单击【下一步】按钮，进入如图3-9所示的窗口，选择确定屏幕的显示样式。 （7）单击【下一步】按钮，进入如图3-10所示的窗口，选择确定打印报表的样式。 （8）单击【下一步】按钮，进入如图3-11所示的窗口，修改确定数据库的标题，并可以选择是否包含一幅图片。 （9）单击【下一步】按钮进入如图3-12所示的窗口，至此，由向导创建数据库所需全部信息已完成，并可选择在数据库创建完成后是否启动该数据库。 （10）单击【完成】按钮，开始创建数据库对象，包括表、查询、窗体和报表等。在创建的过程中，屏幕通过如图3-13所示对话框显示创建数据库的过程。 （11）数据库对象创建完成后，出现如图3-14所示的信息框，Access自动产生的应用程序会先要求输入公司信息，因为这些是该应用程序必备的基本数据。 （12）单击【确定】按钮，这时进入如图3-15所示的界面。在“我的公司信息”窗口中输入数据，然后直接关闭此窗体这些数据会自动保存在“我的公司信息”表中。 （13）数据库对象全部创建完成后，会执行Access自动产生的应用程序，