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发票管理工作机制发票管理工作机制 发票管理涉及部门和人员广、管理环节多，特制定以下管理机制： 一、 购买发票：增值税发票购买制度是验旧供新，如果没有特殊情况（税 局系统瘫痪或税局人太多等），财务部可在1个小时内完成购买增值税发票工作；地税发票如果开票数量不太多，不存在没有发票使用的情况。 二、 发票保管：财务部专设一名发票管理员，新购发票统一由发票管理 员保管，开票员如需发票可在发票管理员领取，并登记发票签收情况，发票管理员月末对未开出发票进行盘点，以保证发票结存数量的准确性。 三、 开具发票：开票依据必须充足，如销售开票需有发货单、业务订购 单支持，服务开票需有业务订购单或营销系统确认的订单或协议或合同等支持。 四、 领取已开发票手续： 1、 前台领票：客户在前台领票时，客户需带税务登记证副本复印件或银行汇款单复印件到领票岗位审核、领票时在“客户发票签收簿”上签名方能领票，领票岗需监管好客户领票签名，如客户领票后未签名之后产生纠纷，造成公司损失的由领票岗负责。领票岗当天、最迟次日需把领票信息录入营销系统。“客户发票签收簿”每月初需交上上月的签收资料给财务部存档备案。 2、 团队领票：团队人员到发票岗位领取发票时需一同领取“发票签收及提前索取发票签收单”（下文简称“签收单”），并在“业务 如发票送达客户，客户需在“签收单”上签名（如能盖上财 务章、发票章、业务章或公章就更好）；如发票送达客户同时收款，需在“签收单”的到账日期写上收款日期；如发票送达客户时业 务款还未到我司账户，必需在“签收单”上盖公章或财务章或发 票章，其他章无效。团队领票分业务员领票和专员领票，业务员 由送票到回收“签收单”到交回领票窗口限时两天，财务人员收 到“签收单”后当天或次天（两天内）把“签收单”信息录入营 销系统，两个时间不超过４天；如团队专员（目前指定陈丽钧） 领票的，自领票、内部分配发票、回收发票等不能超过8天时间，加上财务人员录入“签收单”用两天，合计时间不超过10天；如 出现限时未处理的签收单，财务部每天发出的“应收及已收款明 细”表的“未送回发票签收单”会有颜色提示，团队在颜色提示 的5天内出具调查报告，说明未处理原因和处理结果，及时处理 未完成单据，如团队未能及时出具调查报告并未处理未完成单据，由此引致公司的经济损失由团队承担责任。发票在领票人手中负 有保管责任，如领票人丢失发票的需承担公司经济损失责任。 如发票不能送达客户，送票人需在“业务员发票签收簿”上 写明退票原因，并退回发票和“签收单”到领票窗口，财务人员 收到发票后需当天或次日在营销系统删除领票等信息，作废该张 发票。 团队回收的“签收单”财务人员必须及时装订好，每月初需 交上上月的签收资料给财务部存档备案。 3、 邮寄发票：与快递公司签订邮寄发票合同的工作由综合部执行，合同中需约定两点：①、快递公司丢失我司发票如何赔偿，②、回执回收时间约定为8天，如不按时送回回执，需在我司出具的“未送回回执清单”中盖章确认，并赔偿我司未送回回执单罚金2元/单。合同需经财务部、团队、公司领导审核确认后方能签署，团队不得未经综合部、财务部、公司领导的同意更改快递公司。 团队人员电话确认客户需邮寄发票后方能邮寄发票，邮寄后需 跟进“签收单”回收情况，可通过“应收及已收款明细表”查看 “未送回寄票签收单”情况，回收“签收单”需控制在10天之内，如出现限时未处理的签收单，财务部每天发出的“应收及已收款明细”表的“未送回寄票签收单”表会有颜色提示，团队在颜色提示的5天内出具调查报告，说明未处理原因和处理结果，及时处理未完成单据，如团队未能及时出具调查报告并未处理单据，引起公司的经济损失由团队承担责任；团队如发现快递公司邮寄发票丢失或回执未及时送回，需到财务部、综合部备案，财务部对丢失发票工作提供指引，综合部负责对快递公司索偿。丢失发票引致公司的经济损失视快递公司送票合同约定责任方承担，如约定快递公司承担所有经济损失的不需团队承担；如约定快递公司承担部分经济赔偿，余下损失由团队承担；如没有与快递公司约定承担经济赔偿，公司所有损失由团队承担。回收后的资料按月装订成册保管好，每月初须向财务部提交上上月的“签收单”，用于归档备查。4、 事务所代客户领取发票，营销团队人员需与客户电话确认后方可领票，并在发票签收表中签名，由收款岗位录入签收信息到营销系统，并在备注中注明是事务所名称。回收后的签收资料按月装订成册保管好，每月初须向财务部提交上上月的“签收单”，用于归档备查。 五、 报表制作：财务部每天晚上发送“应收及已收款明细”表给金税服 营团队各成员，其中： “未知预收款明细表”用于落实未知收款为已知收款，由收款 岗位（目前是胡娟）负责管理数据的准确性，如数据有误请跟收款岗位反映处理； “未送回提前索取发票证明”