采购部工作程(正式).doc

采购部工作内容及流程 一、购进商品： 根据医疗机构的需求及销售部门报上的产品进行采购。 由业务部提交商品采购清单，填写《采购商品联络单》（见附表1），填写后交由采购部。 采购部根据业务部提供《采购商品联络单》，联系供应商组织采购，于半个工作日后将商品采购情况反馈给业务部及销售部，由销售部确定是否采购，由销售部主管签字确认后，便可购进商品。 未付款发货商品：采购员可直接联系供应商购进商品。 预付款发货商品：预付款发货产品应填写《付款申请单》（见附表2）和《支付凭证》，由总经理签字确认后，交由财务部，并提供付款方帐号信息，财务部付款后，完成预付款商品流程。 首营资料收集：对于首次合作的供应商及首次购进的产品需向供应商索要首营资料，（见附表3《首营企业所需资质目录》）；对收集的首营企业资料进行一个初审；并及时填写《首营企业表》（见附表4）及《首营品种表》（见附表5）；在ERP系统中新增首营单位；对新增的单位进行审核；通知质管部审核。 跟踪到货商品： A.与供应商确定收货人、收货地址、联系电话、到货时间等，如需自行提货的，首先通知行政部门提货，填写《提货用车通知单》（见附表6）。 B.计划订单必须跟踪订单，进行进货控制。在下达完订单后，采购员要对货物进行实时跟踪，确保按时到货，一旦出现问题，及时采取必要的行动措施。 C.货品到库后由仓储部接收、检验货物、入库。到货后，采购员要督促质检人员验收入库，以确保货物的质量、数量与订购要求相吻合。必要时确定货物的破损情况，之后，通知结算部门在结款时扣除相应货款。 D.通知销售部内勤办理相应的出库手续。 二、近效期入滞销商品(如图表) 1.对于近效期商品（有效期在半年之内的），应及时整理出《近效期报表》（见附表7），报总经理审阅，报销售部催销，催销不成的及时联系供应商做退换货处理，使公司损失降到最底。 2.对于3个月未出库产品，及时整理出《积压商品报表》（见附表8），报总经理审阅，报销售部催销，催销不成的及时联系供应商做退换货处理。 三、退换货商品（如图表） 四、对帐结款 收取、核对发票，划拨货款。结算部门对采购订单、收货报告、发票、支付货款进行结算。需要采购员与结算部门的实时沟通，以确保整个采购过程无误。（如图表） 五、维护、更新厂家及产品资料 根据质量管理部门提供信息数据，向各供应商催要企业资质及产品资质。 基本资料维护→部门基础资料→部门客户维护→部门客户维护 注：在所有企业信息中区分出哪些是供应商，哪些是客户，分别为标记，同时标记供应商→禁销，客户→禁入。 六、建立供应商档案表 以内蒙古自治区中标目录为基础数据，联系各生产企业及代理商，确定产品货源及报价，完善《供应商档案表》（见附表9）。 ERP系统操作程序 一、新增供应商及商品信息 1．新增通用名 公共基础资料→新增通用名称→填写完全（红字部分）→提交 2．新增业务单位 公共基础资料→单位资料管理→新增业务单位→填写完全→提交→质管审核（若有误退回在草拟单位列表中查找并更正后提交） 注：A.直接从生产企业采购，应先生产企业及供应客户两项； B.从经营企业采购，只选供应客户一项 C.新增商品信息 公共基础资料→商品资料管理→新增商品信息→在通用名称一栏填写助记码（回车）→分别填写规格、计量单位→生产厂家填写助记码选中目标企业（回车）→厂家产地栏与生产厂家统一→选择仓储类别（一般为阴凉存储）→选择商品税率→填写注册商标（外包装有文字可直接录入，若是图标可直接注明“图标”）→填写商品件装规格→填写商品生产批文→保存提交→质管审核（若有误退回在草拟商品列表中查找并更正后提交） 二、编制订单、审核及终止 1. 编制订单 切换到商品所在部门→采购管理体系→采购订单管理→编制非计划订单→往来单位填写助记码选中目标企业→商品编码填写助记码或商品编号（回车）→输入入库数量及单价→保存提交 2.订单审核 A.采购管理体系→采购订单管理→采购订单审核→核对数量及单价无误→保存提交 B.采购管理体系→采购订单管理→采购订单审核→核对数量及单价有误→退回→草拟采购订单→填写正确数量或单价→保存提交→再次进入订单审核（步骤同上） 3.订单终止 有以下几种情况会终止订单： A.订单审核后发现数量、单价或供应客户有误，在未入库之前可终止 B.订单完成但供应客户未送货（每月月底整理后集中终止） C.送货数量与订单数量不符，单据显现未完成，在入库后可终止（每月月底整理后集中终止）。 操作过程：采购管理体系→采购订单管理→采购订单终止→选中需要终止的单据双击打开→保存终止 三、商品调价及退货 1.系统调价 一般在采购订单单价有误且已入库的情况下可以用到此系统 切换到商品所在部门→采购管理体系→采购