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时间管理与会议技巧 管理大师彼得杜拉克曾提醒我们，就如同管理者对组织而言是最重要的资源一样，时间就是管理者最重要的资源。然而，不同于其它资源的是，时间不具有弹性。它无法加以储存或预为准备，暂时不用时便放在一旁。高绩效的管理者随时知道他们的时间是否有效的使用。在一天中，他们重复的查检“我是否将时间做了最有效的运用？这件事是否应该由别人来做？有那些事是根本不必要的 ？有没有更好的方法来做这件事？我是否仍能保持清新的头脑，或是我已经到了饱和而效率递减的地步？” 许多管理者是“工作狂”，他们将时间管理解释成在每一单位时间内，完成更多工作的方法。但是我们所探讨的时间管理却是着重所完成的结果，而非速度。因此本单元也将专注于成功的管理者，在日常工作上所运用有效时间管理的观念与技巧。使学员能够在回到工作岗位后，有计划的使自己不成为时间的奴隶而是主人。 最常见的时间浪费原因包括电话干扰，不速的拜访，以及开会。在接下来的几页中将提供你许多取得掌控这些常见问题的做法。 一、 如何避免电话上的时间浪费 对于有效的时间管理而言，电话同时具有极大的帮助和破坏性。当你利用电话与对方连络时，它就是助力；反之当接到不速的电话时，它就成了妨碍。但是真正的问题是你要让自己成为电话的奴仆或主人。如果不论什么电话你每通都接，你就成了它的奴仆，而你的时间也就落入了他人的掌控。 听任电话的主导，对有些工作而言是适当的，例如当你专事服务类工作时（消防队、警察等）。但对多数主管而言，应急救火只是工作的部分。对于那些电话该接，那些可以暂缓，要学着去分辨。在这二页中，我们试着列出一些方法来帮助你减少电话时间的浪费。或许，并非每种方法都适用于你的工作，但是你应找出二、三种可行的方法，并尽量去熟练它们。 有效的电话时间管理方法 举例说明 1.安排他人接听电话，知道是何人打来以及为了何事，这样做可以使你： (1)用稍后回电的方式，使手上更重要的工作不被打断。 (2)有时间参考档案、资料，以帮助自己的谈话。 (3)避免接听可以由他人（接听电话的秘书或助理）直接处理的电话。 秘书：马先生来电，问您有关韦氏项目的费用合计是多少。 主管：请告诉他我正忙着，需要再过20分钟才能回电答复他所要的数字。顺便请你把韦氏项目的档案找出来给我。 2.设定不接听电话（紧急事件除外），以及用来回电的时段。这些不得干扰的时段可用来做最优先重要的工作，例如面谈，完成重要建议案等。 秘书：她在一个半小时内不会有空，但是可以在11点到11点半间，或下午3点到3点半之间回您电话。不知道那时候回电对您较为方便。 有效的电话时间管理方法 举例说明 3.训练接听电话的助手处理来电，或将它授权给部门中可以处理的人员。如此一来，既可培养他们的办事能力，又可提供较好，适时的服务给来电者。 来电者：我是史达夫。我想向老乔要这个月的费用数字。顺便想知道下个星期四在高雄的会议他是否要和我一起开车下去。 秘书：乔先生正在忙，不过王小姐也可以告诉您所要的资料。请您稍待，让我看她在不在座位上。至于会议，就我所知乔先生要去参加在台南的另一个会，所以他不会去高雄。 4. 务必要让接听电话者记录下完整的讯息，包括来电的目的，以便准备回电，或决定是否必须回电。这一点须靠着一些坚持与技巧方能做到。 秘书：史先生，可以请您告诉我，您找他有什么事吗？ 来电者：是一点私人的事。 秘书：我这样告诉他，他是不是就会知道了呢？ 来电者：唔…也许不会。（沉默一下）我是想跟他讨论一个投资机会，我想他会感兴趣的。 有效的电话时间管理方法 举例说明 5.对于某些常会短话长说的人，在你打电话给他们时，不妨示范一下有效的电话使用法。告诉他们你打电话所要讨论的事项和所需使用的时间。这样做很可能会影响他们下次打电话给你的方式。 主管：周先生，有三件事我需要你的意见，可能要占用你七、八分钟的时间。你现在有没有空，或是你希望我在什么时候再打过来。 6.对于某些人士，一打电话就容易漫无边际或偏离主题，当他们打电话给你时，要先订下时限。 主管：美丽，很高兴你打电话来。不过五分钟内我一定要去开会。希望够我们讲话。你找我有什么事呢？ 7.破除来电者非找你不可的习惯。这尤其会发生在较熟识的人身上，他们总喜欢找“上面的人”即使其它的员工也能够处理这件事。 主管：王兄，你要的资料我可以帮你找，不过这件事现在是李小姐在负责，她可以提供你更好的服务。尤其是我因为常常不在座位上，你找我也不方便。这样好不好，我让李小姐马上跟你联络…。 有效的电话时间管理方法 举例说明 8.当你需要藉打电话收集大量资料时，应预先去电请对方安排下次通话的时间，并就谈话内容做准备。 主管：罗小姐，我们得讨论一下下次区域会议的议程。这两天你什么时候